明源橡膠強化製程管理,有效提升營運效益

優化流程,建全人員分工及內稽內控

文:潘繼哲

明源橡膠

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2018-06-09 12:15:00

企業流程管理 表單電子化

  明源橡膠創立於1978年5月,工廠位於台中港加工出口區,現為亞太區最大橡膠彈性體製造商之一。主要產品為天然膠和人造膠平面板帶,客戶大都為生產消耗性和工業用產品的知名製造商;明源橡膠深信客戶的成長是帶領成功的重要關鍵因素,所以本著熱誠、服務客戶以追求及建立長久的合作關係。

生產進度追蹤不易,客戶交期無法掌握

  由於舊系統缺乏製造管理功能,無法追蹤生產進度及庫存管理,導致客戶交期無法掌握,需時時跟催現場人員,才能確保訂單如期出貨。此外,面對隨時變化的客戶需求只好仰賴大量人工作業,生管人員必需加班處理文件,並繁複調整生產排程,不旦影響生產進度,錯誤率也逐漸提高。隨公司擴展茁壯,舊系己無法因應當前業務量。

  為解決當前管理問題讓現場資訊能更快速反應以,謝總經理決定導入鼎新Workflow ERP。謝總經理:「鼎新是當前ERP中的翹楚,我們很多客戶也都使用鼎新的系統,歷史悠久、功能完整、系統也穩定,這是我們選擇鼎新的主要原因。」

BOM正確率提高,有效管理生產料況

  導入Workflow ERP前,舊系統並未提供BOM管理,領料皆以管理者過往經驗發料,此外,生產現場僅靠手工單據管理料件,不但浪費時間盤點也影響庫存準確率。「自從導入Workflow ERP,重新檢視BOM的架構並將正確的BOM建入系統,透過實際生產情況再微調,現在只要有在生產的產品,BOM都是正確的了」生管主管自信地說,「Workflow ERP可以讓我們設定分段發料,哪一道製程該發什麼料都設定好,屆時只需依指示領發料就好。且製令也帶有BOM的資訊,方便現場人員調閱是否有發錯料的情形!」

優化流程,建全人員分工及內稽內控

  導入Workflow ERP的過程,不僅發現平時作業流程的管理問題,也藉此機會優化流程,重新檢視每項作業程序,為公司建立明確的SOP,未來人員交接、知識傳承時也比較快速。

  一般企業常會有一人多工的情況,以致於職能區分不明確,加上明源橡膠因舊系統資訊與現場實際情形存有落差,導致問題追溯困難。Workflow ERP將人員權責拆分得更清楚,相較過去同仁更清楚知道自己所負責的作業流程。劉經理提到:「業務在訂單管理上也嚴謹很多,過去沒有變更單的概念,現在ERP系統會協助把關,透過系統要求人員要落實每個管控點,系統也會記錄誰在何時做了什麼,可以快速釐清問題及責任。」回想剛導入系統時,因為不熟悉系統操作還有隔天補單的情況,但現在已可以當天打完當日的單據,資訊所帶來的的即時性跟準確性相較於過去都獲得了明顯的改善。

提高日常作業及分析作業效率

  Workflow ERP單據前後勾稽功能也讓帳釐得更清楚,每個單據都能明確追蹤,省去過去需頻繁對帳的時間,「這真的是很棒的功能!而且每個動作都會有單據,雖然看起來是增加了工作量,但是對後續的分析非常有幫助!」

導入系統的困擾與應因

  負責人:「一開始在輔導BOM的時候是我們認為最辛苦的部分,因為舊系統沒有建立完整的BOM,雖然相關人員都知道要用、發多少料,但執行過程有許多變更,又因管理上不嚴謹,同仁疏忽系統建檔,導致短時間內需將所有的BOM再重新收集、建置對我們來說相當麻煩。後來,我們將常用的BOM先建好,實際發料時發現問題後再做調整。最後透過把關,要求製令、BOM都要傳簽,如此才能提高資料的正確性,現在95%以上的BOM都正確地建好了。」

  其次是生產排程發放製令的方式與過去不同,以往生管派工而現在則是透過ERP以BOM展開生產計畫,為因應現有的ERP管理,生管必須將現有生產派工方式改以開立製令方式執行,與顧問多次溝通後才形成較符合明源廠內的作業需求。

設立學習目標熟悉系統操作

  提到輔導過程明源橡膠遭遇最大的困難為何?負責人保持平靜地說:「其實沒有什麼太大的問題,雖然多少會有同仁害怕改變,但我都會想辦法讓同仁了解新系統能為他們帶來的好處。而然,每個人學習速度不同,部分同仁身兼多職,使用的模組較多,便需要多花時間去操作,所以我會安排進度幫每個人設立學習目標。」可見明源橡膠謝總經理導入ERP的態度與決心,以及明源橡膠同仁的支持,才能讓系統順利導入並發揮效益。

成功導入系統的關鍵因素

  從訪談中歸納出明源橡膠成功上線的關鍵因素有以下三點:

  1. 強而有力的領導者:輔導的過程中,明源橡膠的負責人對內要求要全力配合、跟緊顧問安排的進度,定期安排人員上課並檢視學習狀況,給予明確的方向及作法讓同仁朝目標紮實邁進。負責人:「雖然每次顧問的要求對公司來說負荷蠻重的,還是要盡全力達到所安排的進度,先苦後甘。」

  2. 成員積極配合:雖然對系統了解程度各有不同,但同仁並不排斥新的改變,遵循顧問的輔導腳步,全力配合學習與資料的建置。

  3. 專業的顧問輔導:負責人不斷強調,除了上大班課程及E-Learning外,最需要的就是顧問來協助明源橡膠將流程重新定義並標準化以及協助規劃系統的整體架構。也因為顧問在輔導過程中嚴格要求,加上明源橡膠的強力配合,才能讓系統順利上線。

善用資訊軟體工具持續精進管理

  明源橡膠已於2013年10月ERP系統正式上線,期間負責人仍持續督促人員進行教育訓練,過程中也陸續針對現況持續優化及改善流程,「E化的好處在解決過去繁雜的人工作業並提供即使正確的分析資訊,即使同仁需花時間學習操作,但整體而言對公司是正面的,畢竟源頭管控好,後續才不會花更多時間在解決問題上。」道出了負責人的深謀遠慮。「導入ERP的效益就在能幫公司建好明確的SOP外,主要就是庫存的掌握度增加,線上在製品的掌控也很清楚,單據前後串接達到內稽內控的效果。」目前明源橡膠的舊系統僅用來查詢未建入ERP系統之BOM、途程的參數及過去的交易紀錄,當前明源橡膠的目標為將ERP的完整架構貫通,並在未來一年明源橡膠計劃進一步導入ERPII等相關系統。


▲感謝明源橡膠接受鼎新專訪。謝明源董事長(左五)、謝明裕總經理(左七)、謝美玲協理(左十)、
林嬑醇出納(左四)、ERP專案PM謝宛臻(左八)、李美玉業務經理(左二)及專案小組成員、
鼎新電腦中南區整合輔導事業部潘繼哲顧問師(左六)


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