大昱光電優化管理流程 搶得市場先機

異質資訊整合 串接企業流程

文:吳政俊

大昱光電

企業流程管理 表單電子化

嗅出市場需求 追求技術創新

  大昱光電股份有限公司創立於西元2007年,主要以研發為核心,生產個人手持裝置,如智慧型手機及平板電腦等特殊光學薄膜、光學鏡片、光學元件材料等。此外,大昱光電積極開發支援iOS及Android系統之新型光學元件、膜片及行動APP;融入創新理念,整合iOS、Android系統最新技術平台,滿足客戶全方位應用,以開拓更廣泛的市場需求、符合顧客期待為目標,進而達到經營專業化、服務創新化、利潤分享化的經營理念。

異質資訊整合 串接企業流程

  大昱光電過去因無法有效整合異質系統,主管提出報表需求時,員工需另行製作表單,相當耗費人力成本。此外,進銷存及財務帳各自獨立,除了結帳速度緩慢之外,更因為流程間無串接、資料不完全而經常延誤付款及結帳期程。另因存貨帳與財務帳獨立的關係,難以稽核前後端資料正確性,致財務及管理報表的產出,無法達到管理需求。大昱光電業績日漸茁壯,且未來計劃公開發行,於是決定選用適合公司的Workflow ERPEasyFlow ERP軟體 ,化解管理難題。

符合內稽內控 因應IFRS需求

  為申請公開發行準備朝上市櫃目標前進,希望導入符合內稽內控原則的資訊系統,且能充份整合企業流程,並因應IFRS的需求與規範。管理階層希望透過導入ERP系統,有效串聯作業流程、精實管理,因此著手評估全面更新ERP系統。過程中,財務主管楊麗珍協理(以下簡稱楊協理)首先想到鼎新ERP系統,楊協理擁有豐富的產業經驗,過去曾與鼎新合作,熟悉系統與服務之外,且鼎新系統滿足大昱資訊整合需求。

團隊緊密合作 共享成功碩果

為讓系統成功上線,大昱上下齊心協力,為達成目標努力不懈:

1.全員盡心,齊力排除萬難

在新系統導入初期,對員工的日常工作帶來了很大的轉變。由於導入前部份的部門並無資訊系統,皆是使用EXCEL管控,容易因為人為疏失而致資料遺失及錯誤,也無法明訂各部門的權責劃分。導入系統後,對使用者而言,不但要了解自己的作業流程,更要清楚知道各部門間的權責劃分。透過顧問的專業輔導與協助,各部門順利訂定流程間的工作範疇及權責。雖然導入過程中無可避免地加重部門工作量,但大昱光電同仁們彼此的心緊緊新相連,而清楚知道導入系統對公司的重要性為何,所以遭遇困難皆能自發性會同相關部門與顧問共同討論排解問題的方法,讓流程更加流暢。

2.高階主管全力支持 大舉提升士氣

導入的過程中,呂克毅董事長偕同財務部楊協理、輔導顧問及大昱光電的全體同仁全體信心喊話:『盡力排除萬難、一定要成功上線』。輔導期間,若遭遇流程決議瓶頸、員工產生疑惑時,呂董事長及楊協理一定協助排除,因高階主管擁有明確一致的目標,讓專案得以依循正確方向,一路達成目標。

3.團隊相互配合 共導專案進行

無論是前端的進銷存或拿手的財務管理,楊協理都有豐富的經驗。於各階段流程討論中,楊協理非但全程參與,會後更是主動召開內部會議、協調部門間的溝通決議;並能在訂定的時間內繳交顧問交派的作業、請財務人員驗證前端模組資料的正確性,讓顧問無後顧之憂,促使專案順利上線。

優化營運流程 提升管理績效

  系統順利上線是大昱全體員工的功勞,全員共享了這份榮譽與成功的喜悅。優化企業流程後,使得大昱內部的作業更加順暢、標準透明,亦無疑為大昱帶來更加豐碩的利潤營收。系統上線後伴隨著以下幾點改變:

1.資訊標準透明

2013年5月1日導入系統後,流程逐漸走向標準化,數據正確性大幅提升,得以即時看到帳齡分析及逾期帳款報表,減少呆帳發生率;在存貨管理方面,透過呆滯料帳齡分析報表,加強存貨管控,大為減少呆滯料。

2.縮短結帳週期

財務人員能於每月5日完成應收帳款結算,準時轉交業務人員協助催收貨款;亦能順利於每月10日前結算正確的成本帳及財務帳,改善過去因人工作業,致無法即時結帳的困境。

3.提升管理績效

因資料的正確性及即時性提高,透由財務部門產出的管理分析報表,得協助高階主管制定策略;更能透過管理報表即早發現異常,抓緊時機盡早改善,提升管理績效。

  大昱光電成功e化之後,充分掌握配銷管理,並加速員工作業流程、增加工作效率,落實無紙化及標準化流程,進而提升整體營運效能。在競爭激烈的時代中,企業必須迅速回應多變的市場需求,才得以掌握市占率、賺進更多的利潤。因此,選用適當的資訊系統、逐步優化企業流程,成為大昱搶占市場的利器。


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