中台資源-攜手做環保,資訊e起做

文:黃子豪

中台資源

企業流程管理

中台資源科技股份有限公司經營含汞廢棄物處理、廢照明光源資源回收再利用等綠色產業,秉持著維護自然環境的信念,堅持資源再生的理想以達成永續經營之理念,朝向更多元化方式前進。與母公司「中國電器公司」形成照明光源之製造生產及相關電器產品之銷售,與廢棄回收之完整循環體系,引領環保產業新潮流,創造綠色產業新氣象,為地球資源循環利用朝向零廢棄目標而邁進。

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企業內部資訊e起做

  中台資源科技股份有限公司經營據點台北、新竹廠(含汞廢照明光源回收處理廠)、桃園二廠(廢照明光源、含汞廢棄物、廢玻璃及廢CRT玻璃回收再利用處理廠),在短短八年不斷擴廠,近四年也陸續通過國際ISO及國家相關認證,葉俊顯總經理認為在管理上:『人是不斷在變的,然而制度是不能變』,制度的落實就相當重要了,制度的執行有賴於人來管理,然而人的管理卻往往會有所疏失,以至於制度執行力不足,因此思考是否能籍由系統規範來限制減少人為失誤,以達事半功倍。

  過去在中台資源,內部資料皆以人工方式進行加工大量處理成為有用資訊,卻因此要耗費大批人力進行彙整及資訊傳遞,大大減少執行效率。人工處理資料過程中,常為了『便宜行事』導致問題產生後難以追蹤管理,綜合上述問題,決定透過系統解決制度及效率問題。

  遴選系統過程中,中台資源同仁認為系統完整性、擴充性、整合性這幾點是相當重要,也希望經由系統完整性,將當前中台資源欠缺及不足的制度,透過系統架構建置完整一套內稽內控制度。對於系統功能擴充性,能夠提供使用者自主管理設定,依據中台資源內部制度設定出公司流程規範,以便日後因應公司擴大調整。系統整合更是不能缺少,以發揮系統資訊透通,資訊整合的即時性。

  中台資源近期積極準備IPO(Initial Public Offerings),系統也需符合IPO規範,以利會計師進行稽查更加便利,經過多家系統評估後,最後選擇鼎新電腦資訊系統。鼎新ERP、BPM導入經驗豐富,且是台灣ERP第一大品牌,讓中台資源對系統上線更加有信心。

改變,才能力爭上游

  舊系統大部份資料處理皆是人工進行,較無規範,使用者可自行調整數據,以至於事半功倍虛耗人力,然而習慣成自然,因此在系統輔導上線初期,使用者面對不熟悉系統環境,系統流程更加嚴謹,使得只知其然不知其所以然的使用者而有所排斥。 
因此在輔導過程中,鼎新顧問以及稽核陳弘榮經理,進行說明系統程序重要性,透過系統完成公司所需數據,以減少人工作業,並確保資料正確性,讓使用者更加有信心上線使用。中台資源同仁相當負責,對於系統功能不熟悉的部份,在系統操作上會有所顧慮,而影嚮執行進度,稽核陳弘榮經理便以由淺入深說明方式進行系統功能解說,更貼近使用者操作習慣,減化操作步驟,漸漸改變習慣,改變操作,進而改變觀念落實新制度。

系統管理速度決定團隊的效率

  跨區管理是中台資源一大難題,台北、桃園、新竹資訊皆透過傳真、E-mail方式傳遞,並需再次確認核對資料,對於資訊追蹤管理是相當費工耗時。

  「過往沒有良好的資訊系統規範,送審紙本表單時就常發生漏簽、人為錯誤或是耽誤時效等,公司單據流程甚多,許多人根本沒辦法記清楚正確流程,也有可能會未依授權權限簽核。」稽核陳弘榮經理說:「透過導入鼎新EasyFlow的時候,將所有的疑問流程,透過各部門溝通協協調訂出詳細步驟,依據系統設定,進行分級權限管理,再讓系統流程來管控,現在什麼都依照鼎新EasyFlow上的流程規範執行,過去的紙本作業這些問題現在就不會再發生了!」。系統管理速度是決定執行率重要的管理工具,透過系統了解流程瓶頸(如圖一),進而改善流程、優化流程。

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▲(圖一)

重複人工是時間的殺手

  當初中台資源導入EasyFlow的主要目的,即是和鼎新WorkFlow ERP、HRM人事考勤的高度表單整合,能夠輕鬆銜接、隨插即用,省去資訊人員對於複雜異質系統整合設定,同時降低人工作業時間的比例;例如人事出缺勤請假、薪資等都自動化管理,主動由系統帶出資料庫中的紀錄,毋需重複填寫相同個人資料,加上在資料整理與統計上已經由EasyFlow取代人工,可以節省大量人力成本,轉將後勤人力投資至教育訓練或人力規劃,發揮專業應有的價值。

  除了與ERP、HRM系統整合上的便利性之外,人員查詢各廠資訊,透過系統即時查詢,大幅減少公司和工廠的文件資料往返和電話溝通上所耗費的時間,不論請購、採購或請假表單,在流程進度上都能一目了然。

對於未來最好的策劃,就是當下立即執行

  未來中台資源將持續透過e化來解決企業內部溝通不順,人工處理誤差大,經營管理上的訊息流程緩慢,與降低在經營上風險,簡化了企業管理流程,使企業經營活動趨於透明化,提高市場競爭能力。做到真正的「精進管理」,節省大量人力成本,發揮應有的價值。也希望能夠過ERP導入協助提升企業營運。目前已規劃用印申請單、合約審查單…等,公司內部最重要行政表單,預計會陸續上線使用,深化應用進而改善並提升公司部門之間的效率,以因應大中華地區管理與環境變化所需。

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▲感謝中台資源科技接受鼎新專訪 
(左起)鼎新電腦EasyFlow顧問林巧琄、中台資源稽核陳弘榮經理、
鼎新電腦EasyFlow顧問諮詢部黃子豪經理


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