西北臺慶 - 觀念躍進,系統三改也勢在必行

文:劉禾鍹

西北臺慶

集團管理

西北臺慶科技成立於1975年,初期以生產磁性材料與電感及變壓器用之鐵芯起家,逐漸轉型成長為目前國內少數能夠提供各種不同用途之電感元件的專業製造商,擁有超過35年以上的開發與製造經驗,「掌握關鍵材料」就是西北臺慶的核心能力,從開發到生產,西北臺慶始終提供快速及符合客戶需求的服務,同時致力於產品設計及品質能力的提升,提供客戶最佳的電感元件供應與技術服務。

集團體系擴大,系統更要升級 ── 當鼎新來敲門

  西北臺慶集團除了台灣地區外,尚包含大陸地區三個子公司。台灣方面,過去已有兩次系統導入的經驗,多套系統共用,成本結算是使用Excel作帳,隨著公司規模日益擴大的腳步,高階主管意識到舊系統的諸多限制,已無法負荷公司龐大的資料管理,也偶有同仁抱怨反應舊系統不敷使用,故開始評估導入新系統。

  在一次偶然的機會與鼎新接觸,深知系統對企業營運具有重要影響力的謝明良總經理,在鼎新業務的催化下,從此搭起西北臺慶與鼎新TIPTOP系統緣分的橋梁。

  資訊部門的張秀美課長回憶起與鼎新的合作歷程:2009年11月決定使用鼎新系統,12月簽約,隔年1月Kick-off後,共花了9個月讓西北臺慶順利上線,目前被視為最艱難的第一階段任務已經算順利完成,亦陸續完成2個大陸子公司,以及還在進行難度較高的子公司慶邦廠。

透過鼎新系統導入,要讓西北臺慶一步到位

  西北1.jpg謝明良總經理說到,當時考量了國內多家系統,各有優缺,先是考量鼎新電腦品牌知名度及在台上市櫃公司的市佔率高等因素,加深對鼎新的信賴,再者,因西北臺慶已在十年前即有上市櫃的計畫,同時考量鼎新在IFRS議題上的領先投入與專業輔導經驗,亦擁有豐富的顧問背景與資訊,綜合考量以上諸多原因,最後選擇導入鼎新TIPTOP,謝總經理也希望就趁這次換系統的機會,檢核企業流程,重整營運管理,讓公司一步到位。

  目前西北臺慶除了人事系統外,其它皆已改用鼎新系統整合,資訊部張秀美課長表示,過去資訊人力薄弱,資訊部僅三人,因此工作量頗大,尤其需要面對與處理每位使用者林林總總的問題,時常分身乏術,導入鼎新TIPTOP後,公司人數已由300人增加到現在的500多人,資訊部門也增至6人,其中包含了寫程式的人員,更是加速上線成功。就秀美課長過去了解,ERP是八二理論,通常僅八成是可馬上使用,剩下的兩成是需要經過修正後,發揮其最大效益,過去我們對系統的要求常常是能用就好,但現在大家有共同的目標就是不斷優化再調整,在這過程中也明顯感受到團隊的向心力。

只要人願意改變,事情就成功一半

  在西北臺慶服務20多年的秀美課長,在經歷了前兩次系統的導入經驗,再加上此次鼎新TIIPTOP導入已是第三次,參與過公司大大小小的會議,因此深知各部門在對系統的使用與接受度上,都會面對許多問題與挑戰,其中最大的問題還是在於『人』。秀美課長也大方分享其在導入過程中扮演的角色與經驗:先將導入計畫行程排出,落實至各個部門,透過定期檢視、督導及檢討推進計畫;在時間管控上,善用激將法,透過表揚進度表現優異的部門,來鼓勵、激勵較落後的單位,激發其榮譽心。

  秀美課長說,鼎新的系統其實蠻容易上手,僅需再作一些客製微調,技術不會是問題,但人在面對改變時通常會習慣抗拒,而只要人願意改變就成功了一半,因此重點在於如何說服同仁接受,例如過去的報表僅有兩成可用,我們必須將過去熟悉的報表依重要性分等級,這過程很辛苦,每個單位有自己的立場,可想而知的是我們必須經歷痛苦的適應磨合期,儘管保守、反對的聲浪仍會浮現,但這都只是過程,高階主管在此時更需要扮演溝通的橋梁並且穩定軍心,與員工站在同一陣線給予支持,表現改變的信心與決心!

高階主管一路扶持相挺  導入系統勢在必行沒有退路

  秀美課長尤其感謝謝總經理在這辛苦的導入過程中,充分表現對專案執行的重視與支持,讓同仁從難以接受到欣然接受。謝總透過每次會議的參與,了解員工心聲,主動溝通問題,讓同仁感受到認同感與向心力,並在重要決策時給予方向,且毫不吝嗇的給予資源與協助,更讓同仁了解導入系統是勢在必行,沒有退路!西北2.jpg

  做好成本管理,重點在全體的參與,而非單一部門,在大陸子公司導入過程中,人員在操作新系統時對於增加工作的負荷,加上完全沒有導入系統的經驗,且缺乏e化概念,就表現得相當排斥。另外,人員流動亦是擔心的問題,這也增加了一次上線的難度,反觀台灣地區員工普遍接受度高,當然大幅增加成功機率。

