燦達電子 - 傳承IT價值,通透資訊應用管理

文:江偉均

燦達電子

企業流程管理

公司簡介

  燦達電子工業股份有限公司由謝金益董事長於1984年在台灣成立,並於1998年在廣東東莞增設廠房與多條生產線,主要從事各式精密連接器與端子的設計與製造。燦達電子擁有專業的研發技術人才與完整的製造團隊,從事模具設計與精密加工、塑膠射出、五金沖壓、電鍍與自動化生產等,專長於MB、NB、家電、電子…等各類連接器的設計與製造。

導入緣起

  在面對經營環境的瞬息萬變,為了能讓燦達更上一層樓,在謝金益董事長的全力支持與推動之下,燦達在完成Workflow ERP升級與EasyFlow的系統導入後,旋即迅速的展開了EIS主管資訊系統的推行。目的之一,是透過EIS作為各系統的報表內容呈現,並加強資料統計的運用;其二,則是藉由例外管理模組,精實日常作業流程的管理。以利公司內的流程執行與銜接順暢,並讓高階主管即時掌握營業資訊。

跨系統的資訊整合

  EIS平台中報表內容呈現的完整度、以及開發語法的簡單易用,在系統上線初期,就符合資訊部門自主開發以及統一介面呈現的需要。資訊部門的劉經理提到:「如EasyFlow的內容在原系統架構下並不容易建置公司所需的管理報表,但透過EIS,前述問題就迎刃而解」。

  而對董事長室林特助來說,例外管理平台只需要藉由簡單的設定,就可以呈現上百項檢核點的結果,對稽核工作而言更是大幅省去了收集數據的工作量。再搭配mail out自動發送機制,整體而言一方面簡化管理資料的傳達,解決不同層級之間的資料落差;二來又能減少大量的人工作業,降低對文員的依賴。

通透資訊,強化溝通效益

  稽核一向不是件受歡迎的事,林特助與劉經理合作以「讓數字說話」為主軸,讓相關單位得以信服EIS系統的推行是要協助部門主管找出管理上的問題點。

  過往透過人員另行收集、繕打、層層上報的報表,除了時效的問題之外,難免會有疏漏,甚至隱匿的情況。特助與各部門持續地討論,最後定案下來的管理主題與報表內容,由資訊部門透過EIS快速的具體件製出可視的報表,讓部門主管可以方便的獲得明確且一致的數據。同時也由於EIS提供的一致性數據,讓最耗費心力的溝通過程得以聚焦在管理目的上,不用再去質疑彼此自行準備的資料之中的差異。

  經過2個多月的努力後,工廠的資訊品質,從主管心裡有數但難以保證精確的情況,轉變為一目了然的資料呈現。3月開始導入時,主管們初期的意見並非完全正面。因為成效卓著,到了5月再次檢討時,整體已經轉變為全力配合的氣氛。

管理內涵傳承

  林特助也提到目前大陸沿海地區的人員流動性增加,連帶增加公司內部管理作業傳承上的困難。不同的人做出的統計數據結果就可能不同,而職務交接的成效短期內又難以徹底考核,所以將這些內容系統化、自動化也成了必要的手法。再深一層的目的,則是將這些管理主題以及所產出的報表,轉化為具體的、可複製的、可延續的公司內部管理知識。

管控例外,落實與精進日常流程管理

  日常流程的事務雖然細碎,但在需多地方卻環環相扣。特助一邊操作畫面一邊說明 : 「例如工廠每週約有700多筆工單要投入生產,過去經常會發生帳上未領料但工單已產出結案的情況,衍生造成成本結算失敗或結果失真。經由例外管理的推動,主管單位精確的掌握發生的頻率後,進一步進行流程的改善。同時資訊部門運用EIS快速地提供每日領料作業報表給相關部門作為日常檢核之用,短短兩個月內,每月異常筆數就從100筆降至16筆」。

  東莞廠推動例外管理時,總體的待修正項數從準備期的20,000餘筆,在兩個月後開始正式推行時,已大幅降至7,000餘筆,而且中間還有追加過需管控的檢核點。這些改善逐步的反應在對料況的精確掌握,以及現場浪費的減少。而且透過資訊部門規劃的系統提供的完善訊息,主管與作業單位也不用花太多時間在收集資訊上面,可專心去執行他們該處理的工作。

  而更令人感到欣慰的是,第一線的同仁也展現了他們的投入與關心,包含產線、包含物控...等都開始主動回饋想法、提出需要請資訊協助提供他們所需的管理表單,這些都是對公司有益的互動。

未來展望

  目前燦達在東莞廠所進行的,是整個集團績效考核專案的第一階段,6月起要開始在總公司推行相同的機制,主軸鎖定銷售與財務。資訊部門也要在EIS系統中著手進行CRM客戶關係管理系統的資料整合。第三個階段是計畫在年底前,透過EIS系統產出部門主管的績效考核指標。

  對於將要在總公司進行的例外管理宣導會議,透過系統也已經能輕鬆的取得初期的整體例外數據,了解待討論的流程重點。特助微笑地提到 :「又是一個新階段的開始」。

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(前排左二)市場行銷處林榮南副總、(左三)董事長室林意菁特助、(後排)資訊劉志仁經理


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