至興精機化繁為簡，達到內稽內控，建立人才升遷管道

系統串聯卡控，工時減少效率提升

文：潘孟絹

至興精機

發布時間： 2018-06-08 15:41:00

企業流程管理

「鼎新系統不斷串聯及優化，系統間串聯度、順暢度高，透過整合，不僅提升效能，節省營運重工，也可以達到數據分析效益！」─至興精機發言人 劉美娘經理

目光放眼未來，建立穩健營運基石

　　「時時追求新知、突破技術，讓人類的生活更加順暢無阻。」坐落於彰化的至興精機成立於1988年，以生產世界一流品質的汽、機車零件為職志，將「為明日拓展全新的視野」作為企業目標，積極投入研發技術、培育專業人才，以優秀的設計、品質、製造流程，成功贏得顧客讚賞；於數十年間快速擴大規模，據點遍及台灣、越南及大陸，產品除供應歐美知名機車廠，亦供應歐美及日本汽車Tier1廠使用，為滿足顧客在品質、交期及成本上的需求，至興不斷追求技術及研發成果、改善生產流程，致力於合理化成本，持續拓展市場新領域，漸在世界打響名號。

　　「以培育人才、協力團結、滿足顧客及回饋社會作為經營理念，至興不斷改進管理系統。內部長期培養技術人才，透過課程提升管理職人員能力，持續累積人才庫，深化同仁專業能力，希望能建立最優質的團隊。」至興精機發言人劉美娘經理認為員工是公司的重要資源，持續致力於研發及管理精進，就是希望建立起完整的人才庫，以作為公司日後營運的重要基石，在快速地擴張下，至興對於資訊化的需求亦逐漸浮現。

上下同心前進，打造完整資訊藍圖

　　「至興原先使用的ERP系統已無法滿足需求，也沒辦法跟其他系統整合，為配合擴展需求，希望建立完整資訊藍圖，將整體流程架起來，因內部資訊人員不足，所以便希望能找到一個整體化服務團隊協助至興。」發言人劉美娘經理分享當初導入的契機；經過一連串的考量與評估後，至興選擇了鼎新。

　　「鼎新在組織上分工明確，導入中針對不同領域都有顧問可以協助指導，上線後有問題也可透過客服詢問、解決，完整的支援體系解決至興資訊人員不足的困境，也是我們選擇鼎新的主因。」發言人劉美娘經理分享。

　　「還沒導入系統前，至興僅有電子刷卡系統，員工請假要先寫完紙本假單後由主管簽，送單後還要持續追蹤簽核進度，有時候要費時好幾天，簽完後再送到管理單位輸入系統，之前就曾發生假單遺失或主管壓單，也曾有過人資輸入錯誤，不僅造成員工抱怨連連，也讓公司管理及內控內稽變得更困難。」管理股吳秀如股長回憶導入前的種種不便，這些不便更堅定了至興想要改革的決心，此次系統導入以HRM(人力資源系統)為始，重點就放在如何串聯各系統，減少人工作業及錯誤。

　　發言人劉美娘經理表示：「至興對e化很重視，前任總經理選定鼎新為合作夥伴，就是希望透過系統整合、應用減少人工重複作業，由系統協助數據統計、通知及優化等工作。」由上到下的支持與推動，至興全體同心往同一目標邁進。

階段宣導實行，順利渡過磨合困境

　　因至興公司營運多年來累積的資料十分龐大，在導入初期新舊系統並行下，過程十分艱辛，管理股許鳳真專員回憶那段艱難時光：「初期新舊系統都要執行例行工作，真的很頭痛，前期要蒐集數據資料、系統建檔，還要針對薪資公式、考勤方式跟假別等細則跟顧問討論，有時真的很想放棄。」

　　過程越艱辛，成功後的果實也將更甜美，「雖然剛開始因為不熟悉會感到困難，經過磨合期，感受到差異真的很大，不需再人工輸入，減少很多重複作業，工作效率大幅提升，透過卡控也不再需要人工去修改錯誤。」許鳳真專員開心地分享。

　　至興員工數眾多，如何讓員工接受並習慣系統，前期宣導尤為重要，「因為習慣被更改，剛開始員工也有很多抱怨，我們規劃分階段執行、進行內部溝通協調及教育訓練，讓員工學習怎麼打加班單、請假單及班別異動單等相關表單，也製作出SOP，漸漸地員工抱怨聲音減少了，也不用擔心紙本遺失或主管壓單，只要上網就可以查詢請假及加班狀況，大幅縮短同仁時間。」許鳳真專員微笑說道。

