吉鴻電子 - 擺脫舊制系統,辨識技術讓世界看見真偽

文:劉禾鍹

吉鴻電子

企業流程管理 財務會計管理

位於台北市內湖區的吉鴻電子創辦於1980年,成立之初以大型電動遊戲機的研發及製造為主,在累積了多年的經驗並結合專業技術後,成功轉型進入紙鈔接收及紙、硬幣辨識器,並成為全球知名的貨幣接收及防偽辨識系統研發製造商。全系列產品皆在台灣設計、生產與製造,廣泛應用於自動販賣系統、博弈系統、娛樂機台、售票繳費系統、身分辨識系統與互動機台…等,優良的品質與服務獲得客戶高度肯定與信賴,其研發技術與製造能力亦符合歐美各國的嚴格規範,通過ISO、UL及CE等認證,可見吉鴻電子致力於高水準品質管制流程的用心。

  吉鴻電子自行研發製造的產品具備功能齊全及操作簡單的特性,便捷易使用及高品質的優勢,已成功行銷到全球數十個國家,結合了位於歐洲、美洲和亞洲等各地的分公司與經銷網路,更加掌握市場脈動與最新技術,致力於滿足客戶需求。

產品少量多樣化,客製需求大

  吉鴻電子的產品主要與各國貨幣有關,貨幣又有新舊版本等許多變數,產品少量多樣化,因此客製需求大,無論軟、硬體、機構皆自力研發,在這樣的產業流程與管理上,更加強調透過完整的資訊系統,以利在軟體版本控管、製令彈性調整,以及產品序號控管…等各方面均期望達到內稽內控的效果。

舊系統跟不上企業成長腳步,鼎新的永續服務脫穎而出

吉鴻1.jpg過去,吉鴻所使用的舊系統,由於資料容易修改,易有弊端,前後段流程勾稽薄弱,且產出報表無法選擇離峰時段,曠日廢時,隨著吉鴻電子的不斷成長,舊系統的功能終於無法再負荷逐漸擴張的企業需求,不再支援維護,只好面臨撤換。

  今日的受訪者之一張永隆顧問,特別強調:由於張永豐總經理十分明白選擇適合自己企業特性的ERP系統,對企業的影響與效益,因此希望藉著系統更換的機會,重新調整企業流程,在多家系統的評估過程中,吉鴻電子看重在系統供應商長期服務能力與穩定性,而鼎新的系統與國外廠商比較起來,在價格上有明顯的競爭優勢,且考量當時評估需求:一、『能滿足需求』,二、『可延伸擴充』,三、『價位合理』等三方考量,鼎新電腦無論在永續性的企業規模、市場佔有率、服務口碑、專業輔導經驗與技術,均給予吉鴻電子『長期穩定提供優質服務』的保證與信賴,因此在張永豐總經理與王明香副總的大力支持下,也締結了鼎新對吉鴻電子的一次的託付、終身的責任!

走過系統轉換艱難,同仁從排斥到依賴

  吉鴻2.jpg吉鴻導入新系統的過程十分辛苦,因為過去龐雜繁瑣的料號未符合管理機制,必須重新編碼與定義,這樣一來,在各部門流程的任務權重上均需重新分配。除此之外,有鑑於舊系統在報表產生上的耗時與流程弊端,吉鴻電子更期望透過已定義好的規則,來確保資料的正確性,才能有助於提供決策者的效率與管理方向,在企業流程上更需重新調整以強化體質。

  然而辛苦總會帶來豐碩的果實,吉鴻電子在內控上有了很大的改善:

  1. 報表排程自動化後,不需等同仁下班才可進行

  2. 數據資料也因正確性提高,減輕了財務同仁核對的負擔,縮短工作時間

  3. 品質管理導入系統,更能管控產品品質

  4. 因電子簽核均有固定流程,公司同仁由上至下更清楚表單流程

  5. 各關卡因有紀錄,有跡可循,有憑有據,責任歸屬清晰

  6. 關卡的嚴謹,可有效控制成本、不會因為領料過程的管控不當,造成資源浪費

  7. 逾時警告改善簽核時效

  8. 資料再利用率,大大簡化了固定而重複的繁瑣程序

  9. e化後的電子表單流程更減少了紙張的使用,環保不浪費

  10. 同仁由排斥系統到依賴系統

  過去的舊系統僅單純進銷存,生產管理制訂排程皆較缺乏,管控不佳,須採人工算料,不但容易錯誤也耗時耗力,導入鼎新系統後,大幅降低投入成本,不但使製程更有規劃,亦提升同仁工作效率,達到事半功倍之成果。

