揚智科技落實企業內部資訊分析,滿足財務需求

文:蔡慧君

揚智科技

集團管理

揚智科技成立於1987年,主要從事於晶片設計,屬於IC產業上游之設計業。公司早期為桌上型電腦及筆記型電腦晶片組設計廠商,近年來,轉型為影音相關晶片設計服務公司。揚智科技現今在數位機上盒與多媒體播放器的領域,已為市場領先地位。致力於發展數位娛樂平台技術,專注於客廳、行動及車載的整合式消費性電子產品市場。已在中國大陸、東南亞與中東成為STB(機上盒)市場領導廠商,並在泛歐地區持續成長。目前主要產品為機上盒(STB)系統晶片、家用/車載CD多媒體音樂播放產品系統晶片。

  因應揚智科技經營規模大幅度的擴增,及海外經營據點的佈建,公司現有的系統已不敷使用,當時資訊部張志偉處長考量到,公司目前的營運規模,及未來幾年內的成長,選擇了多家的軟體廠商評估,評估過程中同時參訪了相同規模的產業,發現業界使用鼎新的軟體佔多數。處長再以揚智的營運模式整體,期望能在管理上提速。

  鼎新當時提出的解決方案以TIPTOP ERP為核心精準掌握企業流程,加上高階主管決策時所需的V-point BI商業智慧及企業程序e化的Easyflow GP電子簽核管理,整體解決方案不但完整,且後續的服務能量及售後服務等因素評核下,鼎新的C/P值最高,因此選擇鼎新電腦來協助揚智整合資訊系統。

管理價值鏈的精實,提升公司整體效益

  廠商評核之初,高階主管即表達管報的重要性,因此V-Point BI與TIPTOP ERP系統規畫同時導入,導入初期藉由高階主管需求訪談,掌握揚智高階主管對公司內部的管理需求,進而落實在ERP流程中資料正確性的維護。使得ERP上線後,便能透過V-Point BI同步、有效取得內部所需的經營資訊。

  BI上線後最主要的改變是:資訊不再僅是片面個人化資訊,而是能夠由提升公司整體效益為出發點,整合公司所有的管理訴求,讓各單位的資訊來源一致!張處長說明:「在導入V-Point BI前,內部管理資訊的蒐集彙整,往往是由部門同仁各自花費時間蒐集後,利用Excel各自分析後進行部門間的溝通協調;或是不斷地提出需求,要求資訊處協助開發一份份的報表來進行溝通。」造成資料過於分散,或資訊系統報表的建置過度個人化。處長進一步表示:「報表只會愈來愈多!不會變少!!而且各單位依據自己需求,向資訊單位所提出的條件也可能前後不一。」因此部門間溝通的基礎資訊原則不一致性的風險較高,在跨部門溝通協調時,反而需要花費更多時間釐清定義上的差異;每張管報看起來很雷同,但又有一點差異,根本不敢刪掉任何一張,同時也造成資訊處建置系統時的負荷。

  處長說明:「對公司來說,應該讓所有資訊的管理邏輯一致,IT透過此次導入,整合公司所有的Business Rule!」當所有跨部門的需求條件被歸納,並將商業邏輯原則一致化後,資訊達到一致性地透通,進而落實管理資訊價值的提升。

提升IT的價值,專業被肯定

  為達到管理價值鏈的精實,主要必須透過內部同仁對管理思維不斷地推演改善,再搭配資訊系統的應用實踐,才能讓直覺式多檔案文件化的管理,提升到資訊系統多樣化智慧型的管理,進而提升企業整體資訊品質,讓管理財於企業中發酵。基於此概念,揚智科技V-Point BI專案經理黃凡虔,對系統在公司內部推導過程中的體會表示:「系統導入初期,使用者的需求仍是期望滿足舊有文件報表資訊格式,使導入初期資訊依然分散。但經過不斷的與使用者溝通了解管理涵義,以及對V-Point BI熟悉度的日益增加,讓過往管理資訊需要利用多份獨立檔案分散呈現者,現今僅需要透過分析面向或過濾條件的微調,便能快速取得多樣性的交叉分析資訊結果」。

