愛派司生技實現人性化管理 掌握營運動態

多套系統無縫整合 串連愛派司營運骨幹

文:郭駿逸

愛派司生技股份有限公司

生產製造管理 企業流程管理 進銷存管理

細心、謹慎與堅持  繼續成長與茁壯

  愛派司生技股份有限公司致力研發並生產優良的醫療器材,擁有完整的產品線包含骨科固定、矯正及軟組織再生所需要的器材、植入物和生物材料。愛派司生技除致力創新、開發、臨床測試,投入骨折及相關疾病治療教育的資源外,並透過臨床研究報告證實產品的性能和品質;此外與外科醫師密切合作、與科學家、電機、機械專家組成產品研發小組,共同研究創新外科技術與產品,以確保病患的福祉,由此看得出愛派司做事的細心、謹慎與堅持。

  高品質產品與不斷的創新、研發,讓愛派司在市場上奠定了優良的基礎,也提供病患最安全、最先進的植入物、器材以及相關科技,以及安全可靠的手術步驟,使病人快速痊癒、達到術後無病痛的人生,造福更多傷患。未來愛派司將成為未來外科醫療器材的領導者,繼續成長與茁壯! 
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優秀的研發團隊  與完整的解決方案並肩作戰

  美歐醫療研究團隊常常到台灣取經,研發出的骨板對亞洲人的使用上包含尺寸、角度都不盡吻合,因此愛派司與學界教授合作,跳脫傳統與歐美方法,創新骨折治療技術,生產兼顧生物相容性的骨板,在亞洲醫療界造成很大的迴響。

  隨著研發技術受到認可,需求日益增加下,從研發團隊、生產線、採購材料到銷售團隊的縱向溝通,甚至北中南各公司間的橫向溝通趨於複雜,也造成管理上很大的挑戰。創辦人黃勝隆及羅翔煒先生開始期待藉由e化提升公司作業效率與準確性,並嚴謹的要求執行,同時對未來e化的擴充也作出審慎的考量。因此建置系統的過程中,將系統供應商的整合能力、知名度、普及率及豐富的導入經驗列入重點考量之一;此外必須提供各種維度分析、有效進行資訊追蹤及記錄、滿足愛派司資訊應用的各項需求;更重要的是多套e化作業都能無縫整合,第一階段包含ERPPLMHRMPortalBI系統,經衡量評估後,決定與鼎新電腦一起併肩作戰。

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▲創辦人黃勝隆(右)及羅翔煒先生


管理挑戰

  • 面臨ERP、PLM、HRM、Portal、BI等多系統導入,整合挑戰高。

  • 公司部門間、產線等溝通整合困難,專案管理難度高。

  • 醫療產品待核准後始可製造,產品研發與品號認證的時間難接軌。

  • 薪資、考勤資料由人工彙整費時,若期間資料稍有變動,則更添計算困難。

  • 因導入多套e化系統,避免反覆登入的不便,希望滿足一次登入的需求。

  • 避免庫存不足致訂單流失,期望透由管理性報表掌握銷售狀況,提升營收。

應用效益

  • Workflow ERP串接公司營運骨幹,成功架設符合內控並兼具實務使用的標準作業流程。

  • 借助PLM與ERP系統整合資料與異動單據,幫助品號認證與生產管理無縫接軌。

  • HRM計算薪水更省時省力,即使同仁的職務做調整,仍在3個月內完成建置與驗薪。

  • Portal上線後,同仁發現其功能多元,不僅內部資訊更透明,電子文件檢視也更方便。

  • 藉由BI產出庫存異動、採購預估報表,了解商品庫存及在製量、掌握下單時機與數量。


Workflow ERP上線,串起愛派司的營運骨幹

  如同人體的骨幹,Workflow ERP能從研發產品階段整合到生產製造、訂單銷售分析,依庫存產能計算採購建議,串起愛派司完整的營運架構。上線後,因為公司的營運持續增長,原本規劃的作業模式需要再優化,總經理親自指導各部門主管擬定未來的營運戰略,並請鼎新的增值部顧問參與上線後的流程優化討論,分別與研發、製造、業務、倉管、採購、財務同仁訪談並微調流程。自輔導前、系統剛上線、結算出實際成本直到今天,Workflow ERP協助愛派司的營運一步步趨向成熟穩定,並把各部門的作業流及資料流有效率的串接在一起;此外,透過鼎新標準、完善的輔導過程,符合內稽內控,順利產出電腦確效文件,通過生技業的ERP系統使用申請認證。

