Dee Noon億潤企業運用ERP 實現財務生產一體化管理

文:李孟純/駱嘉敏Lok Kah Mun

東南亞 企業流程管理 生產製造管理

來自馬來西亞的家具製造商Dee Noon Corporation Sdn Bhd (以下簡稱Dee Noon) 成立於2006年五月,身為董事長的Mr. Kang 與其團隊,發展了一系列優質的居家產品,例如臥室家具、客廳家具、廚房家具…等,銷售至全球約20個國家,例如東南亞、亞州與歐洲各國;近期更突破每月70個貨櫃的出口量,除了自製家具外,他們還為內銷市場提供OEM服務,為當地賣家提供製造內鑲式廚櫃。

Dee Noon家具提供的服務,讓顧客可以根據喜好訂製修改規格,研發部門亦根據不同國家的當地文化來製作產品,例如專門為印度打造合適的臥室套組,以便銷售出口至該國家,可以看出Dee Noon家具高度重視客戶的喜好,努力了解符合當地的趨勢並為客戶生產最優質的產品,因此成為馬來西亞家具行業中最受尊敬的製造商之一。

基於企業流程的系統建置

Dee Noo家具始終相信,產品的高品質能夠滿足客戶的期望,並獲得客戶信任;隨著業 務的逐步擴展,提高生產能量的第一步即是內部管理的優化;Alvin Kang先生提出了在Dee Noo企業內導入ERP系統來改善企業內部流程的想法!

Mr. Kang:「實施ERP系統的主要目的就是改善企業工作流程,並協助我的團隊有效地工作,提高工作的準確性」。經過了解企業資源管理系統ERP相關功能與評估可以使Dee Noo獲得哪些效益之後,選擇了DigiwinSoft的Workflow ERP。

啟動鼎捷ERP系統的導入程序:訪談

實施ERP系統以改善整體營運流程的關鍵原因,在於舊的系統在接到客戶採購的訂單時,業務部門需手動發出銷售訂單;並且會計系統與銷售訂單、庫存是沒有串接的,因此需要以大量的人力作業來蒐集並整理不同部門的資料,並獎系統匯整登打進會計系統。

第二個原因是生產部門沒有使用任何資訊化系統來控制整個製造過程。製造現場需要花費大部份時間在派發工單、,並且是使用紙本文件;當物料需求和生產存貨,驅動製造型企業營運的關鍵,生產主管卻無法即時掌握工單狀態,以及關鍵物料存量,戌是工單的製程品質與完工數量時,那麼會造成很大的影響。

承上所述,庫存系統對企業存在重要性,因為庫存管理涵蓋了所有生產的流程;例如在系統中發出銷售訂單時,就能立即檢查在庫存量,試算產能與數量並進行分析;所有的資訊應會會計財務系統串接整合,更好的監控生產成本的計算。

鼎捷馬來西亞的顧問團隊,在2019年元月投入了Dee Noo家具ERP專案,首先開始了一連串的訪談,透過各個部門的訪談與需求研究,了解現行的作業流程與面臨的狀況,此外,也延伸到了工廠,以了解整個生產過程。

部門訪談之後,顧問會回饋給予解決方案的建議,並在標準培訓的期間向使用者介紹功能;在進行標準培訓與實際上線操作期間,鼎捷馬來西亞顧問亦會觀察使用者對於系統的理解和熟悉程度,因為每個人員的理解不同,因此顧問團隊將會花費額外的時間,加強這些人員的系統操作與流程說明,以提升到同一個水準。

全員以終為始,渡過系統上線的適應期

在實施過程當中,我們亦會發現系統與實際作業流程之間,存在一些差距,此,Dee Noon團隊與鼎捷顧問人員,透過一些微小的調整,以符合內部控管的機制,並同時滿足客戶的需求。

