凱撒衛浴強化資訊整合  在越南落實E化管理

ERP搭建透明管理平台 管理流程順勢優化

文:曾郁雯

凱撒衛浴

東南亞


凱撒衛浴打造 多元居家生活品牌Caesar帝國

凱撒衛浴成立於1985年,是台灣少數幾家有能力燒製衛生陶瓷的生產商。1989年,為因應當時台灣社會需求,凱撒成立貿易部門進口各國衛浴設備,擴大產品範圍。90年代,凱撒開始引進歐美窯燒技術與產品設計,也在台灣培養研發人才。

1996年,凱撒至越南設廠,同時向歐洲衛浴製造商,購買最先進設備、取得技術與專利,大幅提升產品品質,凱撒衛浴朝向以歐式設計作為主要品牌發展導向;秉持著誠信務實、品質至上、客戶滿意、環境關懷的企業理念,持續在越南發揚光大。

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▲了解更多凱撒衛浴Caesar的品牌故事:https://www.caesar.com.tw/

凱撒衛浴回想,剛開始到越南設廠的時候,真的是篳路藍縷真的非常艱辛。由於衛生陶瓷是一個需要高技術門檻的產業,當時是從台灣移植整批技術與研發人員到越南,全體同心協力打拼,才有今天的成就。如今,CAESAR已在越南市場是第二大佔有的知名品牌。

強化資訊整合,選擇越南鼎捷在地團隊

對於凱撒衛浴的經營高層來說,既有的資訊系統已經完全無法符合營運要求,想要掌握公司整體的營運狀況,不是把既有系統的資料拼拼湊湊就好,而是要有一套系統可以涵蓋各個營運面向的平台才行。所以,凱撒衛浴決定斥資導入鼎新ERP系統。

初期凱撒衛浴算是較早進入越南市場的企業,但剛入越南因手工製作EXCEL表單與訂購單作業,導致產出報表後需在透過翻譯,管理人員才能閱讀報表資訊,沿用至今雖然累積了相當多的資料,但卻沒有辦法協助高層來做分析或決策判斷。

加上人員異動頻繁,表單每位同仁製做出的版本均不同,已無留存表單模板之檔案,久而久之,各部門之間的串聯性上,已經無法作任何關聯,基於上述原因,經營高層決定導入ERP系統,決定選擇在地化深耕,且擁有完整服務團隊及定期培訓課程的越南鼎捷軟件成為凱撒資訊E化的最佳夥伴。

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▲鼎捷顧問團隊與凱撒衛浴專案團隊合影。

跨部資訊不通暢,營運決策需要「對的」數據

在未導入ERP之前,系統與資料在無法充分整合的情況下,時常會出現庫存與帳務不符的情形,這樣的問題不僅無法發揮IT應有的效益,甚至會讓營運高層有錯誤判斷的風險。

以庫存來說,凱撒衛浴平均每半年就會固定盤點庫存一次,但是,盤點結果若與帳務資料不符,卻無法進一步知道究竟是工廠端的資料有問題或是營業單位的資料有問題,這些資訊「有等於沒有」,不具任何價值。

早期開發的應用系統,是從公司整體的角度出發,當年的一時之選,沿用至今,卻變成有許多不合時宜的設計,例如:永續盤點的觀念,就跟現在的經營管理要求不同,此外,原來的系統也無法獨立呈現各營運單位的數據,進而讓經營高層無法進一步採取對策。

滿足營運策略目標,支持ERP導入專案

為了改變這個情況,凱撒衛浴開始著手導入ERP系統。以生產製造的型態來看,凱撒衛浴是非常典型的傳統製造業者,導入ERP之後,整體系統的設計與資料架構也變得完全不同;現在,凱撒衛浴的經營高層,不僅可以隨時掌握公司的整體經營狀況,甚至還可以抽絲剝繭來看各個營運據點的各項數據,例如:原料、物料、半成品以及成品等各品項的數據,分別在各廠區與營業所的現況,都可以透過ERP系統分門別類呈現。

對於凱撒衛浴來說,導入ERP系統之後,工廠庫存與營業所的銷售數據都可一目了然,只要產品還沒有銷售出去,就可以經由ERP系統追蹤這些物品,究竟是在產品周命週期的哪一個階段,產品從工廠出貨到營業所,就像是內部庫存的轉移,而不是斷了線的風箏。

