科嘉國際以IT為支點,撐起下一波轉型升級

文:林千惠

科嘉科技

集團管理

2009年,當許多企業正在熟悉IFRS國際財務報導準則之際,國內第一家生產薄膜觸控開關—科嘉(開曼)國際股份有限公司,其經營團隊已在思考,如何強化資訊科技之應用來推動集團企業轉型…。當時一個明確的目標就是-要讓企業體質更好,並且能夠符合上市櫃企業所需具備的IFRS內稽內控規範。當時科嘉評估現有的資訊系統難以全面支撐最新政策法令的要求,為此「更迭資訊系統,全面推動企業轉型」的策略,便開始在科嘉內部萌芽展開。


公司簡介

  科嘉集團發源台灣嘉益實業社,成立於西元1975年4月,早期以生產壓克力銘板為主,西元1982年受美商杜邦技術指導,成為國內第一家生產薄膜觸控開關,供應國內電子工廠使用,西元1995年隨國際筆記型電腦代工大廠集中於蘇州,為就近服務客戶成立蘇州科德軟體電路板有限公司,為集團定位奠定基礎。

  2009年8月成立科嘉(開曼)股份有限公司,作為集團控股母公司,為第一上市之申請主體。科嘉為專業的薄膜觸控開關領導廠商,因筆記型電腦鍵盤功能性高於手機按鍵,又較桌上型電腦鍵盤更為精密,故科嘉主要專注於附加價值相對較高的筆電鍵盤領域,長期以來科嘉不斷培養專業研發人才,增加創新投入,優化創新環境,國內外各項獎項與殊榮,正代表著科嘉在產品研發上所獲得的肯定。

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從e化到優化,追求企業轉型升級

  企業管理背景出身,因長年工作經驗,累積人力資源、資訊管理等相關專業,曾負責科嘉集團首次E化以及二次資訊優化的重要任務,他,劉隄威(Sr. HR/IT Manager)資深管理部經理(以下簡稱Tim),2009年因二次優化後的友商系統仍難以符合科嘉企業轉型升級之需求,Tim再度被賦予重任,擔任科嘉本次TIPTOP ERP系統導入的專案負責人。

  如同其他現代企業,資訊投資常為公司重大決策之一,因此在系統評估階段,Tim也是下足功夫面談國內外各家ERP軟體大廠,鼎新電腦也在評選名單之中。因現代企業資訊流程均貫穿公司內外,從個別部門到整個集團、從客戶端到供應商;從作業面、管理面到經營面,資訊架構都必須縝密推敲、仔細驗證,以求在系統導入前、中、後期皆能需符合公司需求,在此要求下,Tim說道:「業界口碑以及科嘉經營層過去使用過的良好經驗,使得鼎新脫穎而出,而TIPTOP ERP也成為科嘉跨集團更換資訊系統的首選。」

  於是在2011年8月,歷經三個月的前置規劃與時程安排,一場專案啟動會議(Kick off meeting)正式宣告科嘉與鼎新共同為企業轉型升級之路攜手前進,從8月開始,系統導入的故事就此展開。

企業內趨的動力是成功上線的關鍵

  能一次就成功導入大陸4個廠區、全球8個營運中心,對此Tim幽默笑說:「可能是老闆對系統也不清楚,只好讓我全權處理(笑),其實系統能順利導入,經營決策高層的確給予PM(指Tim)很大的支持與信任!」因為經營層尊重專業,授權Tim全權處理ERP導入各項事宜,讓新系統的導入更完整與順遂。另一方面,年邁七十歲的總裁、董事長,從不會打字、不會使用E-mail,到現在都學會自己看報表,科嘉高層所樹立的終身學習典範,也內化成為公司的企業文化,成為科嘉最後能成功導入TIPTOP的關鍵之一。

  在ERP的導入過程中,當然也會碰到使用者反彈,跨部門主管甚至直接在經營會議中向總裁與董事長抱怨。面對公司內部的反彈,Tim不以為意,直說:「啊~這一切只是過程,我們可以體會他們(指使用者)的心情,畢竟在系統轉換以及新舊系統併行的混沌期,使用者的壓力也非常大,平日工作忙碌之餘還要抽空上課、上機學習新系統」,又曾經為了調整使用者習慣以符合作業流程,在庫存管理上Tim要求所有同仁皆必須確切落實:「任何來倉庫領貨的人員,不論是誰,包含公司總裁都必須要簽名留存,以確保管理流程能前後整合的正確性」而這一切的責任與壓力,Tim全部概括承受,因為他認為:「要把系統導入好,企業內部一定要有人當壞人!」而他就是這個角色。

紮實的教育訓練是唯一的路:堅持,就去做!

