凱勝家具 降低維護時間成本,提升整合流程智能化

開發工具操作便利,節省維護時間成本

文:李思穎

凱勝家具

企業流程管理 東南亞

公司簡介

  凱勝傢俱(越南)股份有限公司成立於2004年,為台商獨資的大型家具生產生產企業。公司位於越南胡志明市西北方約60公里的平陽省美福工業區,占地30萬平方米,總投資金額約1億美金,凱勝傢俱(越南)股份有限公司現階段擁有7條生產線、6000多名員工,月產量可達1000貨櫃,是越南唯一的中高檔家具生產企業。


▲感謝 凱勝家具 黃燕海副總接受鼎新電腦成功案例採訪。左起為 鼎新電腦 黃佩華顧問,
中為 凱勝家具 黃燕海副總,右為 鼎新電腦 邱奕智規劃師。 

系統三大優勢,讓EasyFlow GP系統在遴選中脫穎而出

  凱勝家具預定在2018年年中在台灣資本市場上市,因此,從2015年九月起,凱勝家具即同時進行遴選多家ERP系統。當時凱勝家具已有正在上線使用的電子簽核系統(以下簡稱為OA),但該OA系統並非模組集成,在財務與總帳部分無法產生資產負債表及損益表,這一點實為凱勝家具迫切需要解決的問題,也成為選擇ERP的評估重點之一。對此,凱勝家具黃副總表示:「上市每個月都要公布上個月的集團營收,營收資料之快速產出,沒有集成之ERP不可能達到目的。」

  考量到選擇使用TIPTOP後可以直接整合企業流程系統EasyFlow GP,模組化整合讓簽核資料即時拋轉,產生出對應的報表資料,即可解決原本困擾已久的報表問題;此外,因黃副總曾使用過鼎新電腦的系統,認為鼎新系統操作容易上手,可節省開發及維護成本,此也成為最後決定採用鼎新電腦EasyFlow GP與TIPTOP的原因之一。

  • 快速產出相關報表

  • 設計工具易維護

  • 圖像化界面更直觀

直觀圖像化呈現與自動簽核,提升操作效益

  導入EasyFlow GP系統時,對於改善舊有問題及提升效益的部分,黃副總侃侃而談說道:「EasyFlow GP擁有標準簽核的事件功能,包含撤簽、退簽、簽核完寄發mail…等,這些完整的功能性是原本使用的OA所未具備的,除此之外,原本OA無法跳簽,但EasyFlow GP可以做到這個功能,當使用者在同一條流程中有多個需要簽核的關卡時只需要簽核一關就可以,節省掉很多重複簽核的時間。」

  除了運用自動簽核功能,讓實際簽核的過程中可以節省簽核時間與次數之外,黃副總也特別提到了圖像化設計的流程圖為使用者帶來的益處:「流程圖的圖像化設計,讓使用者可以快速地得知簽核到誰身上,也可以得知前面關卡簽核者的簽核意見,原先使用的OA是用文字呈現,EasyFlow GP的圖像化更清楚。」

  EasyFlow GP可設計多組織及跨組織進行簽核的功能,是舊有OA系統所缺乏的,也讓遍佈在台灣、越南、香港跨地區的使用者溝通上更順利。黃副總也提到:「因為EF和TIPTOP的整合性,在跨部門人員簽核時有正面的影響,使用者可以得知前面關卡的簽核意見,針對撤簽、退簽、加簽都可以在畫面上做到,在使用彈性,方便性,及呈現資訊多樣性比原本使用的OA更好。」

  目前已上線使用的單據以TIPTOP整合單據為主,單量最大為採購單、其次為報價單與訂單。每種單據皆以單別作為區分,各自設計開發不同的流程,光是採購單就有七、八種單別,雖然設計的流程不少,但因流程設計和操作上皆是圖像化,所以對於管理EasyFlow GP的IT人員來說還是相當方便且容易的。

開發工具操作便利,節省維護時間成本

  在進行流程表單的開發與設計上,珮琪顧問補充提到,以往凱勝家具是透過ASP程式判斷後續關卡的簽核者,當需要調整表單畫面的細項或是流程簽核的走向時,必須等待同一位程式維護人員安排逐項調整,在維護的時間成本上耗費較多;EasyFlow GP系統可以針對不同單別或條件,在工具介面上直接調整設定,透過開放權限的方式可以授權給多位IT人員同時維護不同的表單、流程定義,進而大幅度節省調整表單流程維護的時間。

  黃副總表示在IT人員一旦熟悉設計界面後,因設計師工具的維護相當便利,對於使用者提出的需求可以很快地對應調整,大幅節省下開發與維護的時間。而原先在使用的OA系統上已使用的簽核流程,則是維持原設計並轉換到EasyFlow GP的簽核流程設計師上,使用者也較能接受。

