醫百科技上下同心

快速產出財報 準備上市櫃

文:顏瑜嫻

醫百科技股份有限公司

企業流程管理 財務管理系統 內稽內控

       過去使用EXCEL計算成本,不但耗時,且只能計算大概的成本,參考價值並不高。為配合未來上市上櫃,必須掌控庫存數量,精算庫存及生產成本,串聯財務帳,快速產出財報。醫百科技副總經理王月凰笑著說:「IPO就是需要財報快速產出,我們做到了!」

015.jpg  醫百科技股份有限公司坐落於南部科學園區路竹生技醫療專區,主要產品為牙醫臨床技術評估及植牙手術導引系統。此系統以整合空間定位、互動式模擬實境及教學評分等功能,提供各醫院、學校、臨床機構培養醫療專業技術人才,使學生有機會於臨床前進行擬真訓練,並熟悉手術操作。其主力產品-IRIS100更獲得2015台灣精品獎的殊榮,獲得各界肯定。除產品販售外,醫百科技也積極與各大醫學院校進行產學合作,致力於培養更多醫學工程及醫療器材行銷專業人才。

上下同心,為同一目標而努力

  先前醫百已有使用ERP系統的經驗,但因為配合未來上市上櫃,因此決定全面更換新系統。醫百科技副總經理王月凰(以下稱為 王副總)表示,選擇鼎新的原因有三:

  1. 因應公司預備上市上櫃需求

  2. 鼎新系統於會計部分為四大會計事務所認同

  3. 舊系統於生產部分較不完整,希望鼎新可使生產流程更完善。

  綜合上述原因,最終選擇鼎新Workflow ERP及CRM系統作為本次導入的重點。


管理挑戰

  • 即將上市上櫃,希望透過新系統快速產出財報。

  • 舊系統無法精確計算成本,須以EXCEL計算庫存成本,費時費力。

  • 配合內稽內控流程,需要一套能夠完全符合內稽內控之系統輔助。

導入效益

  • 改善舊有流程,以更有效率且更省時的方式達成目的。

  • 透過庫存成本的精確計算,達成庫存帳與財務帳料帳合一。

  • 達成IPO快速產出財報需求,兩天內完成財報產出。


  本次導入因需配合上市櫃時間,導入時程非常緊迫,11月啟動輔導,預計4月上線,途中更因公司內部繁忙而暫停一個月。短短四個月的輔導期間,需要將一切資料及流程建立完善,實屬不易。醫百科技品保副理涂琪培(以下稱為 涂副理),同時也是本次導入專案的PM告訴我們:「其實本次導入最大的挑戰是時間,幸好同事皆相當支持且認真,才能讓專案準時上線!」

  為了讓專案能夠如期上線,醫百內部做了相當多的努力。除了配合每周的顧問輔導,更落實輔導前透過E-learning自主學習,輔導後資料建立、內部召開會議討論流程…等,每個環節都相當謹慎且有效率的進行。讓所有使用者都能做到事前預習、事後複習,達成事半功倍的效果。

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▲左起醫百科技涂琪培副理、謝有信經理、黃大可總經理、
王月凰副總、鼎新電腦ERP顧問師顏瑜嫻、PM潘繼哲、醫百科技余建峰經理

挖掘痛點,才能達成最高效益017.jpg  

       醫百相當注重內稽內控的控管,從接單、請採進,到製造、庫存之間的流程串聯皆須完善的檢核機制。Workflow ERP中的權限及憑證設定皆能夠符合醫百的需求,並配合ISO流程達成有效控管。涂副理表示:「舊系統無單據串連的功能,現在新系統只要找出某張單據,就能串連前置單據及後置單據,流程完整性一目了然!」

  至於流程上的改善,醫百最有感的莫過於系統的借出功能。由於產業特性需求,常常需要借出產品給客戶,讓客戶試用一段時間後決定是否購買。舊系統為了控管借出庫存,需要針對每個客戶設定不同的倉別,但如此一來會造成倉別不斷增加,有管理上的困難。

  導入新系統後,僅設立一借出倉即可,查詢庫存時可依不同借出對象下篩選條件,無須再設立數個借出倉。後續若客戶有意購買,也可直接藉由借出轉銷貨流程完成銷貨,使庫存和訂單系統串聯在一起。而未來產品預計以出租方式提供客戶使用,此流程將會對醫百有相當大的影響。

  在製造方面,由於客戶對產品說明書的需求不同,時常有銷售同一產品,但需要搭配不同說明書的狀況。舊系統需要依據不同組合建立不同的產品結構,後續製造人員才能依產品結構進行生產。

  但在新系統中,只要建立一組產品結構,並將說明書設定為選配件。業務下訂單時直接挑選客戶需要的產品說明書,系統就會依據訂單內容展出不同的產品結構,有效節省架設產品結構的時間。

節省時間,所有資料唾手可得

  除此之外,新系統上線後,改善了舊系統無法精確計算成本的問題。過去使用EXCEL計算成本,不但耗時,且只能計算大概的成本,參考價值並不高。導入鼎新成本計算系統後,每個月確實執行成本計算,同時掌控庫存數量及庫存成本正確性,串聯財務帳,快速產出財報。王副總笑著說:「IPO就是需要財報快速產出,這點就是我們要的!」

  目前所有相關單位已穩定使用新系統中,初步的成效已顯而易見。對於未來的期許,王副總希望透過系統分析資料,了解公司的弱點,針對問題點加以改善,達成IPO的最終目標,希望在鼎新持續服務下,不斷茁壯!

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