懋森(越南)實業 以ERP實踐木材成本精算管理

文:郭志勇

懋森(越南)實業

作者:鼎捷軟件 | 發布時間: 2022-06-28 09:19:01

成本計算 木料板材 拼板加工 木業ERP 庫存管理

懋森實業有限公司於1987年開始從事木材貿易,主要以東南亞地區所生產之木材為主。在2007年正式到越南平陽設點,工廠設有加工部門,主要產品為板材、拼板為主力;三十餘年來誠信的商譽,合理的售價,讓懋森這些年來不斷榮獲客戶的肯定與讚譽,面對嶄新時代的來臨,懋森將秉持著不變的誠信原則,竭誠地為客戶服務,滿足新時代的需求,創造更美好的居家生活環境。

有別於一般製造業,對於木材產業來說,並不是固定損耗或無損耗的製程,反而因為天然的木材特性,每支原材都是獨一無二的,因此原料利用率與損耗亦都會因材而異;因此在品號的建立與管理上難度很高。

也因著木材特質所帶來的管理困難程度,相較其它的行業來說較為復雜與困難,變數也較多;因此若採用人工手動的計算,錯誤率就會更高,所以需要導入系統,協助自動計算出木材米數,降低錯誤率與提高效率;在製程中跨部門之間也不會為了一個小數點的差異,需要找一堆計算佐證資料。

懋森實業在上述的管理挑戰以及營運規模日漸發展的情況下,原本使用舊系統功能已不符合懋森的管理流程,並且舊系統無採用BOM表作標準,在庫存管控與成功計算上都不精確,未能達到懋森的管理要求,並且舊系統沒有越文介面,因此在管理者操作系統會有語系的門檻,皆是懋森實業評估採用鼎捷ERP的契機。

懋森實業在全面評估下,認為鼎新的Wolkflow ERP能解決多語系(中越文介面切換)、BOM表標準化…等,並且有專業的行業顧問、在地熱忱的客服團隊協助,完全符合其管理需求,因此選擇與鼎捷(越南)攜手進行ERP導入專案!

木材行業的管理挑戰:

1. 庫存帳管理-需要精算每一個木種、等級、加工方,式、長寬厚度尺吋..等,管理難度高。

2. 成本計算-導入前沒有固定的BOM表用量和損耗率 , 無法正確計算各品項成本。

3. 作業流程重新梳理-改善現有的作業模式,需要全員一致的支持與執行。

為了使資訊化能發揮效用,因此在導入前「作業流程」也必需要規範,例如產品編碼標準化、作業流程的跨部分工…等,員工才能在新的管理系統上線時,能有依尋的方向,這背後需要公司管理者的嚴格執行、制定作業流程規範化,才能確保ERP專案成功發揮效用。

在木材行業的管理特性與ERP系統導入過程中,不僅是對現有的作業流程的優化,更是對人員能力、顧問專業與ERP系統彈性的考驗,鼎捷軟件郭志勇顧問說明,本次在懋森實業的導入過程中,遇到三個復雜的關卡,但最終在懋森實業的高階支持與上下同仁全員一心,搭配鼎捷顧問的狀況下,順利達成專案目標!

首先第一個挑戰是品號建立標準化,因為在木材種類、等級、尺吋(長/寬/厚度)…等多維的規格來說,每個品號必需獨立,不得重複的情況下,要必需能滿足庫存帳實一致之外,還需要讓使用者輸入時能快速登打建立資料、管理者能在不同層級維度計算出該類的統計報表;在品號登建的過程中,讓使用者覺得多出了許多工作量在不熟悉的系統來輸入品號資料。

在懋森實業與志勇顧問的協作下,首先向使用者說明品號規劃的用途與好處,並且透過一部份客製功能來優化建立品號功能的介面與輸入方式,在獲得認同與熟悉操作之後,逐漸的習慣新的作業流程。

而第二個挑戰在於專案初期品號編碼筆數龐大,並且是跨部門與鼎捷顧問的協作,難免發生錯漏情況,在初次發生後立即透過反覆檢查和修改,最終把完整的期初庫存開入系統使用。

第三個挑戰是在BOM表的用量與損耗,因為先前沒有BOM表架構因此各品號的階層資料無法收集,導致成本計算時系統無法辨識各品號的成本計算前後順序 ,這時候鼎捷顧問重新回到品號規劃上面再討論,檢核各個半成品的生產前後順序從而決定各品號的低階碼,在建立品號同時賦予低階碼讓成本計算時有章可循。

透過懋森團隊與鼎捷顧問的共同協作之下,立即發揮管理提效的結果,懋森實業王文治經理表示:「最大的差異是會計不用再一個一個登入出庫單去捉錯誤,一張一張訂單去翻單價來檢查,倉庫或業務部門是否有打錯單數或數量的問題,就算要查前單,也有串查的功能可以讓我們回查前面的資料」。

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鼎捷軟件郭志勇顧問表示,因為所有的資訊登入系統可以做到勾稽與串查,因此每個部門都能享受到資訊化帶來的便利性,例如會計部門可以捉取單據結帳,沖帳時也能作勾選,不易有漏帳問題,帳目餘額一目了然;而業務部與採購部門可清楚知道已交數量、未交單數;倉庫加工部門可清楚知未完成工單和損耗。

在部門與部門之間也起到了相互稽核的作用,在企業的內部價值流程中,所有歷程都被資訊化,因此懋森實業能清楚的知道,前面哪個環節發生哪些歷程,成本結算時也能知道每張工單制令的成本,以及各部門發生的損耗狀況,讓懋森不再是「不知不覺、後知後覺」,而是讓生產歷程即時感知的精實狀態。

懋森實業導入ERP上線後的整體應用效益,整理如下:

1. 庫存帳實一致 , 庫存正確率70%提升至95%

2. 結帳天數大幅縮短:20天→6天

3. 成本結算15 天,後續會再逐漸改善,縮短結算時間

4. 人員能力提升,士氣提升


鼎捷軟件郭志勇顧問,回憶懋森專案上線時表示:「懋森的上線證明了只要人員有落實使用系統 , 在鼎捷顧問和懋森主導人員的關心之下,有努力就必定可以上線成功。特別感謝懋森實業的許暐羚協理 與王文治經理,帶領懋森(越南)的資訊團隊推行和大力支持鼎捷 ERP 系統, 雖然過程中有波折困難,有各位主管的協助之下,讓系統可以順利上線。」

在面向數位化轉型的時代之下,懋森實業期待在接下來的資訊化路徑上,能朝向企業上雲與遠端連線操作方式,來因應快速變動的疫後新常態;並且在資訊數據的蒐集上,能快捷快速,並且亦能讓外部客戶也享受到資訊化的成果,例如在工廠段採用條碼報工作入庫/出庫的回報,而生產的歷程,懋森的客戶端,也能透過掃碼來了解整件貨物明細,及其生產歷程;未來仍選擇與鼎捷合作,持續精進管理!

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