名品機械-邁向數位化成功的第一步

文:吳曉佩

名品機械

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2022-06-23 17:35:00

企業流程管理

困境帶來的改變的契機

名品機械工業有限公司成立於1992年,公司設於台灣台中,是生產平面砂光機的專業廠商。提供數十種類型的平面砂光機,從適合連線的上調式砂光機、單機操作的下調式砂光機,到適合木皮、底漆、精緻面漆拋光的琴鍵式砂光機。或是結合刨刀、銑刀的刨砂機、銑砂機,滿足巿場各式平面砂光的需求。

名品立足台灣,放眼全球。機器除了銷售到中國、東南亞、日本,更拓展至澳洲、中東、歐洲、美洲。著眼世界趨勢,憑藉技術創新不斷投入開發,獲得多項國內外專利。

名品機械未導入ERP系統前的作業,多半仰賴EXCEL搭配人工作業方式管理,而常見的問題主要區分為資料與單據流程兩個面向的問題,名品機械也了解到公司在作業上面臨的問題與困境,為求改善作業提升管理面效益,因此評估導入鼎新中小企業SM ERP系統來改善。


從無到有的數位化起步

如果說企業電腦化不是一個立竿見影的工作,相信己經在電腦化作業多年的企業一定認同。對於名品機械而言,ERP的導入是一個起步,首要的作業針對品號的編碼原則的製定。透過顧問輔導了解編碼原則的意義,再由內部人員共同討論出符合未來電腦化使用的一個編碼方式作為開始。

機械業的客群工件常有很多加工製程,一個工件自始至終就一個品號,加工前與加工後品號識別不同未做區分。輔導過中說明每個料件購入時成本與經加工後其成本及未來之使用方向的不同,重新定義了品號的識別,以達材料、半成品分別品號做庫存管理之需求。

庫別規劃上以往作法採用單一總倉庫運作,在庫存性質的部份沒有公司存貨與非公司存貨之區別。另外庫別的部份是總庫概念,但現場作業可區別原料倉(素材、胚料、外購品)、半成品倉(加工零件)、成品倉(機台),方便不同用途之品號分庫控管,區分庫別也能針對權責做劃分,於輔導後依分庫別方式進行規劃。


企業導入ERP的信心

通常一個企業要導入系統,除了決心更需要的信心。中小企業公司人力配置上是精簡的,職能作業上跨領域工作型態是常見的,而人員穩定是首要,因為每個人員都是企業不可獲缺的一份子。

而對於系統的導入,每個人員都是陌生的,外部需仰賴顧問輔導協助,而如何引導客戶從團隊中長出信心是很重要的。企業在導入系統過程中最大的疑問常是:「系統能成功導入嗎?」通常企業不需要的是標準答案或官方說詞。

鼎新顧問告知名品機械,「一家已經邁向數位化進程的企業,也都曾經走過你們的路,沒有開始就是原地踏步,幸運的是你們已經開始。」以此鼓勵名品朝對的方向前進。


第一步站穩了才有下一步

每個企業導入系統規模、需求、團隊都不同,而名品機械一開始就知道,企業初步導入ERP階段人力精簡,作業上也無法一次作足所有模組的導入,所以一開目標鎖定在業務、採購、財務三個職能作業上。有了品號之後就能開始針對三個職能的作業進行輔導,並於每次的顧問輔導前,針對作業的內容內部自行做影音教學的學習,以及單據登打的練習,藉以增加輔導的效益。每一次的學習就是累積,當有了實際操作的練習,就能提出作業面遇到的問題,進而提出來進行討論。

業務職能將訂單分流,機台、零件分單別規劃,以產品的生產週期長短區別,機台訂單要採購、外包加工、廠內組裝、而零件訂單是售服的一環,業務接單後可以做訂單轉採購作業處理,與機台一樣都需要採購,但主要是業務職能就能進行採購,所以在作業流程上分流進行。採購職能的作業也兼生管職能角色,除了原料、零件之採購外,託外加工之發包通常也是由採購職能處理。在未導入製造階段的模組之前,無法用製令工單進行控管。

但託外加工之每月應付帳款若能納入前端單據來進行發工單與加工入庫之控管,就可拋轉到後端應付之結帳與付款之作業。經討論思考其作業之必要後,於採購循環作業中,規劃加工採購單之單別,可供託外加工單登打,以達單據、庫存、帳款之控管。財務的應收、應付帳款作業皆可從前端訂單、採購模組來產生,改善原本人工作業的模式,後續可串接收款、付款流程。從人工作業到導入系統數位化作業,一步接著一步,逐步累積、逐步完善。


專案人力配置的問題

中小企業面臨系統導入最常見的問題之一,硬體方面的配置有了,而專案的成員中途離職造成該職務空缺,或遲遲沒有穩定的人力,專案面臨缺員的問題。此時會影響專案項目可能無法如期進行,鼎新團隊調整了專案進行的節奏,同時,名品機械也努力尋找適合的人選,求才過程中也直接以有用過ERP的人選為優先考量,找對的人也是一個關鍵的要素。當專案遇到狀況,企業內部PM扮演了一個穩定重要的角色,PM積極態度會影響整體專案進行,遇到問題可與顧問團隊溝通討論與配合方式。


唯有持續累積才能前進

名品機械初步系統導入階段已告一段落,而企業的資訊建置己經起步,未來名品機械會朝製造流程模組導入做為方向。前述企業數位化的過程並非立竿見影,無法一步到位的展現華麗的成果,它必須是從一個又一個的專案過程中累積,每一個過程都具有價值,企業逐步完善內部管理制度,藉由數位化資訊的積累,將數據內化成企業內部的資產,成為邁向未來的堅實力量。


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