朋程科技體現數位價值,創造營收成長

結帳天數縮短、工作效率及品質明顯提昇、加班時數減少

文:許珊珊

朋程科技

集團管理 內稽內控

朋程下一個目標:邁向世界汽車發電機市場第一大

  朋程科技成立於1998年11月17日,主要經營汽車發電機專用之二極體整流器的設計及封裝製造,該零件占其營業額最大比重,相較於機型較複雜,價格也較不具優勢的售後服務市場,其專注於新車市場的經營,目前約有90%的產量在新車市場,而在售後服務市場則透過代理商來經營。

  在2010年全世界6700萬台的新車市場,朋程有超過四成以上的市場佔有率,為該產業主要領導廠商,以歐美市場為最大宗。在全球約五到六家同型廠商中,台灣、日本、德國三地就搶下全世界80~90%市場佔有率。目前朋程的經營範疇延伸至另一項核心技術,為發電機裡的電壓調節器,期望透過在二極體的市場拉抬整體營業與獲利。

  對於未來的展望,朋程下一個目標朝向全世界絕對第一大,期望於兩到三年內達到市場佔有率過半,在全世界汽車發電機市場扮演主要的角色!

舊有系統的不足,隨著營運業務的拓展浮現新的IT需求

  朋程科技在2010年下半年導入鼎新TIPTOP ERP,在此之前曾導入友商系統,因系統不具彈性、非使用者角度思考、服務品質不如預期等原因,導致使用端產生很多的抱怨。何百忍總經理(以下簡稱何總經理)回憶初到任時,每月結帳需要15天,報表產出後更對資料的正確性產生質疑,甚至也同時發生系統與人工數字不吻合的狀況,因而考慮汰換系統。

  何總經理進一步表示,因為每家公司運作的需求與經營型態不一樣,軟體的設計需要具備彈性與可調整的空間,然而,過去系統並不符合需求、流程設計不佳、且在操作上有諸多不便,讓大家並沒有真正享受到系統的效益與便利性,再者,隨著公司營收的成長及產品的複雜化,人工作業與加班的日益增加,讓朋程不得不更換現有系統。

深信e化導入效益,積極推動系統的轉換

  何總經理分享過去在其他企業曾經歷一段痛苦的系統導入經驗,前後歷時9到12個月,過程當中資料建檔的錯誤,曾導致一連串的調整,同仁們為此加班,讓每個人壓力都很大,雖然如此,但導入成功後享受到成果,大家都覺得是值得的。因為藉由過去曾導入ERP之經驗,讓何總經理切身的感受到導入系統的好處,何總經理表示:「對管理者而言,若要等到每月15日才看到報表數字、發現問題時,通常已經來不及,便無法即時有效的因應!」董事長也表達對報表產出時間的困擾,希望借助何總經理過去的導入經驗,改善窘境,這也促成朋程與鼎新的合作機會!

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▲何總經理:「因為每家公司運作的需求與經營型態不一樣,軟體的設計需要具備彈性與可調整的空間」

全盤考量,慎選系統合作夥伴

  有鑑於過去導入的經驗,使得朋程在挑選系統供應商時更為謹慎,何總經理表示:「朋程選擇鼎新的原因主要有二,一為鼎新系統在國內使用的普及度跟公司的知名度,因鼎新具備豐富的導入經驗與及行業知識,及系統具備的擴充性跟相容性,可以減少系統導入過程中不必要的障礙跟困難。二為成本預算的考量,基於公司的規模與需求,鼎新較能符合朋程現階段的組織發展架構。」

  自2010年6月到10月系統導入過程中,朋程僅以現有的人運作,同仁的加班時數也並無增加,當朋程完成上線時甚至還懷疑系統真的要上線了,這其中關鍵性因素是內部同仁的投入與高階主管的支持。

系統導入的最佳典範-精實推動

  「這次的改變是沒有回頭路,一定要成功的!」何總經理提及,導入系統不僅是為了好用、方便的系統,也是減少重工,對朋程而言,導入系統同時也是企業體檢的機會,從討論的過程中,檢視流程與營運管理,採用計畫性的導入,排除導入系統的障礙,朋程的精實推動堪稱為系統導入的最佳典範!

