微新生物科技提升庫存準確、銷售數據透明化永續經營

重整不完美,帳面數字表裡如一

文:顏瑜嫻

微新生物科技

企業流程管理 進銷存管理

忍不住伸出大拇指「這就是我要的!」帳面數字不再只是參考值,而是精確值。透過訂單系統交叉分析出每位業務員與客戶間的接單率及產品的下單狀況,使銷售數據一目瞭然,也能夠隨時跟催最新進度…
─微新生物 董事長李世琳

  微新生物科技股份有限公司坐落於屏東農業生物科技園區,致力於研發新型微生物肥料,希望能透過更安全環保的方式,協助農民減少化學肥料及農藥的使用。集團雖在肥料市場已有十多年的經驗,仍持續創新,也透過產學合作及各式推廣管道,不斷傳達友善環境的新觀念,並努力拓展產品導入範圍,期望能將生物性肥料推進至大陸及東南亞市場,以達到土地的永續經營。

  微新生物科技目前的產品包括單質肥料、複合肥料、有機肥料、酵素肥料…等。產品具以下特色: 
1. 協助植物吸收更多養份; 
2. 提升植物承受環境變化之能力; 
3. 確保農產品健全; 
4. 協助突破農產品質量瓶頸。在農民利益、土地環境間取得平衡,共創人類及環境的雙贏。

▲加強BOM及報表管理,全面提升生產及業務效率; 系統帳面數字不再只是參考值,而是精確值 
(左起為微新生物劉淑萍特助、微新生物李世琳董事長)


管理挑戰

  • 舊系統無法精確計算成本,與實際庫存量有嚴重落差,系統數據僅為參考資料,無法了解實際狀況。

  • 配合內稽內控流程導入,需要一套能夠完全符合需求之系統輔助。

  • 報表需求與日俱增,需尋求以EXCEL紀錄更省時且更彈性的方式。

導入效益

  • 系統完整配合內稽內控流程,期望達到上市櫃目標。

  • 庫存精確度有效提升,庫存量不再只是參考數據,系統與現場料帳合一。

  • 報表有效活用,可依高階主管需求隨時調整,且可隨時查詢,達成無紙化效益。

  • 極短期上線,僅花費40小時輔導時數系統即上線。


改善舊系統問題,配合內稽內控流程全面導入

  甫踏入微新生物科技位於屏東的的辦公室,映入眼簾的是一片綠油油的植物與明亮的玻璃帷幕,連室內都種植了滿滿的綠色造景,讓人感到相當舒適,也充分展現友善土地的企業願景。

  劉淑萍特助談到導入系統最主要的原因:「舊系統無法精確管控庫存,且成本無法準確計算。剛好目前公司想導入內稽內控流程,需要新系統作更完善的控管,鼎新是最能符合需求的軟體公司!」顧問初次訪問的過程中,李世琳董事長也給予強烈的鼓勵及支持,讓專案成員有如打入一劑強心針,微新生物科技對於新系統導入更有信心了!

  本次鼎新電腦與微新生物科技的合作專案,導入範疇包括Workflow ERP系統、EasyFlow 電子流程管理系統、HR人力資源管理系統。其中ERP導入模組除包括進銷存及製造外,更包括會計及成本系統,是相當完整的輔導專案。期望透過新系統導入,重整公司內部進銷流程,並準確控管庫存數量及製造成本。

加強BOM及報表管理,全面提升生產及業務效率

  系統運作最重要的命脈,莫過於品號、客戶及廠商的編碼。在編碼部分,微新投入了相當多的精力,除完整考量未來擴充性外,也希望達到使用者的方便性,讓公司所有成員一眼就能夠識別。藉由內部不斷討論與參考顧問建議後,製作了完整的編碼文件,以供後續使用者依循。

  肥料業最大的困擾,莫過於每次生產過程中,配方的不確定性相當大,甚至生產完成後,又會視產出狀況決定是否添加其他材料,以至於BOM表的設定相當困難。而BOM表又連帶影響製令領料數量,因此導致庫存量時常處於庫存不正確的狀況中,甚至有負庫存情形發生。在顧問建議下,收集並統整最標準的配方資料,建立於ERP的BOM表中。後續開立製令時,生管依據狀況微幅調整每次生產所投入的用量,領料後依據生產狀況據實登打超耗單或退料單,藉此掌控庫存正確性,並確保後續能夠結算出正確成本。

  除庫存嚴格管控外,報表運用也是李董事長相當重視的一點,尤其業務相關報表,是企業獲利與否的關鍵。透過訂單系統的分析,再配合顧問師建議,彈性運用系統篩選「交易對象分類」的功能,交叉分析出每位業務員與客戶間的接單率,甚至分析每位客戶對每項產品的下單狀況。讓董事長及業務主管藉由系統的運算,銷售數據一目瞭然,也能夠隨時跟催最新進度。這樣的成果,讓李董事長忍不住伸出大拇指說:「這就是我要的!」

系統帳面數字不再只是參考值,而是精確值

  本專案最大的挑戰,不在於模組的複雜性,而在於導入時程的掌控及輔導時數的精簡。李董事長雖表現出堅定的決心,但也希望本專案能夠在最短輔導時數內上線。而輔導過程中,幸虧有劉特助不斷的推進及完整的專案控管,才能使ERP專案提早一個月上線,更難得的是,僅使用40小時左右的輔導時數,節省了60%的導入成本,實屬難得。導入後除完整銜接內稽內控流程,也讓系統帳面數字不再只是參考值,而是精確的數據來源。期望後續微新生物科技能夠更有效率的使用系統,讓系統協助微新達到精確的庫存管控、提高業績,達到1+1>2的使用成效!

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