即時掌握營運資訊,詠勝昌加快決策步伐

BI的導入,讓取得分析資訊更方便

文:林庭伊

詠勝昌股份有限公司

企業流程管理 商業智慧

02.jpg 詠勝昌股份有限公司(NWW)成立於民國86年,工廠設立於高雄市阿蓮區中路里,是一家專業從事生產高壓線、橡膠頭、高壓線組、矽橡膠射出品等產品。所生產的產品於客戶端進行組裝,即成為汽車製造中不可或缺的高壓點火線組項目,其產品銷售分佈北美、歐洲、亞洲、台灣、中南美洲、澳洲、非洲、中東…等地。

  近年來汽車產業隨著人們的需求日益發展,詠勝昌為提升生產效率及產品品質,除了積極推動並已通過多項品質檢驗(例如: ISO-9000/TS-16949)外,並於2012年08月成功導入鼎新ERP系統以取代舊有DOS系統管理模式,並且透過ERP系統的導入,加強企業內部管理及改善企業內部管理流程。

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BI的導入,讓取得分析資訊更方便

詠勝昌導入BI系統的主要因素有兩點:

  1. 在DOS系統時期,當高階主管或使用者產生報表需求時,則需要仰賴資訊部門人員協助產出,加上報表分析往往會因為不同時空、不同背景的影響下進而有所改變,因此當高階主管或使用者提出再次調整需求時,資訊人員則需要再花費時間進行修改。如此反覆處理不僅無法讓高階主管即時得到分析報表資訊,同時也增加了資訊人員的處理成本。

  2. 成功導入鼎新ERP系統後,雖然使用者已能自行利用ERP系統取得報表資料,但是當遇到報表需要分析多資料來源時,則需要分別將ERP多份報表資料轉出Excel,再進行資料彙整處理,例如:彙整銷售與收款分析資訊。

  結合上述兩點因素,詠勝昌開始於2012年11月開始導入BI自訂報表系統,利用自訂報表的產品架構,即時連線取得ERP系統相關資料,並透過報表設計工具即可將ERP多資料查詢來源彙整,以減少使用者彙整Excel資料時間。詠勝昌專案窗口宗志表示,原本需要花5分鐘等待使用者Excel彙整報表資料的高階主管,現在已可以接登入BI系統或是直接進入個人電子信箱,花5秒鐘就能取想要的分析資訊。如此一來,高階主管分析及取得ERP不同資料來源的分析資訊時,就變得更容易、更方便。

量身設計的分析報表,更貼近高階主管需求

  因應外在環境變遷,舊有DOS系統已無法滿足及迎合產業變動。因此,在董事長的期盼下,希望透過鼎新Workflow ERP系統來進行企業流程再造,進而全面優化並提升公司內部各項流程。在2012/08月份正式上線使用鼎新Workflow ERP系統後,各單位部門皆以標準流程進行,許多分析資訊已經可以直接由鼎新ERP系統取得。當分析資訊來源改變後,針對高階主管原本在舊DOS系統使用的分析報表,則需要再重新依據現有流程制度規劃及討論。

  由於詠勝昌主要訂單來源為「接單式客製生產」,因接單式客製生產會因應不同客戶需求,而需要備齊採購料件以及控管不同客製產品的生產程序,才能達到客戶期望的準時交貨目標,因此高階主管特別需要針對廠商進貨準時、生產排程順暢、接單出貨準時等作分析。除了上述提及的「接單式客製生產」所引發的銷售及採購分析資訊外,控管資金流向狀況更是高階主管希望關注的資訊。了解公司資金流向運用狀況,如此才能使得採購進貨備料->客戶接單->投入生產->出貨收款…等流程順暢。

  在鼎新顧問輔導行程規劃裡特別依據詠勝昌的需求來調整輔導行程,除了協助詠勝昌在工具方面的學習外,並針對高階主管的分析需求進行報表資料來源及格式架構做討論。

  基於上述種種狀況,因此在BI顧問輔導過程中與專案窗口宗志討論歸納後,針對詠勝昌高階主管的分析重點主要區分為三部份:銷售分析、採購分析、財務分析,分析內容如下:

  1. 銷售分析:主要分析客戶接單統計;分析的重點有接單出貨、出貨排程、出貨收款、出貨日報…等。

  2. 採購分析:主要的分析廠商進貨統計;分析的重點有採購進貨、進貨付款、進貨日報…等。

  3. 財務分析:主要分析進貨付款、銷貨收款、應收/付票據兌現…等資金流向狀況。

透過內部教育訓練,讓每位高階主管隨時掌握公司營運狀況

  針對上述分析需求內容,透過與詠勝昌副總及專案窗口宗志進行輔導討論以及報表設計工具教育訓練。在輔導過程中將相關報表分析資訊來源彙整在BI系統,因此當報表分析資料區間改變時,僅需修正報表資料擷取日期,BI系統即可依照所下達的資料區間,直接於資料庫中取得相關資訊,並且依據報表架設計架構直接將資訊呈現在BI系統畫面上。

  另外,在台灣的部份由專案窗口宗志針對董事長及內部各單位主管進行BI系統教育訓練,讓董事長及各單位主管能直接登入BI系統取得分析資訊;而在國外部份則由副總親自到泰國對總裁報告分析內容及系統操作方法,讓遠在國外的總裁能利用BI系統,更快速且有效率的了解台灣經營狀況。此外,除了直接登入系統並進行線上即時分析外,亦可設定報表排程E-Mail派送功能,在定時定期的時間內直接將整理好的報表資訊,透過E-Mail發送到指定的高階主管信箱中,讓高階主管即使不進系統也能了解公司營運狀況。

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