濟生製藥-因為鼎新的用心,所以濟生能放心

導入專案助企業e化成功

文:劉益慈

濟生化學製藥

集團控管

舊系統IBM AS400過於封閉,維護人才難尋覓

  濟生化學製藥早在民國81年即導入資訊系統,當時選用的是IBM AS400大型主機與平台,使用了超過十年的時間,濟生公司內部也因為系統不敷使用而有更換系統的初衷,除此之外,IBM也對外正式公佈,到2006年六月份,將不再提供相關的Services,若濟生要繼續使用IBM AS400,就必須自行聘請相關的人才來維護,只是IBM AS400屬於封閉性的系統,導致市場上有能力維護此套系統的人異常難尋,在諸多因素交叉影響之下,拍板定案汰換舊系統。

》濟生簡介,請參考 http://www.cscp.com.tw/

產品開放架構與顧問全力以赴服務態度是獲選關鍵

  跟一般企業導入的流程相仿,濟生化學製藥也是邀請不同廠商針對其需求提出建議,雖說IBM AS400系統有其限制性,但檢視業界其他現有資訊系統,IBM AS400依舊是最符合製藥業的精神與需求,即使日後導入新系統,還是必需將這些元素融入,這是日後輔導顧問遭遇最大的挑戰與困難,所以在簽約前的評估工作,其實顧問已需要花非常多精神做差異分析,多數競爭廠商對製藥業都缺少相關經驗,因此皆處於同一個起跑點上,決勝關鍵即在投入心力以轉化成對製藥界的專業;負責導入濟生製藥的主要顧問趙秀真回憶:「當初接到濟生的案子時,一開始真的一點把握都沒有,甚至到簽約後初期,我都還是覺得成功機率不大。」趙秀真顧問是鼎新TIPTOP最頂尖的導入顧問之一,常負責規模較大、或是產業特性特殊對標準產品較不適用者、及需大量客製化類型的專案。在濟生專案確定簽下後,鼎新也排定趙秀真顧問專責協助其導入,足見製藥產業挑戰性之高,「我在知道有可能接到濟生專案後,就開始不斷蒐集相關資料,希望勤做功課可以補足對製藥相關產業的不熟悉」,也許就是這樣一股執著的衝勁,在簽約前就充分表現出熱忱,再加上鼎新具有健全的服務體系,濟生才將導入系統委託鼎新。

濟生遭遇的困難多來自製藥業的產業特殊性

  製藥業係屬技術密集性的產業,且受到衛生機關嚴密控管,具有一般製造業沒有的特殊性與法令限制,所以一般資訊系統的標準版本往往很難滿足需求,而需要透過導入顧問的專業,將法令與製藥業精神融入在對系統的規劃中,再客製化來解決,大致有以下幾項重點:

  1. cGMP電腦確效(現代藥品優良製造規範):早期製藥業僅需符合GMP即可,現在尚須符合cGMP,其意義在於確保當使用電腦相關系統處理各種製藥有關事務時,不會導致產品品質不良或無法確保等不良後果,以確保藥品從原料、製程到成品都經過嚴格的評估;早期濟生使用的方式是使用自行開發的系統及word等文書處理軟體來控管,會有資訊不即時和且多人為錯誤的困擾,導入系統後不但資訊即時且大大降低人為操作錯誤。

  2. 完整的生產紀錄資訊:是製藥業特有的需求,是一套複雜的邏輯,連較符合製藥業精神的IBM AS400系統都無法產生,而是獨立用另外一套系統處理,要納入新系統中,很重要的ㄧ點是有彈性的設計,即每次開製令時,都是透過參數來變化,對鼎新來講是很有挑戰的創舉。

  3. 嚴格要求先進先出(FIFO):因製藥業原物料都需嚴格控管有效期限,以往總是發生批號混亂的情況,系統上線控管後,生產時間、存放地點等等都隨時在掌控中。

遇到問題高層必須適時強力介入

  過程中,趙秀貞顧問也曾因一些因素導致進度落後:「因為專案困難度過高,一開始完全以資訊部門作為窗口,但一段時間後,發現資訊部門與各使用單位產生些許的落差,使用單位也因舊系統用的順手而對即將導入的新系統產生些許反彈,以至於進度落後,還好當時劉協理(廠長)即時發現這個困難,立即進行各部門種子成員的再確定措施,且蘇董事長每次都在關鍵時刻做出正確決策,讓專案能順利進行」,劉協理也認為:「種子成員就定位後,隨即產生很大效用,狀況也越來越良好」。

濟生導入系統後各使用單位的具體效益

  TIPTOP GP有高於業界的上線成功標準-是須經由結算成本及產出報表結果連續三個月無誤,始認定為上線成功。當年預計ㄧ月一號上線的TIPTOP GP客戶多達12家,遂以結帳速度來進行評比,濟生第一個月是第三名,第二個月已名列第一名,這讓濟生蘇董事長及雙方辛苦工作人員備感欣慰。「濟生導入的整個過程,真像是在倒吃甘蔗」蘇董事長這麼形容,因一開始非常辛苦,上線後,各部門user都體會了一些實際效益:財務方面,因產業特性關係,銷售面發生折讓的狀況非常多,會計人員以往需要許多手工動作,導入系統後結帳速度明顯加快、準確度提升,現在僅需做審核動作,主管所需要的各式報表,也不需再用excel產出而以系統財務分析模組直接產出,蘇董事長這麼說:「每次經營管理會議,我就用專屬的”董事長報表”就可以看出各個環節;如現場、銷售、庫存、應收帳款等問題,並可以立即做出精準決策」生管與研發單位以往需要打兩套系統,現在徹底解決重工的問題;品管方面,所有檢驗程序都上系統,只須把檢驗結果輸入進系統,就可產出完整的檢驗報告,不需再手寫;而濟生在使用IBM AS400的時代因系統屬封閉架構,無法讓五個外部營業所使用,五個營業所不清楚各點的庫存資訊,經常發生重複投料與產銷不協調的狀況,而ERP的精神就在於資源共享,上線後,五營業所也同時使用這套系統,資訊透明化,訂單都即時上系統,減少許多庫存成本壓力。

未來計畫串連供應鏈,加速上下游回應

  為應付未來兩岸三地需求,基礎建設在硬體方面,濟生都以較高規格來評估,希望未來資訊系統的架構可保留擴充彈性,配合TIPTOP GP多語言、多幣別的設計理念,能夠協助濟生朝向國際化發展,在大陸廠成立後,可快速建置成在地化系統;除新系統外,濟生 蘇東茂董事長也積極推動其他資訊建設,面對消費性產品市場像是化妝品、保養品,濟生的網站就已建置線上購物功能;目前也積極進行供應鏈e化,現今上下游進行交易時,還是以傳統電話、傳真方式進行,繁複的往來過程不但效率不彰,且容易發生人為錯誤,「濟生TIPTOP GP導入專案已然成為製藥業成功e化案例,但若能將e化範圍擴及上下游,所帶來的效益應是遍及製藥業。」

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