越南北杉化學攜手鼎新 運用ERP落實全面E化

打通跨部管理的訊息孤島,持續精進管理

文:阮春豐

北杉化學

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2022-06-20 15:58:00

東南亞

北杉化學為滿足市場需求,在越南-海防工業區設立廠區生產,主要的產品包含各類型酸洗用添加劑、防銹油、加工油…等,為提升管理機制攜手越南鼎捷軟件,選擇采用符合越南當地法律以及越南會計原則的WorkFlow ERP,做到精進企業管理、精算實際成本等目標。


WorkFlow ERP上線成效包含北杉三個廠區的庫存管理即時透明,並且帳實一致;亦能精算產品實際工時與成本,於每月10日前結帳並產出三大報表提供給台灣北杉公司匯總。在鼎捷顧問團隊的輔導下,協助北杉化學的管理機制效率提升,業務主管能透過ERP即時遠端連線取得管理報表,進行業務人員的工作檢核與客戶服務狀態掌握,使業績擴展與客戶滿意度大幅提升!

北杉化學工作場景.png

北杉化學股份有限公司發展沿革是從 1979 年當時成立北心實業,至 1986 年與日本 スギムラ化学工業株式会社合資成立。為滿足市場發展與客戶需求,於 1991 年陸續於台灣桃園、濟南、上海、珠海…等地設立工廠及營業據點。經過千禧年後,有感於金屬加工工藝日新月異的進步,在 2010 年於桃園設立研發大樓,同年至越南設立新廠。


北杉化學通過 ISO 9001 及 ISO 14001 國際認證,持續推動品質改善與遵守各項法規要求,並於 2020 年裝設太陽能相關設備,導入綠色能源,減少環境負荷,致力於節能減碳,善盡企業責任,為保護地球環境而努力。而化學製品行業的北杉化學,管理特性包含:特殊的配方管理、製造現場掌控、銷售預測與業績管理、產品定價、成本計算不易…等,各項說明如下:

  1. 配方管理的特殊性:產品結構的配方還應具有投料順序,注意事項:溫度、時間、批量、有效期限…等方面的要求。

  2. 現場訊息較難掌握:原物料的數據必須通過倒扣方式或者製造現場帳卡及時掌握,才能保證庫存、投入、產出數據的真實性。

  3. 銷售段業務工作管理機制:因符合各區客戶需求北杉化學建立越南的北越河內以及南越胡志明各個服務點;業務每天拜訪客戶以及報價等的作業模式,主管遠端控制各個業務進度且確保各個人員的銷售額達標。

  4. 銷售預測狀況不透明:各個倉庫自己管控,互相調貨都是人為判斷,聯絡方式用電話詢問。

  5. 產品定價:化工業的上下游關係受價格波動頗巨,因此如何訂價及有效管理庫存及需求的配比是一大問題。

  6. 成本計算:計算實際成本:每張工單工時-幾時依實際精準計算

 

鼎捷軟件(越南)的ERP顧問阮春豐經過訪談評估與實際訪廠後,針對本次專案整理以下的管理重點與專案目標:

  •  庫存準確度提升, 資訊透明化

  •  生產資料清楚描述減少錯誤

  •  實際成本精細計算

  •  帳務每月10號前產出


北杉化學蔡耀鵬廠長採訪時表示:「北杉台灣公司已經有使用ERP系統做管理,所以了解ERP系統在企業內對管理的重要性,但是台灣使用ERP並沒有越文畫面,所以到越南建立新廠時決定選一套穩定,符合當地的ERP。」


經過多次考慮,比對各個ERP供應商決定選擇鼎捷WorkFlow ERP,因為符合北杉越南公司的執行模式,系統畫面100% 中越語言皆有,符合越南當地會計原則,且鼎捷越南擁有完整的服務團隊:包含工程師、客服、顧問團隊,都具備中、越文語言的溝通能力,可以直接與操作同仁或主管們做溝通協調,能確保輔導上線。


鼎捷顧問阮春豐表示,北杉化學的ERP導入專案中有三大困難點,但都透過與北杉團隊與高階的支持下,順利完成任務!雖上線過程中,人員對於新系統的不熟悉還無法完全放掉手工作業,但在鼎捷顧問的細心訓練及耐心說明下,與各主管的積極配合督促員工,慢慢的步入軌道,且使用者也享受到系統所帶來各項資訊的便利性。


1、北杉導入e化決心 抗疫突圍

因疫情關係越南各省邊境封閉,導致於鼎捷顧問無法到廠輔導,但北杉化學對於ERP導入專案的高度重視,以及與鼎捷團隊的共識之下,確定改成遠距的線上輔導方式,鼎捷顧問透過網路提供了不間斷的服務;並且針對遠距輔導進行了相關的配套方案,例如:解決線上輔導效率問題,在輔導中錄影以及請上課人員做出SOP等指示,以確保北杉學員的吸收狀況。


2、需完全符合化工行業製程特性 增加客製化程式

北杉所屬的化學行業,其製造特性與系統標準邏輯有衝突,依照化學行業的製程需求,製令單需要依BOM產生原料用量,並且需要指定的順序來排序,製令憑證產出也需要依順序列印出該有資料。因此鼎捷顧問評估ERP標準只能依品號排序,因此建議以客製化程式調整,以符合化工行業的生產模式。


3、多廠管理不易連線確保遠距運作

在輔導過程中,顧問發現北杉的管理銷售預測與業績追蹤,因為有二個廠區的業務人員需要管理,若以傳統的方式,業務主管無法分身同時監管,因此依照管理需求額外擴充兩個程式,分別為:業務人員登打的業務日報建立,以及管理者察看的業務日報表,讓主管隨時追蹤各區業務員的工作內容與業績狀況。



蔡廠長表示:「使用ERP最大的差異在於資料的透明化,之前沒有系統各個單位維護自己資料,使用ERP系統資料資料同步且公用所以減少重工維護資料,減少資料錯誤,提升管理效能,最重要的是在成本方面也能精細算出實際成本」。


北杉化學ERP導入專案,系統上線應用效益:

  • 跨部管理訊息透明化

  • 庫存帳實一致 100%

  • 成本精細計算(實際工時)

  • 帳務完整:每月10號前結算

  • 提升管理效率


鼎捷軟件助力北杉化學在越南深耕經營,在新設廠時就採用資訊E化,為越南在地化管理奠定下穩健的基礎!更在鼎捷行業經營的豐富經歷下,協助北杉能夠採用符合化工行業特性的管理方式,滿足操作者與管理者的需求。


雖然在疫情的反復無常與物價的波動起伏之下,越南北杉化學仍能透過精進管理與數位化工具,在各方面取得優勢。鼎捷軟件也會持續站在輔助企業的角色,提供優質的e化咨詢服務。

北杉蔡廠長:輔導過程中雖然遇到Covid-19疫情,但在鼎捷阮春豐顧問的認真投入與耐心下,帶著北杉化學團隊順利完成ERP導入專案,讓各部門作業更完善,提升管理效率,期待未來還有更深的合作:例如生管條碼管控…等,都是我們接下來持續精進管理的目標!



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