崧柏電 導入電子表單,解決重工、耗時難題

提高生產效率,節省管理成本

文:黃子豪

崧柏電子

進銷存 進貨銷貨管理 ERP

以產業科技化、精密化、及多元化的企業經營

  崧柏電子成立於2002年,生產專業音響麥克風軟管,連接器,電纜,數控零件和OEM。從我們的業務推出今年起,我們不斷提高我們的生產線,推進機械和提供培訓的技術人員,以整合類的迅速變化和苛刻的技術在音頻領域的發展。在商業方面,市場需求和客戶滿意度是背後的動力我們的業務發展。在建立和實施質量體系,在我們的管理系統是為我們的客戶,我們公司和我們的工作人員。我們正在頑強地追求技術訣竅,技術基礎和創新的設計,以造福我們的拋光生產技術,優化我們的產品質量與服務。

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提高生產效率,節省管理成本

  崧柏電子成立自今,不論在產品開發、銷售、經營、及服務上,均以誠信、品質、服務為立業目標,且不斷地追求技術上之突破,確保品質領先,親切勤快及優良的增值服務,獲得客戶之長久支持及信賴。然而隨著電子產業少量多樣型態日趨複雜,過往的人工紙本處理模式,難以承接處理當前大量資訊數據管理。總結以下幾點:

1.圖面資料難以管控、資訊難以傳遞

由於產業特性『少量多樣』,圖資大量的產生,因此以往單純的圖面資料可透過File Server管理,現在圖面資料過多以至於使用者難以搜尋。現場作業人員需取得圖面資料後,才可進行作業。由於資料傳遞皆由人工進行,因此在資訊傳遞過程中難以掌控進度,造成許多機台閒置,以至於稼動率過低,公司無法讓機台產出最大產能。

2.表單流程進度難追蹤,無法立即管理

人工傳遞表單,無法得知表單流程進度,難以追蹤管理。客戶訂單交期回覆時效是同業間競爭重要指標之一,因此能夠掌握訂單交期相關回覆資訊就變得極為重要。然而,在時間與空間的限制下,紙本表單無法即時呈現相關單位所回覆交期,以致於進度管理有所限制。

3.無法減少重工行為,以致管理成本提高

由於資訊日異增加,資料又需人工填寫,且重覆在多套系統中進行輸入,造成人工成本不斷提升,又要避免人為疏失,導致資料錯誤影嚮後續決策。 

  經過崧柏電子內部討論後,崧柏資訊相關單位高書政 先生綜合公司需求後,建議總經理導入電子表單資訊系統,解決公司上述種種問題。

  因管理資訊系統的人力有限,需尋求操作簡易、管理的資訊系統,系統與異質系統進行整合減少重工行為,希望資訊系統供應商能夠提供一致化的服務。於此在2013年初崧柏黃子哲總經理決定導入鼎新電子表單EasyFlow.NET資訊系統,解決目前公司所面臨資訊管理問題。

系統導入應循序漸進,不奢談執行力

  簡單決非容易之事,在導入過程中,高書政 先生蒐集各單位需求,徵詢總經理意見後,進行第一階段表單導入,由於導入過程經過多方面討論,各單位對於流程有一定程度了解;加上高先生不斷說明系統帶來的效益,讓使用者能身切體認,製作出相關操作文手並置於EasyFlow.NET電子表單系統中公佈欄(如圖一),讓新進人員可以直接透過線上公佈教學檔進行學習,減少企業內部訓練成本。

 
圖一

  在討論企業內部流程的過程中相當艱辛『一份辛苦一份才』,高先生不但將崧柏電子內部流程標準化,並將光皎企業流程一同整併,以利後續高階管理人員統一管理,從操作至管理層,一切從簡,讓系統導入過程能順利上線。

