財務新知_流程管理的三個思維

文:蔡宜蓁 2020-10-13

經營管理 流程管理


主講人:侯秉忠 講師



很多的公司想要了解如何進行流程管理的改善,或是成本該如何分析、控管及降低,今天我把過去在台塑的一些管理經驗來跟大家做分享。


「合理化」為優化流程管理的首要思維

首先,我們先從合理化的概念來做思考。簡單來說,合理化就是做該做的事、花該花的錢。但要注意的是,不要不該省的亂省一通,常常看到很多的企業為了省小錢而花大錢。例如,在98年金融海嘯時,很多公司放了無薪假、裁員或減薪,雖然在人力成本上省了小錢,但像是科技業電子業,技術人才培養是需要花很多時間跟成本,現在省了小錢,但未來把這些人力再找回來,還得花更多的成本來做教育訓練,這個就是沒有做到合理化的思維。


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再來,很多企業缺乏財會的專業知識,常犯了「以短支長」的毛病。簡單來說,就是用短期性的資金來支應長期性的用途。例如,公司購置固定資產,這是屬於長期性的資產,由於支出的費用高,需要較長的時間才能把錢賺回來,但卻因為利息成本較低,跟銀行借了短期借款來支應,可能一年就要還款了,造成公司周轉資金的困難。這也是沒有做到合理化的思維,因此,該花錢還是得花、該做事還是得做。


「標準化」是流程改善的第二階段

許多企業老闆對於事情都採取親力親為的方式,無法放心交辦事情給員工處理,最主要的兩個原因是個性使然與員工欠缺訓練。因此,企業老闆必須改變自身的個性,想辦法做到充分授權、建立制度。另外,中小企業不應該把員工用到極致,還是必須要規劃時間讓員工接受教育訓練,未來才能把工作放心的交辦給員工。


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優化流程管理的第二階段就是做好標準化,包含標準化的文件、標準化的教育訓練。許多的企業老闆或主管雖然有做好事情的想法跟做法,但並沒有製作標準作業程序讓員工遵循,因此,標準化的教育訓練也是改善流程管理的方式之一。很多企業認為教育訓練耗費許多成本,不過現在勞動部勞動力發展署有推出《小人提》、《大人提》的計畫,這些都是政府專案的資源,企業可以利用這些資源尋求教育訓練的補助。


「系統化、數位轉型」為企業長遠的發展目標

優化流程管理的最後一個思維就是系統化。剛才我們提到標準化就是把事情交給部屬來做,但必須做好標準作業程序以及教育訓練。進一步來看,企業可以做到系統化,這樣最能夠節省時間,提高工作的效率。現在政府也在積極推廣數位轉型,前年有些科技公司進行裁員,裁員的目的並不是單純的減少員工,而是有些已經轉型為關燈工廠,有四萬個機器人已經上線生產了,這些都是企業長遠發展的目標。


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因此,優化流程管理企業可以從這三個構面:合理化、標準化、系統化來做。合理化就是:該做的事要做、該花的錢要花;標準化就是:交給成本低的人來做,但是要做好標準化的文件及教育訓練。最後,把該做的事交給系統來做,這樣最能夠節省時間,而且降低錯誤的比率,提高工作的效率。


企業能夠做好這三個步驟就可以做好流程管理、降低成本,這三個步驟其實就是管理面講到的PDCA,一個持續改善的循環。這些概念也會在「財務指標判讀跟經營風險預防課程」進行深入探討,希望今天的分享對各位有幫助,祝大家學習愉快。




26-16.jpg經歷:現任鼎新知識學院、台灣金融研訓院、勤業眾信、中國生產力中心、資策會、經濟部等各企業及機構特約講師。

擔任經濟部中小企業處創業圓夢計劃創業諮詢顧問、經濟部中小企業處財會資訊應用與輔導計畫財會輔導顧問、勞動部勞動力發展署3C共通核心職能課程講師、TTQS輔導顧問、教育訓練講師等職。

專長:財務指標判讀與經營風險預防、基礎財務報表解析實務班、營運資金管理與銀行融資實務、年度計劃與預算編製運用實務…等。


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