經銷行動化滿足需求!酒源數位轉型走出跨域經營新商機

實現化繁為簡目標 凝聚品牌優勢站穩經銷市場腳步

文:張馨倚

酒源有限公司

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2021-11-24 17:37:00

企業流程管理 應用價值 數位轉型

近年來,西方文化的影響改變國人的飲食習慣,品酒是聚會中不可或缺的角色,溫醇酒質是味蕾焦點,讓久別重逢的親友劃破陌生感,開啟宴席序幕。

酒源有限公司,初期主要以聯合利華的經銷代銷為主,面對消費習慣改變和大環境的衝擊被迫整併通路,因緣際會下接觸到酒類商品的進出口與批發,酒源對於產品品質嚴格把關,秉持著企業社會責任的精神及對於人才的重視,打造專業的銷售團隊,成功轉換經營跑道、踏入酒類經銷產業。


通路整併化危機為轉機,跨域經營從資訊化開始

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▲蘇瑋峻總經理強調「人」是公司最重要的資產



重視企業社會責任的酒源,將員工視如己出,面對通路整併危機、轉換經營領域之際,仍時時刻刻為員工著想,不願解散團隊,而是將危機視為轉變的機會,透過優秀的團隊和經銷代銷的經驗,成功轉型酒類商品,並在鼎新資訊化的支持下,與酒源共創數位轉型新未來。

「人是最重要的資產,人應該去做更有價值的事。」蘇瑋峻總經理認為,能用系統取代的事情就交由系統去做,業務將省下的時間創造更多價值與收入,因此在總經理支持下與鼎新進一步合作,期望改善業務下單流程、內部溝通的資訊不透明和無法即時掌握庫存的痛點,達到降低人力成本,簡化繁雜事務的降本提效之目標,以創造更高的營業額。


訂單處理行動化,降低人工作業疏失窘境

「每天固定都會安排客戶行程,出去必須帶著厚厚的資料卡,若資料遺失就找不回來,造成業務很大的困擾。」業務主任江政融訴說著業務同仁跑客戶遇到的問題,過去總是帶著資料卡到處拜訪,確認客戶需求後再將資料卡填妥,隔天一早再由會計幫忙打單,整個程序耗時繁瑣,時常出現溝通落差或手寫單子看不懂的情況,又因急需出貨給客戶,造成業務、會計和司機三方的時間壓力,在處理事情上更容易出狀況。

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   ▲酒源商品陳列

在導入行動訂單後,業務能直接透過APP幫客戶下單,當訂單完成即直接向客戶確認,降低錯誤發生,而會計人員也只需將訂單複查並印出,將送貨單交給司機就能順利完成出貨。順暢的下單流程降低等待時間,從過去下單流程需花費1小時縮短至10分鐘完成,大幅降低80%的處理時間,並提升跨步部門間的工作效率和溝通程序。


庫存查詢即時化,滿足需求強化黏著度與留客商機

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▲江政融業務主任表示行動訂單讓客戶黏著度越來越高


身為酒類的經銷商,常面臨客戶臨時性的宴客活動,客戶往往要立即知道所需商品的庫存數量和價格,因此,即時性是成單的關鍵。以往當客戶洽詢時,一律由業務手抄筆記或電話詢問內部庫存是否足夠、價格是否異動,至少花6小時才能得知結果,相當耗費時間,在無法立即給客戶確切答案,和缺乏信任建立的基礎下,時常造成客戶流失,讓訂單被其他經銷商搶走的窘境。

在行動訂單輔助下,現在只要同仁開啟手機APP能即時查詢庫存和價格並直接回覆,著實滿足客戶需求,不僅提升客戶對酒源的黏著度與公司專業形象外,亦能避免掉單危機,使業績成長1~2成,業務主任江政融開心提到:「即時的回覆,使原本流失的客戶都回來了,對我們的黏著度愈來愈高,且公司與客戶建立信任、配合度也提高了!」


作業流程化繁為簡,跨部門溝通效率再加乘

除了訂單下單與庫存查詢外,在訂單成立後續的大量應收帳款回收機制,更是業務和會計很大的困擾,過去無法有效溝通導致金額明細與帳款不對稱,總是頻繁地來回確認,時常打斷必須聚精會神的會計同仁,也浪費時間及人力。

「業務最清楚需要跟客戶收多少錢,有了行動訂單APP後,由業務直接沖帳,清楚快速知道客戶應收帳款的狀況,間接減輕會計工作負擔。」會計主任蘇詩韻很開心地分享導入行動訂單的成果,除了收款能即時回報,訂單的錯誤率也從10%減少至1%,顯著的成效讓團隊非常欣喜,最重要是會計同仁能匯聚心力專注於繁重的財務作業、提升處理效率。


經營管理降本提效,創造品牌競爭優勢

針對內部經營管理,當公司規模逐漸擴張、業績量連年增長下,人工作業壓縮各部門處理訂單的時間,在跨部門溝通繁瑣又急迫,面臨急單更容易發生作業錯誤和產生衝突,使得工作氣氛緊繃不快,這是公司不樂見的情形。圖片8.png

蘇瑋俊總經理告訴我們,在資訊化的協助下,各部門緊張程度已大幅下降,並恢復過往輕鬆的工作氣氛,然而,以經濟效益面而言,從業務開單、會計打單、直至司機等待時間等,平均每個人減少一小時,一年能節省70萬成本,當固定成本的下降,相對毛利就會增加,達到降本提效的成果。「未來,當我們要去跟其他國外品牌談判,這就是我們的優勢!」蘇瑋俊總經理特別強調,團隊作業時間減少對酒源是加分並獲得客戶的青睞,感謝有鼎新電腦的行動訂單APP協作,很慶幸能與鼎新肩並肩攜手合作。

 ▲蘇詩韻會計主任表示資訊化讓會計同仁能專注心力在繁重的財務作業,大幅提升處理效率。

 

數位轉型下一步,站穩北區最專業經銷商腳步

在數位化轉型議題上,蘇瑋峻總經理認為:「專業就是你的人才、系統、金流、物流都是要非常強!」本次資訊化應用是酒源踏足數位化議題的一大步,在與鼎新通力合作下,起始從開單、確認庫存、出貨到結案收款,全權倚靠行動訂單APP處理,達到即時處理、流程通透之目標,導入成效各單位有目共睹,蘇瑋峻總經理期許酒源將持續朝向北區最專業的經銷商目標邁進,鼎新電腦亦將給予十足全力的支持,與酒源攜手並進。

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▲酒源團隊與鼎新電腦顧問合影


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