  因此,不論是跨部門/跨兩岸的溝通,Tim選擇用更多的包容、更多的堅持,甘願做同仁口中的「壞人」,實則展現「敢於承擔,勇於當責」的管理風範,才讓系統最後能順利上線,而Tim則謙虛地說:「當時想法很單純,就是要把海外系統導好!這是公司給我的責任,帶著這般使命,如此而已。」

  尤其在系統導入前期,為讓使用者更快熟悉系統,密集的教育訓練是必要的工作,談到此,鼎新電腦製造模組顧問政宏印象深刻的說:「記得第一次前往科嘉蘇州廠區輔導時,第一堂課就對現場座無虛席的情景印象深刻,那般景象彷彿專業研討會講座般的熱鬧,只因為Tim的一聲令下,從管理階層到一般使用者全都出席參加」,對此製造顧問政宏也不禁讚賞,科嘉的同仁上上下下,都是非常認真的投入,無怪乎會有今日IT價值的優秀展現。

學新系統彷如開新車,唯有熟悉它,才能駕馭它

  系統導入前期,鼎新顧問都會建議客戶在公司內部選定Key Man和Key User以利教育訓練的推展與品質,但多半客戶受限人力規劃,很難同時安排Key man和Key User兩個角色。Tim在了解各廠區人力狀況後,也依據現況將專案參與成員做了調整與規劃。科嘉的資訊主任,李建宏(MIS Supervisor,以下簡稱建宏)補充說:「有效的人力安排,讓系統推廣成效更顯著,表現較優秀的廠區Key Man,也因為角色的有效發揮,使得該廠區的系統導入狀況相對較佳。」

  另一方面,一般使用者面對新系統,總會因陌生而心生畏懼,或是想把新系統改成跟舊系統一模一樣。為讓大家更安心、更安份的使用新系統,風趣的Tim總以「開車」來跟同仁做比喻:「使用鼎新的系統就像是開BMW,從前駕駛的車子,配備、儀表板都很簡單,突然要熟悉多功能的先進配備難免不習慣,但當隨著使用者的熟練度提升,就能越用越好!以切傳票為例,以往負責的同仁總要花費許多時間、心力蒐集並整理大量資料,現在因鼎新縝密的系統架構,前後端的流程作業資料充分整合,過往費時的工作,如今只要30秒便能輕鬆完成」,以汽車教練自許的Tim又說:「新車剛買回來本來就不好開,一開始不熟悉車況,當然不可能就將油門踩到底,車也開不順,現在,BMW開習慣,有過舒適的體驗,再次詢問大家要不要換回舊車,大家都毫不猶豫地Say NO!」

走崎嶇的路,就為帶給大家難得可貴的美景

  當輔導流程陸續完成系統教育訓練、操作練習、SOP擬定及差異分析等階段,使用者的回饋越來越多,對此Tim也樂見其成,因為這些回饋能忠實呈現使用者所面臨的問題,也才仍讓科嘉的系統可以運作的更順暢,這也意味著專案將邁入下一個階段—系統模擬測試。

  模擬測試主要是讓使用者預先模擬日後上線的真實情況,由於12月底開帳到隔年1月新系統上線時,企業通常都會經歷一段混亂的陣痛期,多數公司會採取新舊系統平行使用,科嘉也不例外。當時科嘉還特別開了一個系統模擬的營運中心,以確保新系統期初庫存開帳金額和總帳開帳金額相符,「無怪乎,使用者會有壓力」:善解人意Tim的再次說道。

  歷經了前置系統規劃、推廣與磨合、模擬測試期,正式上線的日子終於到來。2011年12月底舊系統年度盤點完成,新系統隨即做庫存開帳,在新舊系統併行三個月後,Tim眼見時機成熟,毅然決然在2012年4月1日切斷併行,從此新舊系統一刀兩斷,再無退路。