ERP搭建透明管理平台 管理流程順勢優化

凱撒衛浴想要達到的目標,不是只有單純導入ERP系統而已,還希望藉此調整作業流程。」舉例來說,在各個作業環節中,過去都有很高的系統操作彈性,允許使用者可以隨時更改資料,而且也沒有保留更改記錄,這樣的情況,有可能會出現產品尚未入庫就已經銷售等資料不一致的問題,後續如果想要追蹤這筆資料或是進行分析都非常困難。

通常企業內的資源不足,人才更顯不足,這個階段如果展開得宜,人才能力會逐年提升,若操作不得宜,劣幣驅逐良幣,後悔莫及。佈建適當的場景引導大家的心情很重要,處理好心情,事情自然好辦!讓各部主管及儲備幹部充份理解及認同公司的策略目標,再引導大家一步步的制定行動方案,及量化衡量成效的方式。

ERP系統正式上線,類似這樣的問題也將能有效避免。因為ERP系統的設計,不僅串連了各個作業流程,而且這些流程都將受到嚴格的管控。以營運流程來說,大致會有生產、入庫、銷售、會計等作業關卡,過程中,若有發現資料不一致等錯誤,就必須往前追溯到上一個作業流程,然後一直追溯到錯誤源頭才能更改資料,進而避免系統資料有前後不一致等問題發生。

對於終端的系統操作 使用者來說,這樣的轉變雖然引起反彈,但是,對於經營者來說,卻有比較高的保障,可以確保最終看到的營運數據是正確的。

成功導入關鍵 全體一心全員承接任務

凱撒在導入ERP時,深覺越南當地人員不穩定之狀況,因此要求所有一級主管台籍幹部,全程參與討論並學習資訊化ERP,各個高階主管也很認真在規劃實施上,並且在預定的時間內跟催相關人員繳交SOP作業,並完成待辦事項,或提前做好上課前準備作業,並且在初期學習階段所有高階主管代領並交代各部門員工一有新訂單、採購或庫存異動等等就實際輸入至系統,在上機模擬實資料齊全,因此後期ERP操作跑得更順暢。

在導入期中,各高階主管們發現若人員均各自為政,將無法達到資訊整合目標,因此要求各單位人員即時且落實的於鼎捷ERP中作業,雖上線過程中,人員對於新系統的不熟悉還無法完全放掉手工作業,但在鼎捷顧問的細心訓練及耐心說明下,與各主管的積極配合督促員工,慢慢的步入軌道,且使用者也享受到系統所帶來各項資訊的便利性。

ERP順利上線,立展管理成效

  • 快速報價能力:半天內就可提供報價單,並能查詢交易歷史紀錄和有效掌握收款狀況,確實掌控材料價格波動

  •  精準掌握即時庫與生產資訊,充分掌控交貨的時間

  • 順利回收分期款項,活化資金運用

  • 系統產出報表符合越南政府當地法規

  • 財務透明化,設定客戶信用額度

  • 透過系統管理建立SOP,不擔心人員異動影響公司營運狀況

 

達到強化資訊整合目標,凱撒與鼎捷成為最佳戰略伙伴

從原料採購到倉儲和銷售的統一規劃和管理的整個製造過程由ERP功能,使企業能夠更加規範化,同時監控整個過程的實施,也使得管理透明。並結合信息,資源,也使得數據分析更加準確,重要的用途,以降低庫存,提高銷售效率和質量,快速響應,增強市場競爭力衛浴企業。

企業ERP管理系統不僅改變了企業的管理模式,而且促進了衛浴企業的信息化發展,為衛浴製造業帶來了新的發展渠道。 讓企業管理者,不怕這個信息高度的時代發展,而是在其中翱翔..

凱撒衛浴在導入過程中,凱撒衛浴的管理團隊與鼎捷顧問師齊心合力,不斷的與使用者討論溝通,達成共同成長與管理目標,未來凱撒衛浴因為有著全面資訊化的好基礎,可以在各方面取得起跑優勢,越南鼎捷軟件也將持續站在輔助的角色,提供良好的E化顧問諮詢。


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