國際百貨創造時尚新空間,整合資訊無時差

導入ERP,報表產出不再耗時費力 資訊準確又透通

文:沈鈺琴

國際百貨

BI 進銷存 進貨銷貨管理 POS

國際百貨簡介

  國際百貨公司於1978年成立於富有地方特色的基隆廟口鬧區,近來政府積極推動觀光行銷,基隆港為國際旅客必經之鑰,預計每年可吸引35萬觀光人次,結合市區、民俗與休閒觀光,基隆未來勢必成為旅遊消費中心,因看好未來旅遊消費趨勢,國際百貨陸續跨足烘焙、餐飲、美容、飯店等行業,結合各關係企業進行整體服務,讓旅人也可放心的消費休閒,目前VIP也已達4萬會員,是一個在地深根的龍頭品牌。

  國際百貨早期以代理高級舶來品為主,近幾十年來逐漸轉型成百貨商場,專職銷售知名品牌化妝品、女裝、男裝、童裝及寢具等,以生活精品綜合商場為主,近年來為了因應社會潮流,積極招募知名廠商及縝密改裝計畫,希望帶給消費者不一樣的全新風貌及優質享受。

  總經理林筠受訪時親切說明,國際百貨目前已引進國內外嚴選知名品牌,舉凡化妝品、精品內衣、女裝服飾、鞋款配件、寢具及香氛等產品,希望走低調奢華、時尚設計及有品味的高質感精品路線,並著重高品質及溫馨的服務,因為隨著女性族群的消費能力崛起,未來發展也將重點鎖定在女性消費人口,希望成為基隆唯一獨特的「女性時尚精品百貨」,企業集團內其他事業體未來也計劃一一進駐同一條街(孝二路),林總經理溫柔且堅定的表示未來願景是打造一條屬於基隆的時尚大街。

致力於整合內部資源、降低溝通成本

  國際百貨雖有財務背景強的主管掌控,也有另一會計系統,但前後端無整合的情況下,須更花心力的去統整各部門資訊後進而結算財務帳,且報表的產出也是一項費時費力的事情,所以希望整合公司內部所有流程與資源,包括存貨、進銷存、會計等等,以求降低溝通成本,也期許可以節省內部人員許多時間,論及當初如何評估系統時,林總經理娓娓道來,令她記憶深刻的是鼎新真的優質服務,良好的售前售後服務,加以鼎新規模夠大、體制完整,是為從眾多競爭者雀屏中選的原因,上線後鼎新每半年安排系統健診,完整的線上教育訓練課程,可讓後續新到職人員上網學習,再者,不定時舉辦課程讓企業間相互學習交流的精英會,皆讓林總經理非常放心的託付。

導入ERP的改變: 報表產出不再耗時費力 資訊準確又透通

  國際百貨未導入ERP前是以傳統方式記帳,林總經理及營業組胡組長回想起導入系統前,倉庫的進出帳是以EXCEL來管控,前線收銀機也為簡易收銀機,庫存為人力管控情況下,雖然庫存帳是準確的,但卻無法做到庫存的即時性,報表必須由人力加工產生,且必須經歷冗長、重複的文件往返,常常須一星期才能彙總所有資料產生一張報表,不僅耗時費力,更無法快速且有效的清楚分析營業各項資訊。使用ERP後產出報表的時間大幅縮減,報表資訊準確又透明化,所有製作報表的人力得以調整至其他工作事項,也能快速的結算成本及掌控所有財務數字。

突破心防、追根究底,全員共享榮耀成就

  國際百貨在導入ERP前,許多內部人員會害怕改變,對於跟隨這個老字號多年且已習慣舊有模式的人員來說,學習一套全新的系統是需要花費相當多的時間,一開始教育訓練不足,人員無法順利操作上手,且導入系統過程的不順暢,每每開始練習就有著許多困難,所以更需要突破心防,了解系統的邏輯以及各個欄位關連性,當產出的金額不正確時,必須去查詢問題究竟在那裡,執行到後端才知道原來前端的設定有錯誤,也才深切了解原來每個環節都需要緊密結合,其中也因為有顧問及客服的協助及解說,找出問題點,慢慢地對系統操作步驟更加熟悉,到最後真正獨立完成各模組結帳及產出報表,所有的成員也都得到共有的榮耀成就感。

專案導入效益:有效掌握庫存、多元化促銷活動、快速產出決策參考數據

1.庫存帳的及時性:

導入ERP後不再以EXCEL來管理,庫存查詢及管理可及時得知與掌控,提高庫存資訊及時性以及準確性。

2.POS會員管理優化:

ERPPOS帶來的會員管理有著相當大的效益,經由前台POS銷售資料而來,可記錄每個會員的消費歷程,也可提供判斷以決定發簡訊或MAIL予實際可能消費的會員,得以節省內部行銷的費用,針對會員消費行為,可作銷售統計、消費分析等,也就能更加了解並規劃未來的走向發展,成為經營者良好的判斷資訊來源,並提供更符合消費者需求的消費環境。

3.POS多重促銷活動:

多樣的促銷功能是提供了百貨業多種促銷方案的利器,百貨結帳人員在結帳時不必再自行記錄換算折扣或促銷方式,自然不會有結錯帳的問題,商品限時、分類限時特賣、組合特賣、滿額促銷、配對搭贈…等不同促銷刺激著消費者的買氣,更可以增加營業銷售額。

4.報表資訊快速產出:

主管需要的營業報表,不再需要再花冗長的時間來整理,透過ERP報表及BI報表,能快速且準確的產出資訊,並能有效的分析正確數據,依銷售量決定未來各商品的進貨庫存量,帶給決策者重要的決策資訊。

5.進銷存POS財務整合:

以往進銷存、傳統收銀機、財務系統各自存在的情形已不復見,取代傳統收銀機的POS,透過後台下載資訊至前台POS進行櫃點銷售,除每日拋轉前台POS銷售的自動分錄傳票,加上進銷存、應收付、票據資金等各模組串連勾稽且透過自動分錄拋轉傳票至會計總帳模組,確實做到系統全模組整合以及企業提升。

成功上線是集團整合的開始

  國際企業集團跨足百貨、烘焙、餐飲、美容、飯店等行業,目前已完成國際百貨全系統模組整合,不過企業集團內其他企業現在只先入已作帳之手工傳票於ERP內,但因重視系統資訊化,林筠總經理提及希望未來旗下所有的企業皆能朝著國際百貨成功整合上線之路邁進,提升企業形象及消費者滿意度,創造企業集團極大效益。

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