無縫接軌流程優化,裕瑋鋁業建造溝通扭轉乾坤

無縫接軌流程優化,落實精進管理與改善追蹤

文:卓孟蘭

裕瑋鋁業

企業流程管理 會計軟體 財務系統

  綜觀國內各種產業,金屬製品行業可謂既特殊專業度又高的產業,原因不外乎該產業多半需於鍋爐高溫,對於製造要求、專業品質認證、廠房占地大、原物料件進口且較難取得等環境與條件下,舉步維艱地經營著,當中尤以鋁製品製造廠商為最。

  位處於屏東九如的裕瑋鋁業股份有限公司成立於西元1987年,專營鋁合金棒,客製化製造各種尺寸與大小之鋁合金、擠型錠;鋁合金錠、鋁錠等產品,其產品品質不僅可達客戶滿意度,更榮獲多項ISO品質認證,秉持著勤勉、創新、專業、服務四大經營理念,裕瑋用心呵護著與客戶廠商間的永續合作關係。

完美在於信任的雙贏關係

  裕瑋鋁業在不斷進步與發展中,對於電腦化系統的要求也日益增加,就在舊系統無法合乎階段需求下,高階興起更換系統的重大決策,在考量成本、時效、服務、系統客制能力等各方面後,加上鼎新團隊售前深入了解裕瑋需求獲得認同下選擇了鼎新電腦Workflow進銷存、生管、會計財務模組,搭配售前個案規劃詳盡說明下,放心且勢在必行地啟動專案導入。

  高階經營者潘雙華經理是位實事求是且嚴謹決策之高階主管,對於鼎新團隊初次拜訪裕瑋鋁業之時潘經理記憶猶新,在審慎評估下不斷與規劃師與顧問師,探討軟體導入中可能發生的風險與困擾,希望能透過鼎新電腦多年服務與輔導經驗大幅避免甚至排除掉。

  透過雙方溝通與了解高階期許後,鼎新顧問僅果決告知:事在人為!並且做了才知道,裕瑋鋁業高階給予鼎新團隊一個絕對性的認同與掌聲,顧問師便帶著毅然決然之決心,與求新求改變的潘經裡一同啟動輔導,系統成功如期上線可知答案是絕對肯定的!

專注、投入、溝通、嚴格監控的專業輔導與配合模式

  專案自顧問初訪到工廠參觀,與高階多次深談需求後,陸續得知狀況,如產品僅有品名無品號管理、手工製作報表與處理帳務、無法涵蓋內稽內控等。而系統輔導專案是在一個既定時程,由專案團隊全體一同朝向專案目標邁進的一連串任務。就專案開始時堪稱為一項『艱難任務』,該如何在高階要求的二個月時程和嚴謹成本控管要求下,克服操作者日常繁忙并釐清客制需求和逐步系統順利操作。

  輔導過程中鼎新顧問搭配使用者每日作業,高度嚴格地透過作業了解與調整使用者的進度;當遭遇系統使用的困擾與問題時,判斷問題後盡可能地找尋客服資源,或立即利用時間致電排除問題;此外,針對使用者對於廠務繁忙無法完成任務之時,亦站在使用者辛勞的角度,協助排除問題。

無縫接軌流程優化,建造溝通扭轉乾坤

  在鼎新顧問和專案團隊的協作下,營造信心便造就信任與成功,無縫接軌式果決切斷舊有系統避免重工,同時創造以下成效:

  1. 系統如期且精實上線:在高階要求顧問師經由精實輔導並提升與傳遞觀念下,加速且嚴格化的輔導模式便油然而生,如要求提供線上學習狀況表、製作操作手冊、職能向前要求輔導方式等;

  2. 料號管理方式:廠內原先管理料件方式僅呈現品名,總括式的品名庫存管理方式,較無法精準地達到高階管理料件之目標,引導品號編碼原則後可透過料件編碼優化掌控庫存增減異動狀況。

  3. 一次成功到位的優化流程輔導:由合約訂單到銷貨特殊結帳一氣呵成的流程串接,可達廠內系統操作之需求。

  4. 內稽內控的觀念引導:透過系統要求使用者每個步驟皆應有合理性、流程性、與觀念性,逐步透過輔導過程建置並導入團隊同仁內稽內控之想法,實為輔導提供之無形價值。

  5. 範例式客修製作達到客戶需求:客制討論初始僅提供文件告知客修目標,並無法清楚告知客修需求下,顧問甚為擔憂初期若無法確認需求,將延續更多調整與修改,不僅耗費使用者時間亦將徒增無謂成本,決議使用多重實例溝通法與使用者討論,並產出特殊客修買賣代工請款單等個案。

  6. 特殊客供流程管理:因裕瑋鋁業長期皆與客戶長期建立起良好的上下游關係,對於樣樣以客為尊的裕瑋鋁業而言,客供料件管理便成為一大管理主題,由使用者與顧問溝通下提出透過倉庫搭配異動單據之系統特殊管理方式,成功達到管理目標。

  7. 成本觀念引入:高階、專案窗口與會計欲透過系統自動計算料件材料;人工與製造費用分攤後成本之想法,亦在成本系統引導與觀念建置下,由依據產出數量分攤新舊產線之人工與製造費用成本。


裕瑋品質絕對保證。資料來源裕瑋網站: http://www.yuwei-al.com.tw/>

落實精進管理與改善追蹤,以達系統最佳產出

  目前系統已完成高階現有的階段目標與成效,未來仍有多面向可進步之空間,將待裕瑋鋁業由高階至所有同仁不斷自我精進,與自我要求更深入了解系統與內部下一階段管理目標後,再度精進優化,亦或給予透過其他方式達到更高的管理效能,如Easyflow電子簽核可達省紙之效益,全面由郵件取代紙本簽核。

  此外,由系統產出的每個數字與每張報表,背後都有其隱含的管理意義,期盼管理者或專案窗口落實定期產出給與分析,以達系統支撐決策之貢獻。


感謝裕瑋鋁業專案團隊全體同仁接受鼎新電腦採訪。
下排左到右分別為: 邴俊傑;曾以信;專案窗口溫國忠;陳育仙;陳亮羽
上排由左到右分別為:王信坤;華恒忠;林雅琳;洪雅琳;林菊楓;蔡雅娟;林彥君

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