至陽塑膠從E化到優化,追求卓越無止盡

庫存準確度提升,生產及物料管理更確實

文:潘繼哲/王滋薇

至陽塑膠工業股份有限公司

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2018-05-09 17:35:00

企業流程管理

至陽塑膠簡介

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       至陽塑膠工業股份有限公司創立於民國61年,以果汁容器起家,歷經四十餘載,致力於汽機車油箱零組件、農藝用品、戶外設施用品、玩具、運動醫療器材、椅墊、船用器具等塑膠用品之ODM、OEM及自有標準產品開發與製造;產品應用面小至日常用品的瓶瓶罐罐、汽機車零組件,大至碼頭浮桶、日本世界盃運動場的座椅都有至陽的影子。身為追求專業化與高品質的公司,本著「品質、責任、創新、榮譽」的經營理念,落實「提供客戶滿意的服務」的精神,朝著「追求持續改善」的目標前進,不僅通過ISO9001/14001認證,更通過歐洲eMark認證及CARB認證,成為專業油箱製造廠,危險液體專用的容器更通過UN認證,提供更有保障的專業品質。


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導入緣起

       過去,至陽使用自行開發的系統來協助日常營運作業,雖然系統為量身訂做,卻因為平日作業流程嚴謹度較鬆散,而造成系統裡的資料與現實狀況日益疏離,出貨了卻沒有扣料,庫存準確度低於60%,系統對實際狀況的掌握度低,算出的成本也沒有參考價值。再加上舊系統仍有部分功能不夠完善,使得人員對系統的信任度不高,導致同時要用系統及文紙同時進行管理,卻衍生了其他問題如:出貨單金額數量與系統不一致、採購與應付的串接有斷層……等問題,如此惡性循環,反而要更花時間與精力進行核對,使得作業更加複雜化。

       隨著事業日漸擴展茁壯,舊系統漸行無力,劉俊廷經理知道,不能再這樣下去,說道:「鼎新是當前ERP中的翹楚,很多客戶也使用鼎新的系統,歷史悠久、功能完整、系統也穩定,這是我們選擇鼎新的主要原因。」

庫存準確度提升,生產及物料管理更確實

       E化後帶來最大的改變在於生管、物料管理上更加全面完整,庫存準確率大幅提升。劉經理:「E化前,庫存準確率不到60%,目前已達90%以上,剩下的部分需要靠人、組織流程來調整,因為過去的流程作業並沒有這麼嚴謹,現在組織以循序漸進的方式調整中。另外,過去僅紙本管理,常有銷貨又不扣庫存等情況,現在就靠SFT(廠區生產追踨系統)協助管理再製。」

       鑑於行業特性,公司採用「先領料後補單」的方式,劉經理:「過去全靠現場手上的紙本帳本來領料,不僅費時費力,對庫存的掌握度也有限。」目前調整的方式為先把超領的情況降低,並將狀況控制在一定範圍,經系統報表協助管理。正式上線後,雖然尚未達到庫存準確率100%,但數次盤點結果與系統帳上的差異不大,通常是因目前流程的管控還在調整中,允許人員沒有及時補單的關係造成的差異。

BOM正確率提高,不再混亂

0190.png       E化前,調整後的BOM只存在於現場的師傅腦中,現場直接更正的變更並無作紀錄,久而久之,當初建的BOM就不再正確,再者,舊的BOM是沒有與途程連結,在不同階段領料,時常會有誤領、嚴重超/缺領等狀況,只有現場人員才知道實際應該怎麼配料,物料的管理也難以明朗。

       E化後,重新檢視BOM的架構並將正確的BOM建入系統,透過實際生產狀況再做微調,現在只要是有在生產的產品,BOM都是正確的,劉經理自信地說:「現在系統可以讓我們設定分段發料,在哪一道製程該發什麼料都設好,屆時就依指示領發料就好了。而且製令也帶有BOM的資訊,現場人員也能知道資材人員是否有發錯料。」

(圖說:各式用途的油箱是至陽主力產品之一)

優化流程,權責明確劃分

       在導入ERP的過程中,不僅能發現平時作業流程與管理面上的問題點,也可以藉這個機會將其改善、優化,同時也幫公司建好明確的SOP,後續人員交接、知識傳承時也比較快速。

0191.png       一般企業,時常會有一人多工的情況,以致於職能區分不明確,再加上至陽的舊系統與現場狀況的資訊落差,導致難以追溯問題的根源及責任人員。現在針對ERP系統的各個模組,將人員的職能權責拆分得更清楚,每個人都清楚知道自己該做什麼。劉經理更提到:「像是業務在訂單的管理上也嚴謹很多,過去都沒有變更單的概念,現在ERP系統會協助把關,透過系統要求人員落實每個管控點,並記錄誰在何時做了什麼,可以很快釐清問題及負責人員,提升管理效率。」資訊的即時性跟準確性相較於過去都獲得了顯著的改善。