培養出同仁成本觀念與精準度  財務業績hold的住

  西北臺慶在成本結算方面,一直很希望可以一統過去多套軟體的作法,在多家系統同時使用所遇到的問題是,經常因為資料庫在不同位置而需個別重新輸入,且當遇到系統有所缺漏又再用其他系統補強,更徒增使用者的困擾。為了考慮使用者便利性與資訊整合,西北臺慶導入TIPTOP系統做彙整,尤其在底價控管上,過去由於不知道底價,致使同仁無成本概念,報價容易隨客戶起伏,現在使用報價控管後,負責單位會定期審查,若有調漲會在系統上做及時的修正,確保同仁掌握正確底價,有了材料成本概念,在加上高階(處長以上)主管卡關,同時也結合服務客戶為原則,又兼顧幫公司爭取更多訂單。

  就管理者的角度而言,給予同仁正確的觀念是最重要的,透過嚴謹與精準的控管,讓同仁做事更加精細,同時管理者在即時性的資訊上,更能對各子公司的財務資訊快速取得,一目了然。

成本結算天數縮減  更快找到問題調整策略

  前面提到的成本結算,在過去因為結帳作業的繁複,經常是在20天後才能取得報表,使管理者無法及時了解毛利或營業額所反應的問題點,進而也降低對公司營運的掌握度,然而由於系統的提升,大幅縮減成本結算天數,再加上成本人員過去就有用過鼎新系統經驗,更是加速操作,與過去相比至少提前10天看到全集團的報表產出,更立即發現問題點並做策略調整,讓謝總經理十分滿意。

  謝總經理將BI視為導入的第二階段,考慮到目前還未將集團系統串聯起來,尚有部分資料需透過鼎新系統load出、加工後,才能將所有資料接合,後續導入BI後將所有資料串連在一起,相信一定可幫助資訊取得更加即時,隨時可帶出預先設定好的常用資訊與欄位,幫助管理者即時掌握各分公司的狀況。

換系統也要換腦袋  觀念改變讓企業思維重組

  在問到對導入鼎新系統前後,感受到最大的差異時,謝總經理表示其想到的是同仁觀念的改變!通常這是管理者最渴求但也往往是最難的目標,企業裡通常還會存在觀念較傳統的部門,缺乏積極性、對數字要求也較模糊,然而在透過系統與e化管理的過程中,提升同仁對資訊的精準度與成本概念,有助資訊的真實呈現,利於控制成本,加強對子公司的掌控,在各部門亦有顯著成效。舉例來說:

  晶片部門:其中很重要的原物料──銀漿,去年至今年成本上漲迅速驚人,隨原物料上漲導致成本提高許多,在系統輔助下,我們迅速透過成本分析找到導致成本忽然提高的原物料項目,並看出製造過程是否有不必要的浪費,找出製程改善點,員工有了成本概念,成本可細緻到每個item、每張工單,又可量化,尤其大多數商品體積小,不好控制,有了系統幫助則更容易控管。

  信用控管:信用控管為公司上市櫃主管機關非常要求的部分,經過這次系統導入可達到要求,控管客戶信用額度,亦藉此機會了解過去的問題,更加完善。

  營業部門:增加了『指送欄位』,由於西北臺慶公司的客戶多是貿易商,我們可透過『指送欄位』將客戶需要的商品直接派送給下游客戶,為客戶提高便利且貼心的服務。

  製造部門:由於工作指導單相當複雜,所以在管理面的客製過程十分辛苦,以前作業時生產與財務面分開,須做兩套系統,就西北臺慶而言,盤點部分是由現場人員key-in,透過系統增加即時性,很多工作事項指導我們再透過改寫來增加即時性。

  研發單位:在TIPTOP系統導入後,對研發單位最大的差異是送樣控管,由業務登打,研發結案來做串聯,可以by客戶、by Item持續追蹤,掌握產品送出與送回的時間點,利於確實做好承銷追蹤。透過品名統一,可更精實改善過去的問題,甚至提高商機,在競爭者當中提前排序,依客戶的計畫放量,掌握未來的訂單進度與營業項目估算。

  隨著量化控管,藉著產品線與送樣件數的增減變化,可了解全球經濟趨勢對我們造成的影響。

明確策略方向 不讓部屬做白工

  謝總經理說:導入成功的關鍵不只是導系統的人,也包括了主管,這必須是全員全心投入,若沒有明確的政策方向,底下的人只是做白工,無論如何都是圍繞著「人」。導系統需要一鼓作氣,按照時間表的計畫,適時的給予時間壓力,過去曾一時心軟延緩時間,但這反而讓大家需要從頭再來過。

  最後,秀美課長對導入系統的一番比喻讓在場的大家附和連連,其表示導入系統的過程就像在懷孕一樣,一開始很緊張難以接受,初期也會感覺不適,在這段歷時9個月的導入過程中,需經過許多陣痛期,上線後還要如照顧新生兒一般悉心呵護。連謝總經理都說這形容真是貼切極了!公司年齡越長,更換系統的難度就越高,還好有謝總經理一路支持,參與決策過程,也同意加派人力,讓大家更有信心面對接下來的挑戰。

完整ERP II  全方位迎戰

  西北臺慶目前尚有部分未完成上線,預計再花一季時間讓全集團TIPTPOP上線完成,接下來還有BI系統推導、Easyflow也要加速導入、另外APS也在計畫中,期望未來1至2年在鼎新全力支援與輔導下,可以讓西北臺慶的ERPII越趨完整;另外,鼎新自2009年即開始投注心力在IFRS領域,也期望可提供其他企業輔導的成功案例,繼續提供西北臺慶往後在面臨IFRS上路後的因應方案。

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感謝西北臺慶接受鼎新電腦專訪。

左起為西北臺慶資訊部張秀美課長,謝明良總經理,鼎新電腦洪聖閔顧問。


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