綠農電科-人力資源管理行動化

文:謝惠珺

綠農電科

企業流程管理 集團管理 人力資源管理

綠農電科股份有限公司為一致力於綠能產業經營之企業,由四大集團董事長家族成員自行投資綠能產業,主要提供太陽能開發與營運管理,坐落於台南運河旁21樓,寬敞開放式的辦公空間、大片窗外的台南市景、時常飄散著的咖啡香,皆使辦公空間營造出舒適友善的氛圍,呼應了公司的經營理念「期許在這片綠色能源的園地中做個務實的農夫,一步一腳印的永續耕耘下去」。近日綠農更是發起了淨灘活動,帶動員工與學生關注環保議題,顯見綠農電科對於環境友善與永續經營的耕耘。

隨著綠農事業版圖的推展,除綠農電科之外,陸續成立了集團下的幾間公司,員工人數也快速成長,原本考勤薪資以人工計算的方式耗時且偶有錯誤發生,因此,綠農選擇了鼎新作為資訊化合作夥伴,透過資訊化與行動方案的導入,讓人力資源管理事半功倍!

基礎架構建立,完善資訊平台

初次造訪綠農時,由於公司處於草創時期,包含組織架構、出勤管理制度等皆尚未完善規範。在本次HR系統導入專案中,透過鼎新顧問提供的行業經驗、相關參考案例、法令知識建議等,與綠農團隊共同討論,陸續完成了部門架構與編碼的編排、考勤制度與出勤規範的確立、薪資項目與計算邏輯的討論等,使綠農的人力資源管理有了強而有力的基礎架構。

而也配合本次專案導入的資料蒐集,重新彙整了員工資料庫,將原本須透過紙本翻查、EXCEL紀錄的各項員工資訊,重新集結整理,完整的紀錄於資訊系統中,透過統一平台的建立,以及系統便利化的查詢方式,無論何時有員工資料查詢的需求,皆可以快速且便利的取得所需資訊,除了可因應法令要求,置備員工清冊外,也可作為人才分析與運用的穩固基礎。

行動方案導入,打破地域與時間限制

綠農HR導入專案的一大重點,即為行動方案的應用。雖然導入鼎新HR之前,綠農已有手機APP打卡的應用,但打卡後的數據仍須人工進行員工出勤、假勤時數的確認,因此本次專案即規劃了鼎新「行動人資導航」 (如下圖)APP的應用,產品的重點為可以使用手機APP進行上下班打卡、線上發起請假加班單據、手機簽核單據、查詢員工個人出勤資訊等。不須受時間與空間的限制,只需要有網路,隨時隨地皆可以完成單據申請與簽核,大幅提升了員工與主管的作業便利性,尤其適合如同綠農一般,有許多出差與外勤需求的員工應用。

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                                                                                                            ▲ 行動人資導航

透過「行動人資導航」的應用,在手機中,員工可即時查詢請假剩餘時數、出勤打卡紀錄,送出假單時也會做到請假時數稽核的管控;再者,刷卡數據或單據產生後,皆會即時回傳HR系統中,搭配系統中定時自動檢核出勤異常的功能,資訊沒有時間落差問題,隨時接收最新最即時的訊息,不像過去須透過人工比對出缺勤紀錄,有效的減少了人資追蹤確認的時間成本、提昇作業效率。

自動化作業,培養員工自主管理

除了「行動人資導航」手機APP與ESS線上電子表單簽核平台的運作外,系統導入搭配了定時自動檢核出勤、每日自動寄發出勤異常Mail通知、每月自動發送加班匯總表Mail通知等功能,使每日、每月的出勤檢核程序皆可自動化運作,不僅簡化了人資庶務性質的工作時間,更進而培養員工自主管理個人出缺勤的良好習慣,透過資訊化的推展,達成人力資源管理的優質循環,更能讓全體員工皆能有效的提昇作業效率,將系統使用的效益延昇到全體員工,盡而營造自動自發的良好管理氛圍!

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員工自主管理循環示意圖 (鼎新電腦整理)

人力資源管理事半功倍

除上述各項考勤管理面之運作,薪資作業的自動化也提昇不少,包含考勤自動連結薪資計算、薪資轉帳快速轉出可直接上傳銀行之媒體檔案、一鍵發送Mail加密薪資條、所得稅申報由系統連結產生等,皆有效的提昇各項作業效率,簡化日常庶務性作業,使人資有更多時間關注人才發展議題。         

透過HR的導入,目前已大幅縮短了計薪所須耗費的時間,每月僅約花費2小時,即可完成薪資計算、薪資轉帳等處理,紮實的達成事半功倍的成效。而本次HR導入專案的成功,除了鼎新顧問與客服團隊的運作外,最大的因素須歸功於綠農團隊的全力支持,從每次的輔導會議中,主管葉經理皆全程參與,即可顯見綠農團隊對本次資訊化專案的重視,並且,人資團隊也依導入進程,準時完成每次會議的待辦事項,因為團隊人員的配合,才使專案的推展順利且成效顯著。

總結綠農HR導入專案,系統導入效益主要有以下:

1. 基礎架構建立、平台整合,資訊完整易於管理與查詢。

2. APP打卡、行動方案、電子表單之應用,落實員工自主管理,提昇管理效率。

3. 考勤與薪資連結,自動化作業流程,大幅提升作業效率,並降低錯誤率。

透過上述導入效益,HR系統作為人力資源管理的強力基礎,人力資源管理即可以更上一層,深化人才的培養,以支持綠農永續發展的營運目標!

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