(圖說:認證是塑膠工業十分重要的一環)

提高日常作業及分析作業效率

       ERP系統的單據前後勾稽功能,不僅明確追踨每張前端的單據,省去過去不時對帳的時間精力,「這真的是很棒的功能!而且每個動作都會有單據,雖然看起來是增加了工作量,但是對後續的分析是非常有幫助的。」劉經理開心地說。減少了帳務核對的時間,平日結帳的速度也比過去提早了5天左右。

       「LRP的幫助也很大,過去備料都要一個個算,一堆人在忙,生管人員常常被罵,又常有緊急採購。現在透過LRP,在責任的釐清很明確,需求跟生產計畫也交由系統做就好,以前花要幾個小時才會做完的,現在就只要幾分鐘就可以完成。」此外,透過系統的再補貨建議功能亦提醒採購人員適時補貨,改善先前因舊系統不會告知何時要補貨,而造成缺料要緊急採購的情況。也因為前置的補貨點設定完善,加速了採購循環的作業,過去可能要花2個小時做完的工作,現在只要1分鐘就能跑出結果,而且可以設定週期交給電腦自動跑就好。

E化過程所遭遇之瓶頸

       提到輔導過程中至陽遭遇最大的困難時,負責人平靜地說:「其實沒有什麼太大的問題,人員雖然多少會怕改變,但是我都會想辦法讓他們了解新系統能為他們帶來的好處。每個人學習的速度都不同,又因部分人員身兼多職,使用的模組較多,就會需要多一點時間吸收,但最重要的就是自己要花時間去用系統才會熟練,所以我都會安排進度幫每個人員設立學習的目標值。」可見至陽劉經理導入ERP的態度與決心,以及至陽內部人員的團結與勇於改變。

       舉例而言,因為舊的BOM正確率不高,雖然相關人員都知道要發多少料,但中間有很多變更,又因管理不嚴謹,人員不會據實輸入系統,要在短時間重置BOM實在相當困難,為解決這個問題,至揚決定重新設定製令,包括BOM都要傳簽,讓系統充分協助把關,如此不僅提高資料正確度,現在95%以上的BOM都正確建好。

關鍵成功因素

訪談中,可歸納至陽成功上線的關鍵因素,如下幾點:

1. 強而有力的領導者

輔導過程,至陽的負責人對內要求要全力配合、跟緊顧問安排的進度,定期安排人員上課並檢視學習狀況,給予明確的方向及作法讓員工能一步步朝目標紮實邁進。負責人:「雖然每次顧問的要求對公司來說負荷蠻重的,還是要盡全力達到所安排的進度,先苦後甘。」

2. 成員積極配合

雖然人員對系統的了解程度各有不同,人員並不排斥新的改變,也遵循顧問的輔導腳步,全力配合學習與資料的建置。

3. 高層的支持與決心

至陽的負責人深知導入ERP系統對公司帶來的效益,雖然公司人力因導入ERP專案而吃緊,要求員工跟緊進度的同時,也積極了解員工所遭遇的困難並協助排除,減少內部的阻力就是推動專案的助力。

4. 專業的顧問輔導

負責人不斷強調,除了上大班課程及ELearning外,最需要就是顧問的協助,將至陽將流程重新定義並標準化,重新架構整體系統規劃。也因為顧問在輔導過程中嚴格要求,加上至陽的強力配合,才能讓系統順利上線。

步步為營,還要追求更卓越的E化效益

       至陽於3月初ERP系統正式上線,5月開始結算成本,期間負責人仍持續督促人員進行教育訓練,過程中也陸續擴編人員,「E化的好處,改善從前多數的人為作業,即使我們也相對地要增加人手來做ERP所增加的工作量,但是整體而言這對公司是好的,畢竟與其省人力導致管理上的缺陷,不如在一開始就管控好,後面才會順暢。」道出了負責人的深謀遠慮。

       「導入ERP的效益就在能幫公司建好明確的SOP外,主要就是庫存的掌握度增加,線上在製品的掌控也很清楚,單據前後串接達到內稽內控的效果。」目前至陽的舊系統僅用來查詢未建入ERP系統之BOM、途程的參數及過去的交易紀錄,當前至陽的目標為將ERP的完整架構貫通,並在未來一年至陽計劃進一步導入PDM、HR、EF等系統。

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▲何東治副總(左六) 、至陽塑膠ERP專案PM劉俊廷經理(左五)及至陽塑膠ERP專案小組成員、鼎新電腦中南區整合輔導事業部潘繼哲顧問師(右五)


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