原創生醫健全內控制度 原創再造新氣象

科技心觀察 研發新契機

文:顏瑜嫻

原創生醫

會計總帳 舊藥新用研發

       原創生醫認為流程再造是企業於成長必經的歷程,故決定協同資訊夥伴進行系統資訊化。鼎新顧問團隊與原創肩併肩偕同合作,2週內會計總帳系統成功上線,並順利交付、產出四大財報。未來將繼續強化進銷存、人事薪資及電子簽核流程,健全內稽內控,讓「新創事業獎」典範根留台灣,開拓國際市場。

南科生醫新契機,原創發展新氣象

  原創生醫股份有限公司成立於2011年,總部設於台南科學工業園區,團隊擁有多年國際醫藥法規與臨床試驗經驗,並專精在藥物載體與控制釋放領域。主要從事非新成分新藥的開發,尤其著重在新劑型、新使用劑量、新適應症之藥物傳遞系統。類新藥較學名藥具市場競爭優勢,且不需投資龐大的人、物力費用與時間。不但可縮短研發與上市時程,減少資金與時間的花費,更可申請專利保護產品;且此一技術平台可運用在多種藥物主成分,藉以調整藥物半衰期,增加療效並降低副作用。

  舊藥新用的研發策略除了可縮短開發時間,更可讓許多瀕臨失敗的藥物重新找回價值。經濟部鼓勵優質企業創新發展、善用科技觀察消費行為,2014年11月,原創生醫獲選企業典範「新創事業獎」。經濟部期望我國中小企業根留台灣,積極創新研發,開拓國際市場。

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組織成長:資訊化降低錯誤、加快工作效率

  流程再造是企業於成長過程中必經的歷程及趨勢。原創生醫自2011年成立至今不斷成長與進步,2014年03月決定協同系統資訊化,健全內控制度及提升帳務品質與效率。

  高階主管判斷輕重緩急,毅然決然地決定顛覆標準輔導程序,先行輔導會計總帳,而非由Workflow進銷存系統引導、逐步優化作業程序。因此,不僅同仁的思緒需彈性變通,甚至要有清楚的邏輯,更考驗著顧問師的輔導經驗與溝通協調能力。

  了解需求後,鼎新團隊如火如荼的啟動、規劃與執行。原創也同時組成專案小組,並透由高階授權鼎新PM潘繼哲執行專案,雙方清楚定義出四大階段執行任務:

  1. 財務段整合。

  2. 導入HRM與採購、庫存模組系統。

  3. 導入Easyflow電子簽核系統。

  4. 導入銷售模組、專案成本。


管理挑戰

  • 新創公司目前無系統可用,全面以文書方式作帳,費時費力。

  • 時間緊迫,必須快於兩周時間內達成標的、快速上線。

應用效益

  • 先行輔導會計總帳,健全內控制度及提升帳務品質與效率、快速產生傳票及報表;
    以利沖帳、部門管理達到會科管理效益。

  • 編列現金流量表及股東權益變動表,透過系統一鍵產出四大財報。


肩併肩偕同合作 2週成功上線

  會計系統導入初期,需要清楚定義出管理範疇(例如:科目是否進行部分管理;是否要進行預算管理;是否要做立沖管理,如何管理、方式為何等等);範疇定義清晰後再配合限制條件,於時程與成本考量下逐步導入。經由兩次輔導程序,顧問團隊幫助原創: 

第一次輔導:

  1. 引導基本資料設定:作帳幣別、會計期間設定、會計科目產生等。

  2. 說明會計總帳功能:立沖管理(一)(二);部門管理;常用傳票建立;明細科目;預算管理;費用分攤;切立傳票與產生報表種類。

  3. 流程導入:針對IPO與內稽內控訴求,說明流程;簽核流程與憑證附檔概念。

第二次輔導:

  1. 期初餘額導入說明與注意事項。 

  2. 補單說明:產出兩期的資產負債表與單期損益表。

  3. 現金流量表輔導與股東權益變動表設定邏輯與文件提供。

  4. 產出交付標的。

  其中,第一階段的財務段輔導,令團隊印象特別深刻。會計總帳上線是交付的驗收標的,而自啟動到上線僅有兩個星期,時間緊迫。鼎新專案負責人清楚告知專案風險與急迫性後,原創專案成員積極配合顧問師輔導行程、完善事前準備動作,並嚴格要求監控專案種子的線上學習狀況。顧問師於Kick off會議後馬上進行輔導,與原創肩併肩偕同合作,在雙方團隊配合下,兩個星期內會計總帳系統成功上線、順利交付、產出四大財報(損益表、資產負債表、現金流量表及股東權益變動表)。

永續、共創 穩定再創階段任務價值

  輔導過程中,顧問師不斷提醒上線前與上線後的注意事項,以利順利銜接後續導入的進銷存模組。亦告知專案種子關於切立會計傳票與過帳產生報表後的稽核重點,力使專案風險降到最低。畢竟一個專案的成功,除奠基於專案穩定上線外,還要持續、穩定地創造價值,成長並不只因第一階段成功而停滯。未來原創的團隊更應隨時備戰,朝向後續的任務前進,思考進銷存模組如何在顧問師引導與溝通想法後,順利與會計總帳銜接;並利於HRM人事薪資與Easy Flow電子簽核系統顧問師順利獲取基本設定。一次成功,日後將大幅降低人工與紙張成本,間接創造企業利潤。

  第一階段任務期間,體會了原創全體團隊的用心與細心,跟隨著顧問師的建議與動作,產出系統建置、財報與階段結案報告書,打造雙贏局面,開拓永續、共創的第一步;透由後續不同階段的價值服務,讓原創看見更多的成效。

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