E化創造管理,管理成就效益

文:卓孟蘭

建毅科技

企業流程管理

建毅科技資訊化整合管理

  光纖通訊大幅提升電信傳輸與溝通的速率及時效,取代以往使用銅線傳輸的方式,也讓傳輸上因訊號衰減與遭受干擾的情形都改善很多,特別是長距離以及大量傳輸的使用場合中,光纖的優勢更為明顯,自1980年代起產生了革命性的改革與替換,同時也在數位時代裡扮演非常重要的角色。

  建毅科技主要製造及銷售光纖傳輸所需的跳接線,以及傳輸時使光功能保持平穩所需的衰減器組件,公司成立於2000年位處高雄前鎮臨廣工業區,成立當年即獲得日本電報電信公司(NTT-AT)授權產銷MU型的光纖連接器,插座及衰減器等配件,日後更榮獲多項產品嚴格檢驗證書(例如:ISO9001-2008等),同時積極地投入資金和技術,開發各式各樣光纖的產品,含耦合器、分波器、終端器、隔離器、PLC 分歧器、混合型插座BOA、可調式衰減器模組、光開關等產品。此外,強大的研發與技術團隊,可依客戶的需求製作各種客製化模組。

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創造組織變革、企業再造與優化管理

  『企業經營』需不斷精進與提升,除仰賴產業專業、管理經驗與經營制度外,還需要即時、正確的資訊作為管理與改善進步的依據,這便得仰賴系統產出的相關憑證與表單。早期建毅科技透過廠內獨立的雙軌系統(報價接單與會計總帳系統)、廠內手工製作相關EXCEL與WORD表單、搭配口頭傳遞經營規範自行串接起內部企業流程。如此作法沒有標準的內部流程規範可以遵循,造成雙套模組單據上下串接正確率降低、手工製作相關報表的錯誤或重工率高等問題。

  為優化企業流程、精準管理庫存、降低紙本操作所產生的人為錯誤並以報表作為管理依據,在多家系統廠商評選下,建毅科技認為鼎新擁有完善的服務機制與顧問與業務最為積極,因此選擇鼎新團隊與SmartERP中小企業E化方案做為建毅科技的合作夥伴,期許透過SmartERP重新定義各職能工作內容與規範,並活化組織氣息與帶動成員成長。

溝通式輔導、追蹤式管理、齊頭式跟進,共同達到高成效專案

  在顧問實際參訪建毅科技,了解接單生產與庫存管理充份了解建毅科技的需求後,提出最佳的人員配置與成本評估,深獲高階主管支持展現導入系統的決心!雖然輔導過程難免有使用者告知落實難度,但在顧問與建毅科技專案窗口簡德勇特助、陳麗雪小姐的細心說明下獲得共識。

  此外,針對每週輔導完後的內部會議、顧問告知待辦事項與自我學習,專案窗口陳麗雪小姐皆甚為盡責地召開、佈達與追蹤,不定期向顧問報告與釐清問題,順利將廠內品號與產品結構、建置接單、製令領料生產、銷貨、成本結帳與庫存管理之流程串接運行,全廠同仁亦能於平日廠務繁忙狀況下,一同齊頭跟進輔導進度,實屬難能可貴與值得讚揚。

  本次專案在高層支持與同仁積極參與,讓顧問能在高度配合之模式中,帶領全廠達到高階短期上線之專案成效。

績效化導入、跳躍式成長

  論定專案成功與否,不外乎流程、單據、與成本帳務如期產出與制定外,尚包含企業與同仁能否同步成長與進步,建毅科技輔導前後達成以下成效,並且成本結算過程甚為順利,實屬難得。

系統上線需求 上線前 上線後
取代現有WORD與EXCEL表格 除報價訂單與會計總帳系統外,其餘皆透過手工報表 全面透過系統產出,較為統一且較有規範的報表格式
系統熟練度 新系統熟練程度為0 熟練程度提升至85%
帶動同仁成長並由系統串接流程 同仁較無流程觀念 使用系統標準流程進行廠內接單生產與銷售結帳動作
運用彈性報表 報表手工製作,錯誤率高達20%或需後續調整
  1. 教育並訓練同仁可彈性產出報表

  2. 每週/每月固定產出管理報表

  3. 錯誤率改善降低至5%

製令領料生產標準流程導入 訂單即為製令與開放式倉庫管理,造成庫存管理不善 標準流程導入,大幅降地異常領料動作,使庫存管理完善
實際報工與管理 較為缺乏且不準確 透過系統產出持續規範與管理
如期上線 較無信心 成功如期上線
淘汰雙軌獨立系統 廠內使用舊有報表訂單與會計總帳系統,並且以訂單代替製令進行生產流程 原訂新舊平行一個月,透過流程規範與管理一次上線,全面汰換舊系統
大幅縮短結帳日期 每月10日
  1. 每月1日可完成95%的帳務

  2. 每月5日前完成除成本帳外100%帳務

縮短成本結帳時間 成本產出時間約莫2天 縮短為1日內
庫存準確率 50%(開放式倉庫) 85%(全面管理)

表:建毅科技 SmartERP系統上線成效表

落實精進管理與改善追蹤,以達系統最佳產出

  成本與會計帳務中每個數字的背後隱含著相當多的管理意涵,高階主管可以透過SmartERP所產生的即時報表數據精準地分析營運狀況,做為調整與決策下達。舉凡:標準時數為200小時,報工僅登載100小時,透過線別製令工明細表即可進行管理與規範,瞭解廠內是否遺漏報工亦或標準工時規範過高等狀況。在競爭激烈的微利時代,要成功就必需不斷精進,未來建毅科技仍會持續深入系統應用,以達系統最佳產出,進而為建毅科技創造更多管理與獲利優勢!


感謝《建毅科技》接受鼎新電腦專訪。 
左起業務林俏彣、生管黃美連、鼎新電腦顧問師卓孟蘭、採購謝依芩、業務何家嫻

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