  在建置系統過程中,黃經理深入了解使用者的管理思維,不僅是滿足報表文件提供,而是進一步思考出如何精實管理部門內部。而資訊處也不再僅是滿足一張張的管理報表開發,而是能夠建議使用者如何利用系統精簡、有效管理資訊。張處長進一步說明:「資訊同仁在揚智內部已不再僅是資訊技術的提供者,而是提升至企業資訊的專業溝通、部門資訊串聯的協調單位,讓資訊同仁對內在管理資訊上的專業建議能被肯定。」

有效聚焦管理資訊及傳遞

  揚智在導入V-Point BI過程中,資訊部同仁與公司內部資訊分析關鍵的使用者充分溝通協調,彼此分工合作讓以往分散在各處的資訊,加以彙整合併於BI管理報表中,使得管理資訊不再是一份份各自獨立的管報,而是精簡化的管理分析發揮其資訊價值,並且將整合後的管理概念對企業內部說明,使得相關人員能瞭解其資訊含義。黃經理表示:「透過關鍵使用者與資訊部的合作,目前其使用者不再是強調將舊有的報表皆必須要製作出來,反而會去考量以往的管理資訊是否有機會精簡或是加強。」更說明:「透過這些管理的需求在系統上實做出來後,使用者的短期休假中,仍能讓管理資訊透過BI進行傳遞。」處長補充:「現行使用者與資訊部的能力皆提升,大家都不再只有做一堆資料,而是能讓資料呈現合理性及最佳化管理價值。」

企業管理智慧的擴充

  揚智公司在推動半年後的BI專案,現今營業商業資料倉儲80%的建置完整度,生產面向資料倉儲建置也已完成70%。黃經理表示因為有了營業管理資訊的成效,以及資訊同仁,使用者對管理概念的精進,現階段財務管理者也主動提出財務部門導入BI系統的需求,以便能讓繁忙的財務部門面對複雜的分析,能有效率、效益進行成本、獲利等管理資訊分析。張處長說明:「資訊處主力應是放置於資料倉儲完善建立後,再由使用者進行不同分析角度的分析變化。」黃經理認同地說:「目前揚智利用利用V-Point BI標準的資料倉儲,並加以為微調擴充後,日前便利用現有的資料倉儲,一天內立即能編製出不同的分析報表資訊滿足財務需求。也因為此點,更吸引了財務主管積極想使用BI系統。」

揚智V-Point BI關鍵成功因素

  BI商業智慧系統不同於一般的流程資訊系統,主要的目的是要能讓公司中的各個環節都能環環相扣,也因此常常會面臨跨部門流程最佳化的決議。因此要能夠發揮最大效益,則必須要有高階主管的大力支持。張處長表示:「揚智之所以可以成功,主要是找到對的人來主導專案。」進一步說明:「BI系統真正的需求者是總經理及副總,因此在一開始系統導入時,便有高層長官的重視及共識,才能使得系統導入有一定的成效。」

  好的開始,便是成功的一半。再加上張處長依據揚智管理模式,將揚智V-Point BI專案導入分成四大階段,分階段逐步建構如下: 
第一階段:先將基礎的資料倉儲建置完善,使得各部門有取得一致性的資訊 
第二階段:將跨部門資訊鏈連結建立,以便達到事先預警機制 
第三階段:建立主題式管理分析架構 
第四階段:則是能利用揚智商業問題,建立管理追蹤資訊路徑

  目前在資訊處努力下,揚智第一階段目標已接近完善,並提前邁入第二階段將資訊鏈連結建立,各階段藍圖已然在資訊處的規劃中,將視公司的發展陸續建構,未來期望透過V-Point BI更能滿足揚智科技經營管理者精緻的管理需求。

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▲感謝揚智科技接受鼎新電腦專訪。左起揚智科技資訊部張志偉處長,
黃凡虔經理,鼎新電腦北區整合輔導事業部朱亞蕾顧問。


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