瑞祺電通異質系統整合,優化企業專案管理

文:黃語潔

企業流程管理

國內最大網路安全平台供應商

瑞祺電通於2007年成立,在Linux/嵌入式應用場域,建構完整的網路平台系統解決方案,2014年,IPC整合製造商Ennoconn Corporation(富士康科技集團的子公司)投資瑞祺成為最大的股東。

瑞祺以其先進軟/硬體整合技術,提供客戶在網路安全(UTM/IPS)、電信/工業型軟體定義廣域網(Telecom/Industrial SD-WAN)、邊緣儲存系統(Industrial NAS)等場域卓越的設計、製造以及專業的售中/後的海外倉(Hub)物流及RMA服務。

 

從專案任務角度看流程

瑞祺發展至今,人員、產品、服務及業務大幅成長的同時,在新產品開發及導入專案管理上漸漸遇到流程/作業上的瓶頸,各項作業與資料/資訊間有斷層,導致流程效率無法有效發揮。

公司的各項作業流程不單指簽核,尚包含跨部門間應有的程序、步驟及各種型態的資料/資訊產出,若這些價值鏈資訊需再透過人工轉介,將伴隨著資料錯誤、遺漏、時程延誤、資訊斷層,甚至是產能或品質缺失的風險。

例如,Simon 協理指出,專案上簽核時,有許多資料,包括市場調查、客戶調查等,皆屬於外部資料,調查時已經完成簡易報告,但上簽核時,卻又需要將重點資料重新再次鍵入單據,而整個專案流程中,花費許多資源及時間在這些重複工作上。雖然這幾年業績發展期間也導入幾個核心系統以有效進行專案過程/品質管理,但各系統間仍為各自獨立的儲存設備,未能互相串聯取得有效資訊。

 

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▲專案流程,紅色數值為導入異質系統整合前每個流程間的效率

 

導致專案效率降低的主要原因有以下幾點:

-專案流程無法控管,時常一邊開單一邊跑流程

-使用者在多項系統中來回奔波

-未建立自動化的整合,使用者需在每個系統中重新鍵入相同的資料

-多系統間的資料正確性,無法驗證、防呆

 

異質系統整合貫通企業資訊

專案流程在運作過程中,許多透過EasyFlow電子表單系統,進行發單、核准的動作,故協助瑞祺電通導入異質系統整合來優化專案管理。
第一步,輔導異質系統整合功能。異質系統整合大致分作異質系統發單、結案回寫及簽核的部分,利用表單產生器,建立異質系統表單,並建立回寫機制,對接各個系統。
第二步,輔導程式開發,提供範例程式,並由鼎新提供協助,完成整合段的部分程式撰寫功能。
最後由瑞祺建立公司內部網站平台,統一入口,讓使用可以在一個平台完成所有發單、簽核及結案等動作。

 

打破組織資料疆界優化流程效率

導入系統後人與人及流程、系統間能利用自動化處理,除了減少人工的時間,更大大的減少人工所導致的錯誤,專案任務流程下,每個流程間使用者也不需要自行鍵入重複的資料,選擇關鍵字,由系統幫你帶出所有資訊,同時進行資料檢驗、偵錯,大大的增加流程間的效率。除了專案管理外,瑞祺也利用異質系統整合自行建立mobile上的簡易簽核系統,提供給上級主管在外能更加便利的進行簽核,Simon協理說:「謝謝你們協助,讓我們完成許多作業提供給使用者,讓內部流程變得更加簡易。」


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▲專案流程,藍色數值為導入異質系統整合後每個流程間的效率

 

未來的期望

目前瑞祺已將部分單據皆利用EasyFlow異質系統整合入e公司自行開發的統一平台,未來會再把費用、零件、物料提前備料及品質異常回饋等的管控加入流程中,預期在今年將相關流程加入EasyFlow中作申請,與流程作業對接,解決目前請款單資料仍需重複鍵入及無法控管、防呆的問題。Simon 協理認為,鼎新此次所協助導入的EasyFlow異質系統整合,有一定的彈性提供可開發的空間,故除了整合單據及 mobile 應用外,瑞祺也會再擴大EasyFlow異質系統整合的運用範圍,結合海外倉、RMA、人資等系統,將更多內部流程、機制,逐步併整合入內部平台網站。


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▲感謝瑞祺電通Simon協理(中)接受鼎新專訪,右為鼎新電腦EasyFlow.NET陳威弟副理,左為鼎新電腦EasyFlow.NET黃語潔工程師

 


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