偉大的管理者是簡化大師,麟瑞駕馭雲端開啟卓越服務

企業e化,減少人為疏失、管理成本,提升公司內部執行效率

文:黃子豪

麟瑞科技

工作流程管理 電子表單 表單電子化 企業流程管理

  麟瑞科技結合網路與安全、儲存應用、傳輸通信、航空氣象與飛航管理、無線電研發領域之專業系統的整合服務廠商,秉持技術本位及穩健務實一直是麟瑞科技之基礎與優勢,麟瑞科技代理國際知名廠牌之加值型網路與資訊軟硬體設備解決方案,如Cisco、NetApp、VMware、F5 Networks、TippingPoint、Symmetricom等品牌,以及由無線電研發事業處自行研發之產品Winpower,主要專注於無線影像及無線通信領域,提供客戶創新的科技策略運用,以穩健與專業服務與客戶建立起長期的合作夥伴關係。

  自1977年成立迄今已35年,目前擁有超過兩百位IT領域專才之員工,營運據點由台北總公司延伸至桃園、新竹、台中、台南與高雄,提供完整緊密的全島服務,麟瑞科技結合多年在資訊與網路系統整合的實務經驗,以優良的專業技術能力,提供客戶從售前顧問諮詢服務、軟硬體系統規劃建置、到完善的售後24小時全年無休維運服務。 
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同業整合、企業e化

  麟瑞科技深知需將有用資料轉換為有價資訊,規畫將內部資訊系統進行全面性e化,並於2010年由鼎新電腦協助麟瑞透過HRM人力資源管理系統EasyFlow電子表單(BPM) 及BI 商業智慧有效施行內部控制及稽核制度。應用系統中記錄資料,透過EasyFlow電子表單系統傳遞及透通公司內部訊息,減少人為疏失、管理成本,並大大提升公司內部執行效率,逐步落實公司內部企業資訊e化。

成功法則極為簡單,但簡單不代表容易

  過去人員紙本作業的操作習慣,曾讓麟瑞推動E化過程面臨困擾,為順利導入EasyFlow,依麟瑞科技薛寅東技術長的指示,由郭靜娟經理擔任專案經理,成立電子表單導入專案小組(以下稱專案小組)。從平常各部門使用率最高的幾份表單著手,經鼎新顧問深度訪談後,以流程簡化、優化控管為考量逐一規劃上線。以流程簡化為例,過去合約審核會簽單其內容超過5種項目以上,每樣項目流程超過70多道關卡。透過EasyFlow表單格式得以一致,簡化不必要的作業程序後讓管理人員、承辦人員不但提升作業效率,流程更便於追蹤管理。因此,使用者也陸續提出應用需求,以下為麟瑞上線表單 (共21張)

專案聯繫單

國內外出差申請單

電信業務申請單

技術支援需求單

教育訓練申請單

名片申請單

發文字號申請單

資訊需求暨門禁異動單 

國際電話申請單

公關花費申請單

簽呈

資產庶務請購單

資訊作業需求單

合約書審核會簽單

人事ESS表單(共6張)

特殊勤務津貼個人申請表

特殊勤務津貼部門結算表


掌握專業從行政事務管理做起

  麟瑞科技為資通訊系統整合服務公司,資訊服務依據專案管理模式,確保服務品質及時效性,然而專案成立之初最重要的就是跨部門專案團隊的成立,麟瑞係以表單作為跨部門資源請求與分派的溝通媒介,陸續製作出專案聯繫單、技術支援需求單,應用流程管理的「動態參數流程」,指派相關負責承辦人員,以往紙本表單無法掌控資源指派的簽核進度,導入EasyFlow後簽核流程一清二楚,凡走過必留下痕跡,申請人員可透過系統追蹤流程進度,並可主動關心。

  系統應用過程中,使用者還是對紙本的依賴度較高。系統應用不是強制或勉強使用者,而是讓使用者漸漸習慣,並轉換管理模式才能提升經營效益。專案小組將EasyFlow原有表單流程管理加以應用,依據需求單位要求格式,自行設計出最適表單,代替原本習慣的紙本格式,進而從面對、接受到習慣,而不再是勉強接受系統。

偉大的管理者是簡化的大師

  系統導入目的為簡化所有相關事物之程序。日常報工在麟瑞是每位專案人員的必行工作,工時記錄皆儲存於麟瑞PPMS系統中。由系統自動計算每人每月加班時數,無需人員自行填寫加班單,每月加班時數統計資料匯入EasyFlow,利用自行設計的特殊勤務津貼個人申請表,提供同仁就加班時數自由選擇請領津貼或換休。相關表單在EasyFlow簽核後,轉入HRM人力資源管理系統,進行津貼或可補休時數的計算,由系統自動結算加班津貼,及進行換休時數的管理,簡化人工作業並避免人為疏失。

  管理必然需要數據,才能改善及進步。由於過往紙本傳簽並無流程記錄,也難以控管時效,以致於無法提升效率,導入系統後麟瑞透過表單審核記錄,分析審核單據時效問題,並進而從流程瓶頸中發掘問題,解決其根本問題,簡化、合併流程、使用作業程序更加順暢。

設定未來的目標,就要改變現在的行為

  麟瑞科技內部已有相關資訊規劃,薛副總預計未來要進行關鍵績效指標管理,制訂各單位工作目標,麟瑞也著手進行相關系統配套方案,並透過資訊系統表單記錄,做為衡量KPI資料來源,應用週期性自動發起表單功能,將異常指標,藉由EasyFlow流程追蹤管理特性,進行異常管理追蹤,並順著作業流程,減少問題產品,確保服務品質,提升麟瑞科技競爭力。


感謝《麟瑞科技》接受鼎新電腦採訪。 左起為鼎新電腦EasyFlow顧問師陳杏君、麟瑞科技郭靜娟經理、麟瑞科技張芳昌先生。

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