系統串聯卡控，工時減少效率提升

　　不僅員工，第一線的人資也有深刻感受，管理股吳秀如股長笑著細數HRM系統為人資同仁帶來的優點：「以前每天要花很多時間處理異常，薪資計算每月30號還得人工整理數據才能產出結果，得趕在次月１號，提交財務單位作後續的處理，現在則輕輕鬆鬆薪資可提早試算，每月月底就可產出結果，次月第一個工作天就可提交結果給財務，直接一鍵完成財務整合，效率大幅提升，正確率也可達到100%；之前假單送簽到人事單位可能就需兩三天，現在隨時隨地都可以簽，最慢四個小時內就可完成，如果主管沒簽，系統每兩個小時也會主動提醒，完成後資料直接進到HR系統，不用再人工作業。」

　　系統也著實提升至興在人員管理與內稽內控的掌握度，「每天早上系統會發出郵件，提供人員請假、出缺勤、工時資料、報工等資訊，每位主管都可以掌握所屬員工的狀況，隨時掌握異常，也可以看到人員的生產績效或作業內容，進一步做為日後考核升遷依據；透過系統的權限管制，也避免人為調整或異常，達到內控內稽效果。」發言人劉美娘經理分享系統帶來的效益。

　　因為至興規模漸長，需要相應的不同系統來支持營運所需，至興更希望能夠完善的使用各項功能，發揮系統最大效益，發言人劉美娘經理笑道：「使用鼎新系統好像吃到嗎啡一樣，HR、TIPTOP ERP、BI（商業智慧系統）、EF(電子表單系統)跟PLM（產品生命週期管理系統）…等，系統不斷串聯及優化，未來我們還將規劃建置電子商務平台，每個系統間串聯度、順暢度高，也不用費時評估；透過整合，效能大幅提升，不僅節省營運重工，管理數據也可以整合，達到數據分析效益。」

透過系統，至興達到的效益分列如下：

1. 系統結合假單、加班單及出勤資訊，線簽後直接進到HR系統，免去層層追蹤，假單不再遺失。

2. 透過行動裝置進行簽核，可設定超期未簽核提醒，大幅提升簽單效率。

3. 系統權限管制，避免人為調整或是輸入錯誤，達到內稽內控效果。

4. 系統串聯、順暢度高，有效減少營運重複作業，管理數據也得以整合、分析。

5. 每日電郵通知出缺勤狀況，每週通知教育訓練資訊及異常狀況，串聯BI報表，有效進行管理。

6. 培訓管理結構制訂系統化，員工教育訓練歷程提高完整度，如實呈現員工學習履歷，升遷考核更有依據。

(鼎新電腦整理)

人員履歷建立，全面走向資訊管理

　　經過整合，至興逐步達成當初的理想與目標，配合日後組織發展需求，未來希望能持續串連各系統，完善運用各項功能，建立起完整的內部以及外部徵才人才庫；透由系統詳實記錄人員教育訓練歷程、考取證照，甚至主動提醒證照期限，讓人才選訓留用都更有所依據：「未來我們希望能從考核面延伸到薪資及獎金、員工用餐扣款及所得申報等資訊，全部進行串聯，將人工作業降至最低；人才培訓管理的部分，則希望從年度計劃開始，包含個別計劃、自動發郵件通知等功能，上完課只要人資人員點選有無缺課，就可自動回寫系統，持有的證照也可以統一建進去，透過BI報表隨時掌握人員持有證照的狀況，在考核時也可透過BI報表，知道員工歷年狀況，作為依據。」發言人劉美娘經理分享。

　　配合公司營運成長，至興持續更新規劃，透過鼎新團隊竭力協助，e化之路穩健踏實，未來將串聯各系統，輔以BI數據決策，建立完整資訊藍圖，全面走向資訊化管理，擊敗多變市場挑戰，持續維持至興的市場領先地位。

▲鼎新與至興團隊合影留念，右起鼎新電腦HR顧問梁碩凌、至興精機管理股吳秀如股長、
發言人劉美娘經理、許鳳真專員、鼎新電腦行銷專員潘孟絹

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