財務新知_流程管理的三個思維

文：蔡宜蓁 2020-10-13

經營管理 流程管理

主講人：侯秉忠 講師

很多的公司想要了解如何進行流程管理的改善，或是成本該如何分析、控管及降低，今天我把過去在台塑的一些管理經驗來跟大家做分享。

「合理化」為優化流程管理的首要思維

首先，我們先從合理化的概念來做思考。簡單來說，合理化就是做該做的事、花該花的錢。但要注意的是，不要不該省的亂省一通，常常看到很多的企業為了省小錢而花大錢。例如，在98年金融海嘯時，很多公司放了無薪假、裁員或減薪，雖然在人力成本上省了小錢，但像是科技業電子業，技術人才培養是需要花很多時間跟成本，現在省了小錢，但未來把這些人力再找回來，還得花更多的成本來做教育訓練，這個就是沒有做到合理化的思維。

再來，很多企業缺乏財會的專業知識，常犯了「以短支長」的毛病。簡單來說，就是用短期性的資金來支應長期性的用途。例如，公司購置固定資產，這是屬於長期性的資產，由於支出的費用高，需要較長的時間才能把錢賺回來，但卻因為利息成本較低，跟銀行借了短期借款來支應，可能一年就要還款了，造成公司周轉資金的困難。這也是沒有做到合理化的思維，因此，該花錢還是得花、該做事還是得做。

「標準化」是流程改善的第二階段

許多企業老闆對於事情都採取親力親為的方式，無法放心交辦事情給員工處理，最主要的兩個原因是個性使然與員工欠缺訓練。因此，企業老闆必須改變自身的個性，想辦法做到充分授權、建立制度。另外，中小企業不應該把員工用到極致，還是必須要規劃時間讓員工接受教育訓練，未來才能把工作放心的交辦給員工。

優化流程管理的第二階段就是做好標準化，包含標準化的文件、標準化的教育訓練。許多的企業老闆或主管雖然有做好事情的想法跟做法，但並沒有製作標準作業程序讓員工遵循，因此，標準化的教育訓練也是改善流程管理的方式之一。很多企業認為教育訓練耗費許多成本，不過現在勞動部勞動力發展署有推出《小人提》、《大人提》的計畫，這些都是政府專案的資源，企業可以利用這些資源尋求教育訓練的補助。

「系統化、數位轉型」為企業長遠的發展目標

優化流程管理的最後一個思維就是系統化。剛才我們提到標準化就是把事情交給部屬來做，但必須做好標準作業程序以及教育訓練。進一步來看，企業可以做到系統化，這樣最能夠節省時間，提高工作的效率。現在政府也在積極推廣數位轉型，前年有些科技公司進行裁員，裁員的目的並不是單純的減少員工，而是有些已經轉型為關燈工廠，有四萬個機器人已經上線生產了，這些都是企業長遠發展的目標。

因此，優化流程管理企業可以從這三個構面：合理化、標準化、系統化來做。合理化就是：該做的事要做、該花的錢要花；標準化就是：交給成本低的人來做，但是要做好標準化的文件及教育訓練。最後，把該做的事交給系統來做，這樣最能夠節省時間，而且降低錯誤的比率，提高工作的效率。

企業能夠做好這三個步驟就可以做好流程管理、降低成本，這三個步驟其實就是管理面講到的PDCA，一個持續改善的循環。這些概念也會在「財務指標判讀跟經營風險預防課程」進行深入探討，希望今天的分享對各位有幫助，祝大家學習愉快。

經歷：現任鼎新知識學院、台灣金融研訓院、勤業眾信、中國生產力中心、資策會、經濟部等各企業及機構特約講師。

擔任經濟部中小企業處創業圓夢計劃創業諮詢顧問、經濟部中小企業處財會資訊應用與輔導計畫財會輔導顧問、勞動部勞動力發展署3C共通核心職能課程講師、TTQS輔導顧問、教育訓練講師等職。

專長：財務指標判讀與經營風險預防、基礎財務報表解析實務班、營運資金管理與銀行融資實務、年度計劃與預算編製運用實務…等。

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