當然,在輔導的過程當中,因為這些調整皆會使得原本運行多年的作業方式帶來改變,因此需要花費更多的時間適應,這對於一家成立十多年的企業來說,並不容易。

在所有部門當中,會計部門的挑戰最大,因為和單純的財務系統來說,ERP系統中的會計模組,不僅涵蓋了會計、也與其它部門的業務流程相關,會計部份必須審核來自其它部門的數據,才能使相關作業往下接續執行;例如採購部門選擇的稅號,可能就會影響銷售和服務稅(SST)的申報,就需要有檢查和驗證的步驟,甚至與採購部門進行溝通

很慶幸的是在調整新的作業流程之後,Dee Noon團隊的使用者全力配合,在日常工作流程中,正確遵循這些標準步驟。鼎捷始終相信,「全員全心地實踐」是本次ERP專案導入成功的關鍵要素;在使用者適應新系統的導入歷程中,展現了他們的對ERP專案的高度認同與努力,因為了解系統上線的重要目的以及實現內部控制的管理改革,顯示在他們對工作流程變化中的適應力與支持心態。

重要的最後一哩路:資料數據準備期

數據準備是ERP實施過程中最重要的步驟之一,儘管需要同時處理日常工作,但仍同步花費大量時間在整理數據(BOM表、未結銷售訂單、未結採購訂單、庫存開立…等),並輸入到ERP系統之中。

由於需要線上前就完成所有數據,因此最後決定採用2019年6月份的訂單,而採購部門則從五月開始使用ERP系統發佈採購訂單;再往前推,研究與開發部門在此時承擔著最重要的工作,因為必須創建成品和原材料的物料數據以及BOM表數據。

高階支持與管理透明化,讓系統成為部門間的橋樑

最終,Dee Noon花費了約20天的時間,完成了這項重大的任務,在上線日期前,輸入所有的數據到ERP系統當中。在此期間,專案經理扮演著非常重要的角色。他們精心在組織人力的安排,並向同仁們提供清晰的說明,以便在上線之前完成上述數據。

此外,專案經理還需要充當公司部門與部門之間的協調員。

每個部門都了解各自的職責與分工,在舉行會議時進行討論有所依據。亦在專案經理的監督和協調下,部門之間的溝通就能變為高效運作。現在,用戶能夠確定在發現某些錯誤或問題時應該參考哪個部門。管理的透明化,讓系統成為跨部門間的橋樑!

ERP系統成功上線的未來展望

經過六個月的培訓與整備期,其中包含三十天的現場與非現場標準培訓,Dee Noo在指定日期-2019年6月1日順利成功上線。

在實施ERP之後,最大的好處在於BOM表中,可以在系統中選擇多種的紙板類型與包裝方式,擺脫過去用紙本的方式,現在透過系統就能自動產生;並且市場銷售部門與客戶之間,也可以直接從系統的BOM設置輸入紙板類型和包裝方式,減少許多的紙本通訊溝通。

現在,生產部門根據銷售訂單,透過系統下達工單。他們可以從銷售訂單中立即了解紙板的類型和包裝材料,該信息也通過系統同步傳遞給採購部門,以提供即時準確的備料,這有助於減少材料的過度購買,並良好的管理庫存。

透過上面的舉例,可以實證Workflow ERP系統有效的解決企業流程的資訊斷鏈,現在Dee Noon可以將這些流程從BOM表、到銷售訂單、工單、採購單和財務成本結算…等,所有的流程都相互鏈接,並彼此監控協作。

在導入ERP系統之後,外部顧問團隊參與營運後,肯定整體內部流程和跨部溝通得到了很好的改善。相信未來Dee Noon在高階管理者與合作伙伴間,保持長期穩定地提供支持之下,可以擁有更高效能的營運成果!持續精進管理,鼎捷東南亞團隊與企業攜手同行!

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From left: Ms Jasmine Kang (Project manager), Ms Lok Kah Mun (ERP Project Manager), Mr Kang (Director of Dee Noon), Ms Khor (Project manager)


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