國鼎生物科技 - 整合資訊系統 串連物流管理

文:翁茂聯/陳曉萍

國鼎生物科技

企業流程管理

國鼎生物科技 堅持原則,始終如一

  國鼎生技成立於 2002年,秉持新藥研究開發,造福人類的宗旨,每年均投入數千萬元用於新藥研發。國鼎生技以台灣獨有的珍貴菌種萃取純化單一小分子化合物安卓奎諾爾® (Antroquinonol®),為台灣第一個自行研發並進入人體臨床試驗之成份,在國際大藥廠新藥研發的競爭環境中勝出,成為全球抗癌藥物研究的重要生技公司之一;國鼎期許自己除了要使台灣癌症病患有更多更好的選擇之外,也要造福更多的人群,對國家及全球有所貢獻。 
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▲國鼎牛樟芝菌絲體 國內第一家取得樟芝護肝健食品認證  資訊來源:國鼎生物提供


有效資訊系統整合 節省訓練成本

  國鼎生技導入鼎新的Workflow ERP系統時,搭配EasyFlow.NET電子簽核系統,善用二套系統的整合優勢,在導入之初就把重要的ERP表單設定電子傳簽一同上線,因此立即就看到EasyFlow.NET系統的效能。以往新進同仁進公司需花費2~3個月學習公司流程,耗費大量的學習成本與時間去開會討論驗收稽核成效,導入之後在推行新表單方面除了較為容易之外,也成功免去大規模的教育訓練時間。

落實流程標準化 改善組織溝通問題

  尚未導入系統前,內部無論是申請採購或其他相關表單,大多需透過總經理簽核後才能完成整個簽核程序,而現行透過EasyFlow.NET電子簽核系統導入,利用核決權限設定方式,落實流程標準化,內部簽核權限下放,使組織權責更加透明,也改善組織內部同仁之間的溝通與協同工作,使內部簽核速度變快,甚至以往不太容易抓出的流程瓶頸,現在皆可定期告訴同仁、長官流程簽核效率與平均簽核時效,以往經常發生的問題,如:因客訴單遺失而導致客戶嚴重客訴,現在都不復存在了。

縮短文件簽核時程 減少單據傳遞時間

  過去紙本簽核需要透過人工傳遞,平均時程為7~10天,現在藉由Workflow ERP系統與EasyFlow.NET電子簽核系統結合,只需在Workflow ERP系統介面上Key單,後續會透過自動化方式傳遞相關表單資訊至EasyFlow.NET電子簽核系統中自動跑流程,節省許多的人工與時間,此外也不會再跑錯流程,時程從原來的7~10天至現在只要2~3天即可簽核完畢。


表單名稱

平均每張表單結案天數

請購單

1.9天

銷貨單

2.0天

樣品出入庫單

1.9天

製造命令

1.9天

上線後部份表單簽核時效表 資訊來源:國鼎生物提供.鼎新電腦整理

縮短出貨前置時間 配送物流效率提升

  以往前端業務努力爭取到的訂單,常常因為人工繁鎖的簽核流程而導致交期延後。但目前由於電子化簽核速度變快關係,縮短出貨前置時間,相對的倉庫出貨配送物流效率層面也提升,平均2天內即可出貨,滿足客戶需求之時效。過去內部接單出貨,採購週期流程不順暢,嚴重影響接單時效,現透過ERP整合EasyFlow應用,系統明確的告知老闆們公司接單出貨,以及採購週期流程執行效能,用數據量化反應公司的流程瓶頸。另外,透過量化數據更容易溝通,還提供了一個平台讓全體同仁為了公司更美好一同努力。

表單、流程資訊透明化 改善人工管理的缺失

  國鼎吳豐任主任(以下簡稱吳主任)提到在沒有使用系統之前,常發現業務離職後將收到的紙本訂單留給公司,但因資訊內容有誤,或交接的紙本表單不見了,往往要經過好一段時間公司才會發現。現在表單與流程電子化後,管理程序、制度的推展都可利用系統讓資訊有效被紀錄,且讓主管能更方便即時掌控公司狀況,隨時調閱並檢核。減少了先前要翻箱倒櫃才能找到歷史關鍵資訊,現在只要一個click就可找出所需資料,並將它匯出Excel來分析,除了改善紙本容易遺失的缺點,也讓公司的資訊正確度提高。

精進管理 發揮e化效益

  吳主任表示,一開始公司完全沒有使用ERP系統的經驗,在上線之初,思考的是如何善用系統預設功能,讓使用者可快速熟悉使用,但後續在有使用經驗的基礎下,再往「新增自製表單」的方向走,規劃整體資訊系統佈局。2011年上半年度導入HR人力資源管理系統,未來無論是出缺勤、加班、排定班表或薪資計算…等,皆可利用HR人事系統結合EasyFlow.NET系統進行自動化管理,並讓HR專員不用為了計算薪資重覆KEY IN多套系統資料;2011年下半年度導入MPL行動簽核,期望更多的表單能透過系統讓流程自動化,提昇簽核效率,讓企業管理精進上發揮到最大的效益,做到真正的「精進管理」。

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▲感謝國鼎生物科技接受專訪 

左起國鼎資訊科技部主任吳豐任.國鼎工程師王俊傑. 鼎新顧問師林奕辰.鼎新EF顧問諮詢部經理翁茂聯.鼎新顧問師陳曉萍


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