千謄半導體 - 專案管控流程系統化,提升產銷效率、掌握風險管理

文:陳柔澄

千謄半導體

企業流程管理

千謄公司成立前,經營團隊皆有為半導體濕製程設備大廠代工之豐富經驗,1999年至2001以半導體設備代工支援服務業界設備商,2002年為服務半導體業界以及提供更完善之技術支援,成立千謄半導體設備製造開發有限公司。以濕製程清洗蝕刻設備及化學中央供輸系統為主要產品,服務業界。

  千謄為跨足於LED行業,於2009年專為LED廠所研發出全新「三合一」機台,可同時進行表面粗化、LBR及 PSS三道製程。此高溫側蝕刻機適用於LED上游及中游,有月產能10萬及5萬片兩款機型,根據來自生產線的數據,此設備依此二種技術各可提升LED晶粒亮度達10%及30%,日產量更高達3,000片,令業界趨之若鶩。與動輒數千萬的電漿設備比較,千謄的磷酸蝕刻機售價僅為三分之一,產量卻達8倍之巨(每月3.2萬至5萬片)。此設備已全面為兩岸LED大廠使用,中美晶、廣鎵光電、鉅新科技、兆晶科技、上海藍光、同方光電、同輝光電、神光安瑞…等磊晶、晶粒廠、國內外各家TFT、LCD、製造、加工、代工廠、國內外各家晶圓、製造、加工、代工廠…等半導體業都是千謄的客戶群。

  千謄憑藉著豐富的經驗、專業的技術,為業主提供設廠所必須注意的事項,以避免因不當的設計或步驟而造成的各項損失及資源浪費,使廠商能透過最有效率的方式順利設廠成功。其他產品有:供藥及廢排放櫃、多段式降溫緩衝槽等附屬設備,以及超音波自動清洗機、治具及乾冰清洗機、晶圓及光罩清洗機、全自動蝕刻/顯影/去光阻機等。

人工追查專案進度,費時費力,效率不彰

  千謄主要的營業項目是:「半導體設備製造開發」,顧名思義就是設備客製化,為客戶量身訂做的結果是每個專案都是全新的,未曾設計製造過的,再加上同一時間會有數個不同的專案同時進行,專案進度跟催就是一大負擔。

  因此,從業務接洽客戶、報價、接獲客戶的訂單開始,內部ERP系統就會先成立專案代號資料,用專案代號紀錄與此專案有關的所有交易過程的資訊。一年約2~3百個專案,從立案到專案結案平均週期約2~3個月,一個專案大概有50~100張工單,一張工單大概有50筆材料項次。

  各單位都為了要掌控每個專案的最新狀況,都需額外耗費很多時間及人力,人工整理專案資料做流程進度管控表,及相關的統計分析管報,當發現人工整理的資料有問題時,想要追查問題,又得再花費更多的人力跟時間去追查整理出有問題的明細單據。人工整理的EXCEL統計資料無法直接與ERP系統串連,造成的資訊斷層及管理效率不彰是千謄想導入鼎新V-Point系統的主要動機,希望藉由導入鼎新V-Point EIS主管決策系統,能建置一套符合千謄各單位所需的管理分析資訊平台,藉由V-Point系統連結ERP取得即時的管理資訊,徹底解決管理分析資訊與ERP系統資料斷層問題,希望讓專案進度掌控更加順暢,能讓各單位省下人工整理的時間,進而能提升各單位的工作績效及公司的競爭能力。

有經驗豐富的主管,主導系統開發,是系統上線成功的關鍵因素

  鄭進男 總經理及林慧俐 經理(老闆娘)從事半導體設備製造開發已經超過二十年的經驗。總經理主要管理重心放在研發單位,除研發以外的單位都由林慧俐經理負責管理。林經理擁有豐富的產業實務及管理經驗,在V-Point專案啟動輔導前,林經理已經構思準備好預計要開發的需求管報議題,V-Point導入期間千謄因一直找不到合適的專職資訊人員,又林經理本身工作業務繁忙,與顧問師商議之後決定調整導入模式採行由顧問師駐場與林經理一起合作開發的方式進行。由林經理提出管理議題及主要分析的資訊內容,顧問師協助開發設計分析模型及報表,待主要的分析模型及管報結構完成後,再與林經理一起做資料驗證檢核測試,順便進行報表欄位及版面設計、查詢過濾條件…等等細部的報表內容格式調整。列舉幾項開發完成的管報需求如下:

一、透過串查功能,提升產銷協調工作效率

因為千謄是屬於接單生產,「如期交貨」是生產管理的重點,生產過程中各環節的銜接特別重要。舉例說:一張訂單平均展開六十張工單、三千多項材料,每天平均約有十張訂單同時交錯排產。生產單位必須隨時掌控每張訂單的工單生產進度,以及注意需材料庫存領用備料的狀況,才能如期準時生產完成。

  利用V-Point系統設計讓生產單位,可依客戶、訂單編號這二個角度做為查詢條件,查看某張訂單之所有製令工單生產狀況總表(報表提供的資訊有:已發料量、已生產量、未生產量、預計生產日…等資訊)。在總表上若想針對某張工單查看該張工單用量明細,即可串連開啟工單用料明細表查看(報表提供的資訊有:料號、需求量、領料量、未領用量、現有存量…等資訊),在工單用料明細表中,可針對特定一項材料品號,接著往下查看該材料的請購單/採購單/進貨單的數量及單據日期…等明細。

  以前碰到客戶追查訂單生產進度時,生產單位需要花很多時間才能回覆進度狀況,業務單位要生產單位給一個確定可以交貨給客戶的日期,又是一大挑戰。因為一張訂單有很多工單及工單材料明細,材料備料狀況又要逐項追查採購/進貨單及庫存存量狀況,最後才能預估預計可完成的日期。生產、採購、庫存 單位每天除了忙日常的工作以外,平均每天大概要花20%的工作時間,去追查這些訂單的生產狀況,及生產備料狀況。現在生產採購、庫存 單位可以透過V-Point系統訂單串查的功能,隨時可以掌控訂單的生產及材料備料的狀況,同時也減少了業務單位及生產單位經常為了追查訂單生產進度召開的臨時會議次數。

二、分析客戶帳款收款狀況,對收款異常客戶進行風險管理

因採主要訂單都是採行專案接單方式生產,應收帳款的催收特別需要留意監控,訂單通常會區分訂金、交貨、驗收尾款的三段收款方式,用V-Point系統設計可透過專案代號可查看專案的訂金應收/已收/未收款,訂單金額、已出貨的金額、銷貨已立帳的應收/已收/未收款金額,以及客戶催收帳款的處理狀況…等資訊。以往這些資訊都是透過人工EXCEL方式整理,只能每週整理一次,現在透過V-Point系統每天都可以做客戶應收帳款分析,有收款異常的專案也可以提前通知業務協助跟催帳款。財務單位透過客戶應收收款狀況分析,也可以主動提醒業務單位,針對收款異常的客戶進行風險管理。

三、專案成本及費用分析

專案費用表可以BY專案分析查看各項專案費用金額(例如:進口/出口費用、營業運費、營業保險費、出差費用…等資訊)。專案成本表可以BY專案分析查看廠內生產工單、重工工單、委外工單之領(退)料數量及成本、託外加工費用…等資訊。當發現專案成本或費用分析表的各項成本/費用佔比有異常時,可以查看交易明細,找到權責單位了解問題。原本ERP只能分析產品的收入、成本、毛利。透過V-Point系統實現可以BY客戶及專案代號分析,讓經營層更能清楚掌握營運各環節需要加強注意的重點。透過標準及實際成本的分析,可找出問題專案,提交研發、生產、採購…等單位進行專案成本管控的改善及問題檢討。

期待更多主管參與,讓e化管理落實深根到全公司各單位

  林經理說:「V-Point系統要能夠成為符合企業內部主管心中好用的分析管理系統,一定要有熟悉公司各單位管理的主管參與,主管要能主動提出需求,並且能在現有ERP系統中找到有用的管理資訊,才能透過V-Point系統工具協助設計出符合主管所需的分析管報。參與系統開發到系統上線,就像品嚐自己親自栽種的果樹結的果實,過程雖然辛苦,但當品嘗到甜美果實時,會有無比的快樂及成就感。」隨著企業的成長及大環境改變…等等外在競爭壓力,必須定期檢討調整各部門的作業及管理流程,才能讓企業的保有領先的競爭能力。未來千謄打算培養專職的資訊人員,能熟悉承接這套系統的維護工作,往後公司有新的管報需求,就可以請各單位主管提出需求,交給資訊人員自行開發,讓e化管理落實深根到全公司各單位,希望能協助更多主管,體會到親自參與經歷專案開發、上線的樂趣及成就感。


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