PLM巧妙扮演研發團隊的專案管理師

  研發佔比非常大的愛派司生技,每天同時進行多個專案。研發團隊從專案建立到圖文修改、料號承認、EBOM建立整合入ERP的MBOM量產,中間繁瑣的資料交換與不同版本保存的過程,正是一個產品的生命週期(如右圖)。尤其醫療器材成品品號需於衛服部核准後才可投入生產、製造與販售;通常研發與認證需同時進行,製程中如果接獲衛署核准,下道製程即可開始使用正式料號。借助PLM系統ERP系統整合基本資料與異動單據,幫助品號認證與生產管理無縫接軌,PLM除支撐研發團隊的專案管理流程,也串起跟ERP高效能的整合。

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▲產品的生命週期

藉由HRM、Portal、BI輔助  實現人性化管理

  除了Workflow ERP、PLM之外,更是趁熱打鐵接連導入HRMPortalBI系統,期待這一次的IT變革,能再強化愛派司的經營骨幹!

1.HRM人事薪資系統,讓薪資計算更省時省力

  HRM與其他系統相比較為單純,愛派司以導入基本資料模板、薪資公式設定、實際考勤為主,雖然人資同仁的職務於輔導期間有做調整,卻仍在3個月內完成建置與驗薪,後續計算薪水更省時省力。

2.Portal多系統的單一入口,讓流程簡化操作更簡單

  愛派司因本次導入多套e化系統,希望同仁能從單一入口平台登入,避免反覆多次登入的不便,因而利用Portal滿足一次登入(Single Sign On)的需求。

  上線使用後,同仁發現Portal的公告欄,讓內部公告資訊更透明;透由文件中心,能建立各部門的文件資料夾,讓內部的電子文件檢視更方便。Portal還有行事曆、跑馬燈、待辦事項通知、友善連結、設備預約、電子看板…等功能,後續會依進度陸續開放同仁使用。

3. BI自訂報表,讓管理性報表更靈活更多元

  相較其他產業,醫材銷售網絡較為複雜,且為了避免因庫存不足導致訂單流失,充足的庫存量及通路銷售狀況的掌握,都是確保及提升營收的方法。因此愛派司利用BI自訂報表工具,藉由產出庫存異動表,了解各商品現行的庫存量及在製量;同時也製作採購預估報表,掌握下單的時間與數量。

  佐以客戶銷貨分析表作為銷售策略調整的參考,而銷貨後所產生的應收帳款,也透過自製表單來分析各通路的收款及帳齡狀況。

溝通與信任是成功的關鍵

  由於愛派司生技是第一次進行如此大規模的系統導入,以往作業幾乎都由人工進行或是單獨運作。人員在改變日常作業行為初期,會產生排斥,因此主管們及PM擔任起溝通的重要角色。導入過程中,各部門主管間居中協調,積極進行系統資料維護;人員間對於管理議題,採互動式的溝通方式、相互信任;且同仁們在導入過程中發生問題,皆會主動提出並尋求支援,讓問題能夠透明化,提早發生提早處理,減少上線後問題發生,也讓專案能夠順利進行。

   e化系統是持續優化的作業,隨著管理需求的增加、系統工具的推陳出新而不斷提升,幫助同仁更省力、更有效率的作業,就跟愛派司生技提供給客戶、病患的醫療器材一樣,持續創新、突破,追尋更上一層樓!

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