客製報價智能化,請採購資料配合圖文簽核更詳細

  珮琪顧問補充道,因應凱勝家具較特別的幾種流程需求,在顧問與客戶詳談後進行了這些單據的客製;像是報價單,會由TIPTOP端將報價單主檔拋轉至EasyFlow GP中進行簽核,經過審核確認允許該報價申請後回寫TIPTOP,再由TIPTOP端針對報價單中的每一筆明細各別產生獨立單據進行拋轉審核,每一張獨立單據中會有更細項的料價報價明細,並讓使用者在簽核中調整各項料件的增減與報價,最後統整回報給業務,回寫結果至TIPTOP中作為最後的報價內容。

  請購單與採購單的部份,因使用者希望在簽核時可以看到所有細項的照片檔,當單據拋轉到EasyFlow GP端後,透過客製在點入每一項明細單身時,即可開啟網頁呈現該筆料件在TIPTOP端上傳的照片,讓使用者在簽核時同時對照物料是否正確。

  同時,因高階主管經常出差在外,透過EasyFlow GP系統跨瀏覽器的特性,就可以隨時隨地利用iPad、手機等行動裝置登入系統進行簽核或瀏覽,達到行動辦公室的效果。

規劃完善教育訓練,消化使用者對新系統的適應期

  然而在EasyFlow GP系統上線初期,凱勝家具也面臨了一個重大的考驗,就是使用者對於新導入系統的排斥。使用者已習慣舊有OA系統的操作介面,黃副總提到:「面對新系統的介面、操作方式,因為不習慣而短時間無法適應,安於現狀不想改變、套入舊思維而排斥,使用者們會希望操作和介面跟原本的OA一樣。」

  為此,在上線初期花費了很多時間與心思進行教育訓練,讓使用者開始瞭解並逐漸習慣新系統的使用。

系統順利上線,歸功高執行力的專案控管

  凱勝家具的系統上線專案由陳珮琪顧問協助進行輔導,黃副總表示顧問在凱勝家具組織架構的規劃上提供了協助,因組織資料每周都在進行變動,透過組織設計師工具的應用,組織變動(單位調動)時人員的主從關係變動可以更快反應與調整。

  對於系統成功導入上線的方法,凱勝家具有一套嚴謹且強調執行力的作法。針對各個部門皆設有種子團隊,每位成員需蒐集問題並固定時間進行會議,會議上PM負責在各個部門擔任協調的角色,雖無法百分之百達到各個部門的需求,但協調討論後取得平衡點,讓各個部門都可以接受的結論,每一次會議中針對每個議題必須做出結論、列出解決方法與做法、預計成果與時程,會議後也需跟催,助於上線行程持續推進。除此之外,IT人員快速找到問題原因並提出解決方式的能力,也是加速上線進度的主要原因之一。

  身為此系統上線專案PM的黃副總,對於PM人員需具備的能力也分享了一些想法給我們。黃副總答道:「PM必須也要了解非資訊相關的知識,像是分析行銷財務、還有管理的重點,對於各個部門面臨的問題才能分析問題核心,這是PM需具備的能力,包含管理學基本知識、規劃、領導控制、管理循環這些都必須很清楚,同時也要具備控制進度、概念化、系統分析的能力。」

未來規劃更廣泛並深入使用系統,幫助管理決策

  現在凱勝家具以TIPTOP整合單據作為上線重心,從2016年3月起在TIPTOP上開始進行大量的家具行業別特性程式客製,直至2017年8月止,花費將近一年半的時間完成,還正在讓使用者適應使用,而針對人事相關表單,以及其他與ERP模組沒有串接的表單則作為下一階段的開發重點,將OA使用的單據逐步轉換至EasyFlow GP上,部分單據因為串聯到刷卡機制,故目前還是OA獨立作業,後續也會慢慢轉換到TIPTOP上應用。

  針對生產線自動化報工,系統產生報表的效率必須更提升,且為了將要支援決策的目標,IT必須要提供統計更詳細、更正確的報表,同時搭配BI來達到此需求,幫助管理階層可以快速做出決策,藉此也能提升IT部門價值,為此未來也會進一步分析每個流程簽核時間延遲的主因,利用EasyFlow GP系統的報表功能作呈現,除此之外也希望未來能引進電子採購系統,讓供應商能夠在外網就可以針對凱勝家具需要的料件快速且便利地提供報價。

  本次很榮幸地邀請到黃副總接受鼎新電腦的訪問,除了導入EasyFlow GP所得到的效益之外,黃副總也分享了一些心路歷程:「以凱勝家具客製的規模來說,上線的速度算是很快,遇到的一些小問題也不影響主要流程的使用,且因IT人員皆能很快地找到問題、蒐集情境資料並回饋給鼎新電腦客製單位,雙方配合之下排除問題並繼續往下測試,最後順利地將系統上線使用。」透過凱勝家具、鼎新電腦EasyFlow GP、TIPTOP顧問雙方通力合作,順利推動完成系統上線專案。


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