先了解資訊傳遞重要性,再談管理意涵

  以往現場人員會直接跟文管人員索取圖面資料,無法自行取得,耗工又費時。新產品開發或送樣的圖面資料送審過程中難以追蹤以致於機台稼動率低,藉由電子表單流程引擎應用功能,製作出『圖面簽核單』(圖二),讓需求單位亦或是生產單位可以立即追蹤圖面資料進度,減少內部紙本單據追蹤管理成本。圖面資料歸檔至ISO文管系統中,讓使用者可透過文件總管搜尋功能,在大量圖資資料中,快速取得所需圖面資料,大量減少翻箱倒櫃尋找紙本時間。


圖二

  在日新月異的電子產業裡,產品變化週期是相當急速,產品設計變更程序時效成為企業較棘手的問題,流程管控不佳會造成企業嚴重損失,在崧柏電子同樣面臨此一挑戰。為避免該問題發生,需訂出設計變更申請通知單(如圖三)相關流程關卡,將各部門所需維護的資訊製訂成表格;管控流程,要求相關單位需回覆資訊,讓流程更加落實,避免流程環節中資訊斷鏈,生產線仍是取得舊BOM繼續生產的情況。例如:透過『資料維護』欄位記錄,確保文管、研發、生產各單位能確實回覆狀況,並記錄於『資料維護』中。


圖三

  籍由系統流程管控,讓相關單位能遵循程序,避免資料未備齊而衝動行事,減少人為失誤有效降低管理成本。

  什麼才是高品質?日本產品為何深得人心呢?然而品質主要指的是定型的科學技術內在信息狀態,作為企業要素的人力、人才、產品、服務等,都必須藉助科學技術手段,不斷的提升其內在的科技內涵,進行必要的信息化披露,準備接受質量標準的衡量和評測。

  崧柏電子黃子哲 總經理,在導入電子表單系統時,要求尺寸檢查表(如圖四)務必導入,尺村檢查表為該產品完成後,需檢驗產品項目標準,有標準才能確保品質。然而,資訊正確性、即時性極為重要,透過電子表單審核後,同仁們可以立即上系統取得,資料永遠是最新版本,不會因誤取舊資料導致品質檢驗標準不一。


圖四

資訊系統解決簡單、重覆、耗工、費時之事

  紙本表單流程管理的相關資料皆需人工重覆將資料輸入系統,耗工又費時。企業最常使用表單與ERP、HRM系統有關,以往未導入電子表單時同仁們都不斷重工,人的一時疏乎,導致資料不正確,影嚮計薪、帳務等資料。高先生應用電子表單整合特性,將ERP、HRM單據與EasyFlow.NET進行整合,不但將流程標準化,且大幅減少相關職務人員重工時間,也藉由電子表單審核表單作業,可立即追蹤未簽核人員,以達到表單進度追蹤立即性。

內部資源持續整合,建置高效能管理流程

  崧柏電子於2013年9月已完成第一階段HRM、ISO及EasyFlow.電子流程管理等系統上線使用,為了能優化生管流程,提升各產線製程進度及生產成本的管控效率,9月底旋即展開第二階段導入自製表單,將品保、研發、業務…等各類紙本表單e化,節省大量文件管理的人工成本,落實品質管理理念,讓內部系統整合更加完整,使企業e化管理更精進有效。

  處於競爭激烈時代中,企業要建構優勢競爭力,必須要能迅速應付多變的市場環境,因此,使用符合公司需求的系統已經是企業能否在市場繼續競爭的要件,而協助客戶掌握基本的庫存資料、品號售價、訂單毛利和毛利率資料,並節省員工作業流程增加工作效率,正是鼎新為客戶創造出系統e化的價值所在。


崧柏電子專案負責人高書政 先生(中)接受鼎新專訪,(左)為鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪經理,
(右)為鼎新電腦BPM諮詢部陳杏君顧問,於競爭力激烈時代中,運用電子流程管理,有效降低資訊歸檔與傳遞時間成本,便於追蹤管理。

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