台灣東喜璐 - 創造人力資源應用價值

支持企業營運管理的有力工具

文:謝惠珺

企業流程管理 應用價值 人力資源管理

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台灣東喜璐機能膜股份有限公司成立於2017年11月,主要製造與販售在半導體製造的晶圓研磨工程中所使用的迴路形成面保護膠帶,為日商三井化學出資之子公司,是集團在台灣設立的第一個生產據點。為擴大核心事業規模並強化收益,2019年7月甫正式於路竹科學園區成立新廠,新廠房偌大且白淨,可見承襲了母公司濃厚的日商風格。

評估系統導入時,公司正處於成立初期,許多管理皆未明確與制度化,且公司快速擴張、員工人數快速增長,原本的人工計薪管理方式漸漸無法跟上成長的速度。而日本母公司使用之系統無法因應台灣複雜的人力資源相關法令、對於台灣人資領域管理實務經驗也較為缺乏,故除了人工作業效率待改善之外,考量到在地化法令遵循、以及期待管理優化與制度建立之需求,台灣東喜璐與鼎新成為了合作夥伴,共同開啟了深化人力資源管理的大門。

價值交付導入,從管理面改善到落地實踐

因應系統導入的背景,台灣東喜璐選擇鼎新的一大重點,即是因為鼎新有別於其他的系統廠商,採用的是”價值交付”的導入手法,強調管理效益的精進、與人力資源能力的培養,而非僅著重於系統載具的使用。透過專案初期的目標溝通、關鍵流程規劃,先梳理原本制度與流程中的問題,並藉由討論與評估的過程、顧問對於行業經驗的分享、法令知識的傳達等,找出最適合的作法,確立了走向目標的道路後,才真正去落地實踐。而專案實踐過程中,也分階段逐步評估衡量,以量化的數字確保專案執行成效,並於最後展現專案導入效益,以看得見的方式來呈現專案實施的具體成果。

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▲ 價值交付輔導程序 (鼎新電腦整理繪製)


在台灣東喜璐的案例中,人事資料的根本-組織架構、職務與職位規劃等,鼎新顧問即提供了許多的實務案例分享與建議,基礎架構有完善的規劃與編碼規則,才可因應不斷擴張的組織,也強化了使系統可長久使用的基礎架構;而關於考勤與薪資制度,也藉由鼎新顧問對於法令知識的提點、加上實務經驗的分享,可以讓公司避開法令地雷,減少不必要的勞動爭議風險,例如多數企業往往忽略加班費需取每月”工資全額”作為計算基礎,經過本次專案的梳理,也導正了台灣東喜璐加班費的計算方式,將每月輪班津貼納入計算,避開了原本可能隨時引爆的勞檢罰單風險。

除了制度面的改善之外,交付過程中,顧問協助完成的「管理規劃書」,更是銜接了制度面的規劃與實際面的實踐、也是法令規章參考的工具書,透過規劃書中流程的訂定,建立人資日常作業的機制,並落實執行。“透過與顧問的訪談,以客觀的角度理解公司的制度現況,找出制度上的不足之處,藉由顧問的經驗及建議,即時討論、評估修正,以期完善公司管理流程及制度。”藉由台灣東喜璐的回饋,即可顯見價值交付導入手法的具體效益。


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▲管理規劃書範例

作業效率大幅提升

除了規劃與制度面的改善,本專案的最大重點還是管理機制建立後,搭配系統載具落地實施。在系統導入前,原本多依賴紙本、人工作業的人事考勤計薪作業,隨著人力招募的擴增、員工人數的增加,作業的效率問題漸漸出現,人資人員往往需花費時間在考勤資訊的溝通上;而透過HR系統的導入,人資人員僅需簡易的操作排班,即可透過電子表單員工自主申請、主管電子簽核,再搭配系統自動點名、發送出勤異常通知等功能,自動運轉平日的考勤維護,人資人員僅需進行最終確認,即可輕鬆完成日常考勤作業。除了花費較少的作業時間,也因為作業機制的建立,考勤作業由原先每月計薪前需專注處理,改變為上線後可日清日結,對於人力的管理,也有作業效率提升、養成問題即時處理的良好管理習慣。

