水靈科技 - HR的得力助手,推展人資新高度

提升應用價值,開創新格局

文:謝惠珺

企業流程管理 轉型創新 人力資源管理

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水靈科技公司創立起源於建構國立海洋生物博物館BOT之第三期工程—『世界水域館』虛擬實境之電子展示設備及博物館未來經營發展之需求。整合集團內所有IT系統及各式電子展示設備,水靈目前業務著重於政府人力專案性質,共有水靈科技與帝驊科技兩間公司,致力於協助相關產業技術提升。

2005年起陸續承攬高雄市、臺東縣、屏東縣等多縣市之交通管理系統建置案與路側設備建置工程案;2006年起承攬高雄市政府交通局之交通控制中心24小時人力服務;2013年起成為高雄環狀輕軌的號誌工程負責廠商;2018年亦陸續取得高雄市政府交通局路邊停車開單勞務委託民間辦理案等計畫案;2019年配合台灣世曦股份有限公司,為"台9線南迴公路安朔交控中心之勞務委外開口契約"合作廠商,經過大型系統整合專案的執行,水靈團隊累積了相當多寶貴的獲得許多型軟硬體系統整合、人力輪值派駐與管理經驗,並在節能、環保等世界性議題參與研發,讓環保與科技接軌。

除了公司業務發展,由於承攬多項輪班性質等人力安排,水靈對於內部營運管理與ERP系統運用之重視也傾注心力,2018年底,水靈開啟了鼎新HR導入專案,同時期恰逢承接高雄市停車開單辦理,人力需求大量擴增,開單員出勤管理與薪資計算也瞬間成為複雜頭痛的議題,鼎新HR系統導入也由此產開。

多公司資料建立,整合人力資源平台

因應水靈業務之多元,本次HR系統導入共包含兩間公司:水靈科技與帝驊科技,兩間公司管理制度相同,但人員加保與計薪等維護需區分公司與專案特性管理,原先未定義兩間公司部門編碼,僅有簡單的組織架構,因此在本次導入專案的第一項重點,即為透過輔導顧問給予實務與常見的編碼規劃建議,與水靈人資主任伶燕一同討論,訂定出適合的編碼原則、梳理組織架構,完成集團中完整的公司與部門架構建立,也因為賦予部門編碼層級上的意義,在溝通、辨識與管理上,皆可更有效率的運用。

系統建置完整後,運用HR系統即可清楚的紀錄與查詢人員歸屬公司、投保單位、以及各項員工基本資訊、應勤時間,不論對內溝通或對外資訊提供,各項資訊查詢皆可快速即時、省時省力。後續若集團擴展、有新增公司需求,依循著已經完成的各項參數與設定,系統也能隨時快速因應!


考勤流程梳理,出勤管理一手掌握

在考勤階段,水靈除一般日班的人員,亦有需24小時輪班制度的人員同時須併行管理。於系統上線前,對於交控中心輪值人員、停車開單人員的出勤管理皆使用紙本作業記錄與回報,作業需人工輸入與檢核,較無效率,經過本次HR導入,重新梳理了排班、請假加班申請、異常考勤處理等作業流程,成功使考勤作業更即時、更有效率,也加強員工對於自我出勤的管理能力。

從排班作業開始,由前線管理人員完成Excel排班表,一鍵匯入系統;請假、加班等考勤資料的申請也調整為線上電子表單作業,主管線上簽核,自動連結回寫HR系統;進而搭配系統自動比對、管控出缺勤、檢核異常;並透過系統異常通知或自主查詢,使員工可即時確認個人出勤資訊。透過上述日常流程,架構出完整考勤作業,大幅減少人資原先繁雜的人工作業負擔,除了能夠有效掌控員工出勤外,亦可隨時因應目前法令規範,完整保存員工資訊,遇到勞動檢查再也不需手忙腳亂。

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▲ 上線前後效益比較表 (鼎新電腦整理繪製)


薪資作業自動化運用,作業效率大幅提升

關於計薪作業,有別於一般公司,水靈有一群計薪方式較為特殊的停車開單員,薪資還需推算延長工時加班費等金額,在系統導入前,開單員人數還不算太多,透過人工登打出勤、Excel公式設計計算薪資尚可運作,但恰逢標案承接,開單員招募人數大增,作業負擔也瞬間變得繁重,每月大約需花費一整周計算薪資,因此系統特別根據開單員的計薪方式,運作彈性的薪資公式設計器,設計出自動化的計算公式,省略繁雜且重複的人工作業,僅須導入開單員每月紀錄,即可一鍵計算薪資,快速且正確。

除了日常的薪資計算,非經常發生的法院強制扣款議題,也是人工計薪時期的一大挑戰,因應目前法院判決內容,強制扣款有多元的扣費方式,有時須以薪資之1/3計算、有時須考量地區最低生活費,有時甚至須兩者比大小,每次計算約需花費2~3小時作業,著實增加了許多作業負擔;但透過系統導入,只須維護員工扣款方式,系統即可自動於計算薪資時統計扣款,半小時內即可完成,讓企業可不費力的因應各項扣款規範。

而每年度薪資作業的最後一步-所得申報,系統也給予了許多幫助,透過每月薪資精準計算、外部數據的匯入操作,系統可依照員工身分證統計各類所得資訊,轉出申報檔案連結國稅局申報軟體,讓人資在每年年初最辛苦的時期,須同時兼顧年度轉換、年終計算、所得申報等作業,仍然可以游刃有餘的對應,輕鬆完成年度所得申報。

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▲ 上線前後效益比較表 (鼎新電腦整理繪製)


人資應用價值提升,開創人資新格局

總結上述系統應用後帶來的影響,重點管理效益有以下:

1. 系統集團化管理,除清楚控管多公司員工資訊外,亦可搭配人資決策分析工具,提供管理者在擬定營運策略時可參考之各公司管理數據,作為營運規劃參考來源。

2. 梳理考勤作業,有效掌控同仁出勤狀況,並連結線上平台,培養員工自主管理能力,創造更有效率的工作氛圍與環境。

3. 縮短並節省薪資計算時間與作業內容,大幅提升作業效率,減少HR庶務性工作,以使HR能將時間花費於策略性議題,培育公司人才。

4. 各項報表查詢彈性,彙整資料方便快速,提供管理規劃之數據來源,亦可搭配人資決策分析工具,滿足管理者隨時隨地查詢報表之需求。

 透過系統的應用,人資作業將可有效節省人力時間,原本獎金計算、所得申報等由財務人員負責的作業,都因為系統可提升作業效率,因而回歸到系統、由人資主導完成。除此之外,人資也因此有更多的時間與心力,將工作重心放在公司人才招募、員工培訓、績效考核等議題,發揮人力資源管理的更大價值,因此使人資成為公司管理的營運基礎、以及重要的策略夥伴!


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