明裕起重_提升企業E化管理,創造整合性作業平台

文:張健洲

明裕起重

企業流程管理 進銷存管理 財務會計管理

國際級專業物流集團:明裕起重

  明裕公司成立於1987年,主要以物流相關業務為營業中心,為進出口一條龍服務的專業級國際物流集團,相關企業多達六家,明裕起重為明裕交通的分公司,而明裕從運輸業起家,公司內擁有數十輛知名廠牌曳引車、近百台拖車與經驗豐富的駕駛團隊,無論貨櫃運輸或特種運輸均可服務,包含超規格機件運輸、貨櫃裝卸、固定、倉儲、跨海運送等業務,在貨櫃運輸事業中,明裕專注在超長、超寬、超高和超重等特種貨櫃運輸領域,這個市場需要多種特殊尺寸和功能的板架,相對進入的門檻高,也避免了同業的競爭。

  管理明裕交通集團這樣的企業,必需借助GPS和車隊管理系統,電腦即時顯示所有車輛的行駛路線和所在位置,而同時車輛和駕駛的操作表現,從電腦上也能快速地查詢出,因此GPS和車隊管理系統提供了有效的即時管理。 
聯絡資訊,請至:07-811-3201

舊系統無法處理運輸資料及財務系統

  過去明裕起重舊有的系統沒有完整的系統可以結合運輸資料及財務系統,貨櫃運送服務、貨櫃買賣及裝箱等資料只能人工記錄;此外,舊系統沒有財務會計的概念,單純做收/付款作業及會計傳票,無法快速產生會計月報資料。為了提升公司的管理績效並整合內部員工的作業平台,所以導入Smart ERP系統,希望借由Smart ERP系統標準化員工的作業方式,同時符合內稽內控的要求。

  在確認目標後,客戶即積極展開各項評估,鼎新電腦以完整的產品,除一般買賣流通業所需的進銷存及財會系統等一應俱全,再者,提供完整的上線輔導程序和售後服務等,品評從「e化產品的完整性」、「客戶口碑」以及「供應商的永續經營能力」下,鼎新得以雀屏中選。

釐清管理需求,提供完善的系統導入服務

  本專案由2012年12月開始,因為運輸業進銷存流程特殊,因應明裕起重需求與行業特色,並未採用一般行業所使用的訂購單及銷貨單,透過客製化打造運輸系統,為明裕起重記錄每一筆運輸記錄及作業成本,再由Smart ERP將應收相關資料寫入應收系統的結帳單中,而後依正常的應收流程做結帳跟收款作業。本次系統導入服務,也為明裕起重多家稅籍公司開立發票的需求,特別客製電子發票列印使用。

▲圖:明裕起重 系統導入服務專案時程表

達成經營者的目標

  員工對舊系統操作的依賴、新系統軟硬體相容及基本資料建置等問題,讓系統導入的過程遇到不少困難,但在主管支持下,一步步引導員工發覺新系統的好處,最後順利導入上線:

  1. 建立作業流程標準化:建立標準流程,讓各單位環環相扣,避免人為疏忽,同時養成人員即時打單據的習慣。

  2. 提高應收及應付結帳的正確性:由客製化運輸系統,將應收系統的資料整合,進而產出結帳單和收款單,而採購跟進貨則依標準流程產出應付憑單及付款單。

  3. 即時掌握庫存:Smart ERP能隨時查詢每一特定時間日各項貨櫃、材料、工具存放在各庫之庫存數量,能精確的掌控和管理庫存。

關鍵指標

導入前

導入後

內容說明

ERP流程化和標準化

無概念

建立作業流程
標準化

強調內稽內控、即時打單的重要性,輔導期間己對ERP流程有初步認識及概念。

應收及應付結帳的正確性

人工作業,出錯率高

系統自動結算

結合前端運輸專案系統,並整合應收系統的資料,進而產出結帳單與收款單,採購及進貨則依標流程產出應付憑單及付款單。

庫存數量查詢

人工作業,曠日廢時

系統查詢僅需1分鐘

即時查詢各項貨櫃、材料、工具的數量,精準掌握庫存量。

持續進步,不斷進化

  企業身處於競爭激烈的微利時代,要成功建構優勢競爭力,必須能迅速應付多變的市場環境以及網路e世紀的來臨,因此,使用符合公司需求的系統已經是企業能否在市場繼續競爭的要件,掌握基本的庫存資料、品號售價、訂單毛利和毛利率資料,並節省員工作業流程增加工作效率,才能為明裕起重與客戶創造出更多價值,這正是ERP系統的價值所在。

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