而關於薪資段的維護,上線前是仰賴EXCEL檔案計算,並且除了一般台籍員工,台灣東喜璐還包含了部分日籍主管或人員須計算日幣薪資,雖原本套用EXCEL公式仍可運作,但資料存查與計算正確性都存在風險;而系統導入後,透過薪資公式的彈性設定,皆可因應台灣東喜璐的各項薪資計算邏輯,自動計算薪資,除了提升正確性、作業效率之外,系統完整的保存薪資計算結果,更加安全,也更容易查詢、分析、使用。

綜合上述,所有原本需紙本、EXCEL作業的資訊,皆可完整記錄於系統中,輕鬆對應法令要求雇主應置備勞工出勤紀錄並保存五年的規定。也因為系統擁有豐富的報表查詢機制,考勤、薪資紀錄的使用、查詢等,都變得更加簡單且即時,無論是對內因應主管查詢員工資料、出勤統計之需求,或是對外配合勞動檢查、匯出出缺勤、薪資紀錄等,皆可快速對應。


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▲ 上次前後效益比對表 (鼎新電腦整理繪製)

強化員工自主管理

透過管理流程的梳理,加上系統載具的落實,許多出缺勤的維護皆從紙本的傳遞改變為電子表單、電子簽核,大幅提升了紙本作業、人工送單的無效率,員工可以隨時發起、主管可以隨時接收並簽核;除此之外,透過系統對於考勤的自動檢核,與Mail提醒工具的使用,員工與主管皆可每日即時取得出缺勤異常的通知,進而即時進行排除,不再需要仰賴人資人員逐一通知與催單,也可每月收到請假、加班的統計資訊,在計薪前再次確認,同時提升了人資、主管與員工三方的作業效率,更使資訊更加透明、減少對於考勤資訊認知的不一致。

除了出缺勤的管理,電子表單也提供了員工即時查詢的便利管道,可直接從電子表單中,查詢個人班次、刷卡、請假、加班等各項考勤紀錄,並且可追蹤個人特休假、特殊假別的使用情況、剩餘額度等,每一項資訊的提供都相對減少了人工溝通的時間,也增加了員工自我管理的方便性與有效性,有助於養成員工自主管理出缺勤的工作氛圍、以及日清日結的工作習慣。


人資應用價值提升

總結HR專案導入後帶來的影響,台灣東喜璐重點管理效益有以下:

1. 完成了組織架構、公司規章制度的梳理,除強化人力資源基礎建設,亦避免誤觸法令風險。

2. 透過系統載具的實施、自動化工具的應用,考勤與薪資作業皆大幅提升作業效率,使人資人員可以花費更多時間在人才發展、培育上,提升人力資源管理價值。

3. 透過電子表單的應用、線上簽核與查詢等工具,員工可真正落實自主管理,亦營造自動自發的良好工作氛圍。

4. 落實管理規劃方案後,也連動了管理習慣的改善,作業日清日結、異常即時排除,潛移默化的改善各角色的作業模式與效率。

透過台灣東喜璐HR導入專案成員的合作,以及管理階層的支持,目前系統已穩定的運行中,員工對於系統的推行也給予良好的回饋,多認為即時查詢的機制有助於自我管理、作業效率的提升。

健全了基礎管理制度、考勤薪資的運作,在此基礎之上,台灣東喜璐也將可進一步評估人力資源管理的各項應用,例如可以搭配「法令遵循防火牆方案」,對應甫上路的勞動事件法,讓系統成為法令遵循的守門員;或是連結「績效考核管理」、「培訓開發管理」、「招募徵選管理」等人力資源發展階段,對於人力資源發展領域做更深化的紀錄與應用;抑或可以透過「決策分析管理」,支援每日業務運作的操作型報表,並可透過大數據分析,將人力資源效能與公司發展戰略結合,深入分析人力資本的投入與回報,成為支持企業營運管理的有力工具!

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 (鼎新電腦整理繪製)


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