成功導入的首要關鍵-同仁的投入

  何總經理笑說,或許是過去系統使用的痛苦經驗,早已醞釀了同仁們轉換系統的決心,所以過程中同仁完全沒有抗拒的心理,反而是感受到一股對改變的期待。但何總經也知道大家並未意識到系統轉換期間可能造成的困擾,及應該具有的心理準備,所以導入前的心理建設就顯得更為重要,因此何總經理在導入前向大家宣示導入的決心:一、只准成功不准失敗;二、快速上線;三、同仁全心全意投入。

導入過程的最佳支柱-主管的支持

  何總經理更提出一番獨到的見解,表示系統導入的過程中,主管的支持是一大助力,關乎導入期間的長短,尤其是在部門間溝通運作端產生的障礙,而非論導入成功與否。當同仁有困難時,主管應即時調整公司內部資源,給予最大的支援,是故,包括資訊主任、財務處長、業務處長、營運副總都是全力投入,給予立即性的方向或支援。何總經理以行動表示支持,全程參與專案會議與流程的討論,其表示以過去的經驗來說,如果主管不投入很多的討論都不會有答案,部門與部門間都會堅持自己的立場,此時一定要有主管做裁決或提供一般運作的邏輯的通則,大家也比較容易接受。」所以在投入階段給同仁清楚的概念與方向,也是系統導入順暢的關鍵因素。

關鍵因素:對的人、執行力,與適時的獎勵!

  另外,值得一提的是導入過程有經驗的IT人員的影響力,資訊部楊順全主任過去身為ERP系統顧問,明確的知道導入可能發生的問題,協助使用者在導入中縮短時間的浪費,同時扮演了使用者跟顧問兩個重要的角色。簡而言之,朋程成功導入系統的關鍵不外乎以下三者:對的人、執行力、適時的獎勵!

  針對適時的獎勵,何總經理說明,朋程在系統成功的導入後,特別公開表揚六位主要人員,甚至精挑特色琉璃設計獎盃,並辦了一場熱鬧又溫馨的聚餐,請整個導入團隊到高級餐廳用餐,以表達對所有參與員工的感激。何總經理更進一步表示,辛苦的導入過程對朋程來說只是個起點,導入後續的操作使用才是長遠的路,因為看到員工導入期間的努力,也明白適時的給予獎勵能產生激勵效果,公司小小的聚餐與表揚對團隊而言是無價的!

導入後的營運效益:結帳天數縮短、工作效率及品質明顯提昇、加班時數減少

  何總經理表示系統導入後的效益主要有三,第一是結帳天數大幅縮短,從過去十幾天的結帳天數縮短到三天,也達成董事長期許每月5號能拿到完整報表的目標;第二是工作效率及品質明顯提昇,朋程2010年與2011年的營業額共成長了近47%,但除少數工程人員以外,其他人員並未增加,業績成長帶來額外工作量均透過系統的導入而完成;第三則是加班時數明顯的減少,過去財務部門結帳時必須每天加班,甚至連周末都得到公司加班,包括生產單位、採購、倉庫、業務…等,月底忙著調帳與對帳,每月為了結帳的加班時數超過100小時,系統上線後狀況已明顯,同時也減少額外支出的費用。

導入後的管理效益:報表的正確性、應變的即時性

  何總經理指出,過去不管是生產、採購、或倉管繳交的報表,財會人員還需要一一確認數字,系統上線後,不僅資料正確、報表也具可信度跟一致性,如應收帳款、應付帳款、存貨包括原料材、製程成品等。再者,因為資料的正確性與即時性,部門主管可立即了解營運與財務狀況,進而即時因應。何總經理表示,朋程於今年啟動每月的P&L報表會議,過去因為資料的產出延遲,導致會議無法執行,現在每個月五、六號拿到報表順利召開P&L會議,公司管理的效益也大幅提升。

減少重工,提升工作效率

  就使用者而言,資訊部的楊順全主任表示:上線後剛開始同仁尚不熟悉系統的操作,但第二個月後,大多資料都從系統產出,不需額外人工處理。以製造部門為例,以往每月都需要透過人工產製月報,上線後大部分都可於系統上作業,無須再透過Excel人工處理。

展望未來e化佈局,加強現有系統的操作,一步步啟動e化導入

  對於未來的E化佈局,何總經理秉持著先求有再求好的想法,逐步推進。首先,希望同仁在系統的操作能更為熟練;再者,朋程除了導入ERP外,也採購EasyFlow電子流程管理系統、BI商業智慧、HR人力資源管理系統,預計兩年內上線;最後,則是希望能強化生管、物管到生產資訊串連的緊密性,發揮e化效益。

創造數位價值就是創造營收

  最後也訪問何總經理對於鼎新創造數位價值願景之看法,系統效益是體現在公司的經營、管理績效,與提升對客戶的服務品質,舉例來說,面對日本大地震,系統作業的立即反應,讓朋程在災情發生的兩週後可以出貨,緊急化解客戶的需求危機,其中管理是一大因素,但倘若沒有系統的協助是無法做到的,讓我們在面對客戶的要求可以反映得更快、更精準、更有效率,企業呈現營運透明化,也讓經營體質越來越好!

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▲感謝朋程科技接受鼎新電腦專訪。右起朋程科技財務部陳俊吉處長、何百忍總經理、資訊部楊順全主任、鼎新電腦TIPTOP事業部李姿儀顧問。

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