高階主管的支持與破釜沉舟的決心是系統成功轉換的關鍵

  許多企業在新舊系統轉換時,使用者在心態與使用方式都需適當的調整,當然吉鴻電子也不例外。同仁已習慣將舊系統的操作方式與運用邏輯套用到新系統上時,便經常會抱怨反彈:『舊系統都這樣做,新系統為何不行?』、『新系統比較麻煩,舊系統還比較方便好用…』,此時經營者更需了解到,過去就是因為舊系統不夠嚴謹,沒有關帳凍結的概念,過大的修改彈性,導致資料勾稽困難而容易產生弊病,唯有透過新系統在各流程的嚴謹把關,才能克服過去總是報表資料有誤的問題。

  資訊課陳重鳴副課長提到:吉鴻電子剛開始導入系統時,為了降低新舊品號轉換對使用者的衝擊,延用舊品號編碼規則,忽略了重編品號的重要性,反而耗費更多時間,因此有了新的體悟:『不要急著上線,應該內部先做好編碼調整,才可降低導入阻礙,讓導入如期上線。』

  新系統的導入過程雖然辛苦,但在透過不斷的教育訓練,以及資訊課以實際案例的操作說明,加上時間及耐心,讓所有使用同仁皆可慢慢習慣、上手。

  吉鴻電子給予各系統需做轉換的企業一個重要心法:在導入期間,張永豐總經理與王明香副總等高階主管的全力支持與破釜沉舟的決心是成功的關鍵。當任務分派出現衝突,各部門或多或少都有自己的立場與堅持,此時高階主管便是仲裁者與協調者的角色,應迅速解決衝突,讓專案順利進行。

  同時顧問輔導與同仁的配合,亦是成功的重要因素,具有豐富經驗的鼎新顧問可解決使用者的各疑難雜症,讓使用者願意配合,一改過去操作方式去執行工作任務。以及對專案成員的充分授權與信任,在全體有一致的目標與共識下,才能讓系統成功導入,順利上線。

新系統提升工作效率,營運狀況精準掌握

  吉鴻3.jpg在克服新舊系統轉換的過程中,吉鴻電子逐漸看見導入鼎新系統後的效益,尤其對財務單位而言有相當顯著的效益,除結算成本迅速正確,大大縮短了作業時間,減少加班率,報表的及時性,也讓經營者更容易掌握公司營運狀況,提前了解成本、製令與進出、銷售業績,有效控制各環節的問題與掌握,並提早做出因應與準備。經營決策者最重視的便是資料的及時性與正確性,這可提高對公司營運狀況的精準掌握,做出正確決策的依據。

  對中階主管而言,系統提供的逾時警告可改善簽核時效,流程過程有記錄,使管理者更能掌握部屬執行任務狀況。

  對一般使用者,系統的防呆機制,可減少前端資料輸入錯誤,固定流程環環相扣,讓每位使用者均更加清楚表單流程。

吉鴻與鼎新共同攜手邁向全球佈局

  三十多年來,吉鴻電子持續不斷精進自身技術與研發能力,同時致力於將其頂尖技術與產品做完美結合,以提供客戶更優質的世界級產品。吉鴻電子知道,唯有佈局全球,深耕既有市場,同時拓展全球經銷、物流與服務網路,才能在不斷變動的經濟環境以及競爭激烈的市場中取得領先地位。

  鼎新電腦身為吉鴻電子的長期合作夥伴,對吉鴻電子欲建置全球化即時維運系統的方向一致,並期許透過鼎新累積多年的輔導經歷,不斷提供產業與行業別經驗、制度建置流程的資訊分享,以期許吉鴻電子加速上線程序,持續整合制度,陪伴吉鴻電子的全球多角化經營,共同精進成長。

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感謝吉鴻電子接受鼎新專訪,團隊間相處融洽, 感受得到吉鴻電子同仁間和諧互助的工作氣氛。 左起為吉鴻電子資訊服務組張中杰組長、資訊課陳重鳴副課長、蕭登州特助、財務人員吳淑惠,右為鼎新電腦北區整合輔導事業部王詩茜經理。


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