  回憶三月底系統切換那天,Tim先倒抽一大口氣,接著說:「確定系統切換的那晚,我整夜無法入睡,即便離開公司了,心還懸掛在系統上,直到隔日上班確定新系統運作順遂,資料無誤,這時才鬆了口氣。」然而在專案長期壓力積累之下,責任感十足的Tim也因身體長期過度操勞,一旦壓力得以釋放,當時造成胃出血就醫,所幸日前已痊癒。

整合各方需求,讓e化更具意義

  這一路走來,雖然辛苦,但有鼎新團隊協助,也讓科嘉心裡暖暖的,Tim認為:「客戶最需要的就是『實質面的服務』,像這樣能陪伴我們走過最艱困的每一階段,真的,好險因為有鼎新的顧問,跟我們一起戰鬥,讓我們從前面八個月的混沌期,邁入正常運作」對於當時,一天到晚勞煩鼎新財務顧問(康文)與製造顧問(政宏),感性的Tim也非常感謝,與建宏不約而同地說:「有顧問陪我們一起走過,真的很重要!」。鼎新顧問因為和科嘉團隊一同走過從無到有歷經八個月的專案導入,早已建立革命情感,對於科嘉的營運模式及管理流程皆能充分掌握,故每每碰上問題,總能快速反應,不僅提供最即時的服務與有效的解決方案,也扮演很好的溝通角色。

  尤其企業資訊系統之規劃必須全面性思考,才能讓IT貫穿流程,真正推動企業轉型與升級,但在E化過程中,不同於內部PM或資訊部門因為具備跨部門、整合流程的全局觀點,各單位常會因各自的需求差異產生衝突,此刻就須藉由內部PM或外部顧問,透過協調溝通建立一致性目標與平衡點,如此才能讓企業E化更具意義!

▲圖中人物由左至右:科嘉集團資深管理部經理-劉隄威(Tim)、

財務經理唐文改、資訊主任李建宏;鼎新電腦財務顧問-姜康文、製造顧問-鍾政宏

扎穩馬步,未來的科嘉要跳得更高、更遠

  在TIPTOP ERP成功上線後,科嘉經營高層並不自滿於現況,且認為IT價值還有很大的發揮空間,Tim解釋說:「新系統上線的第一年只是練基本功,唯有先將馬步蹲好,才有跳得高、跳得遠,才有基礎與能力去導入更多的資訊應用,而客製化更不會是初期上線階段要做的事,隨著企業內部作業流程更為確定,且ERP之運用已有基礎,科嘉集團預計很快將邁入第二階段,開始推展電子表單(Flow)、商業智慧(BI)、製程成本…等重要資訊應用。」

  於此同時,因為群光、達方、精元等五大鍵盤客戶全數落戶重慶,科嘉也決定配合客戶需求,斥資4,000萬人民幣在重慶設立新廠,目標訂在2013年第三季前投產。另外也將在重慶投入687.5萬人民幣設立矽膠按鍵廠,以就近供應重慶新廠所需之矽膠按鍵。

  然而,新一代中國大陸員工的工作價值觀在改變,忠誠度低、人員異動大,為因應中國人力資源管理的變化,科嘉已著手規畫全自動製程,期望能降低勞力密集產業所帶來的管理問題,同時並將資訊系統之報表相關需求,如各單位所需的日、月、季、年報表等等,進行規劃與整合。Tim說:「科嘉是逾三十多年的老企業,在管理、作業流程上有既定模式,使用者慣於使用自己熟悉的報表格式,對於目前系統尚未提供的報表格式,使用者還是會自行後製報表,事實上這些後製的報表占據同仁許多工作時間,且如果事後未再妥善整合應用這些報表,這些資料將流於無資訊價值的『文件』,且耗費大量人力與紙張成本」於是,未來如何發揮鼎新ERP、EasyFlow GP電子表單(BPM)、BI 商業智慧等系統間之整合效益,即時提供主管有用的決策資訊,讓「速度」成為科嘉無可取代的軟性競爭力,將是Tim下一步的重要挑戰。相信在Tim所帶領團隊與鼎新的攜手合作之下,科嘉集團成功轉型升級之美好願景將指日可待!

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