普詮電子用商業智慧抓住潛力產品

集中資源 獲取最大利潤

文:唐可欣

普詮電子股份有限公司

企業流程管理 商業智慧

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  普詮電子股份有限公司創立於西元1996年,累積20餘年專業電子零件供應經驗。初期為台灣電力電子元件供應商,隨著業務擴大,逐漸形成完整供應鏈,解決大中華地區對電子零組件採購的不同需求;以前瞻性眼光提供客戶元件應用技術,作最佳的銷售及諮詢服務,成為設計者與應用者之間最佳橋樑。

  近年來,普詮電子已逐步邁入整體解決方案提供者,深耕「機房建構方案」、「綠能、節能及智能整合方案」,並發展到「生技健康事業」等業務範疇,期許為更多客戶帶來優質的服務。

BI分析,體現ERP營運數字價值

  為提供客戶更多元、多樣性的產品與服務,並符合跨海管理、集團經營的需求;考量原有舊系統缺乏彈性與不夠嚴謹的缺點,普詮電子年前決定汰舊換新,一併導入鼎新Workflow ERP與Easyflow流程管理系統。除此之外,普詮更選擇搭配商業智慧,讓ERP裡的資料變成有意義的分析報表,得呈現主管最快最新的決策依據。

  資訊部經理張文樑(以下稱為 張經理)接受訪問時指出,ERP的轉換雖然是件辛苦的工程,但用集團的角度來看卻是勢在必行:「因為總經理一次要看六家公司的營運報表,需要的是已彙總的合併資料,才能在第一時間內發現問題、再追溯到問題的根源。所以在導入ERP之前,我們就決定要跟BI綁在一起,讓每種系統各自發揮其專精的功能。」張經理說:「BI的另一個好處,就是老闆想看的角度隨時都會變,ERP卻沒有那麼快速的反應與彈性。BI的多維度分析可以支持這樣的需求,讓管理者能輕鬆活用全面性資訊與參考數字。」

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▲張文樑經理(上圖左二)認為:「老闆想看的營運報表隨時都會變,ERP無法快速反應;而BI的多維度分析可以支持這樣的需求,讓管理者能輕鬆活用全面性資訊與參考數字。」 

(左一為普詮電子資訊部謝育錚先生;右一為萬珮嵐小姐)

 


管理挑戰

  • 收集六家公司資訊分析集團營運成果,既耗時也費工。

  • 擬定行銷管理策略時,需要具參考性的數字作為決策依據。

  • 代理品項極多,庫存盤點不易。

  • 大陸區的人員異動頻繁, 但沒有資訊可了解流動率高的問題。

  • 應收帳款若不能即時催收, 容易導致呆帳發生。

導入效益

  • 快速收集六家公司資訊且可彈性靈活分析集團資訊。

  • 定期列出各品項銷售利潤排行,業務得以集中資源讓利潤極大化。

  • 掌握BI庫存異動,出貨時同時作盤點,庫存精確又不耗費多餘成本。

  • 主管清楚兩岸各地人員流動率,能面對數字思考原因,修正人事管理方針,降低離職率。

  • 定期派送帳款催收表,使業務人員於期限內收得貨款,降低呆帳率。


低毛利時代,將資源集中運用在高利潤產品上

  普詮電子的主要業務為代理國內外知名品牌零件與配備,人事結構相對單純,僅涵蓋業務與後勤。所以除了利用獎金制度激勵銷售外,產品的毛利應該就決定了整個公司的營運與未來。張經理表示,貿易商的進貨價格幾乎隨時都會有變動,加上匯率等不確定因素,每天都在跟時間賽跑,若不能快速反應、調整策略,基本上很難掌握利潤:「普詮導入BI 後,現在每個月定期便會將各產品的毛利報表寄送給負責單位主管。由於費用等因素牽涉較廣,故加入成本計算後的精確數字則是每月發送,時效上稍作延長;但無論是任何原因的影響,只要是毛利有異,都要向老闆報告檢討。」

  如此緊迫盯人的報表,與其說是給業務人員業績壓力,不如說是藉由系統的協助,排除掉更多無效的投資,集中資源、追求利潤最大化。張經理解釋,代理商在前一個年度會先談好年度目標,所以若是最後的結算跟目標有差距,也會影響成本與利潤,必須時時修正策略以達成預算,避免造成更大的損失。他還補充說:「從集團的角度來看事情,每個動作彼此間都是息息相關、環環相扣的,就連相同產品線互相調貨的行為,都可能影響到運輸與人事費用,進而牽動毛利、拉低利潤。如果不靠BI處理,根本無法消化如此複雜龐大的資訊量。有了BI能呈現精準無誤差的數字,方便主管做零死角的判斷。」除此之外,普詮甚至還會將高收入卻低毛利的產品特別提出來分析,找出關鍵問題,並觀察產品的生命週期。

每日隨異動品號進行盤點,減少誤差,不再影響出貨速度

  代理商的進貨時常隨著匯率一同波動,所以普詮非常講究庫存的準度。正如張經理所說,公司近萬餘種產品品項,就算盤點一星期都盤不完,很容易超出人力負荷:「除了各種電子零件外,只要是跟製造活動相關的產品,普詮都有供應。像是潤滑油、膠帶包材或電池等一應俱全,現在還跨及化妝品及醫療敷料材等,只能用包羅萬象來形容。以前沒有BI,每週皆會停止庫存異動而浪費保貴時間;現在利用BI自動發送庫存報表,不但縮短了盤點工時,更能提昇對客戶的服務效率。」

  張經理接著說,正因為需要精準的庫存分析,又希望可以每日盤點,所以普詮每天下班前會抓出有異動的品號、庫存明細主動派送,再利用BI報表做結算。每次出貨時都可以『順便』做盤點,省時又省力;還能從部門別分析每週總庫存的趨勢,讓每一位主管都能清楚了解全方位的成本,隨時調整作戰策略。

自動化BI報表將人為因素減至最低,有效發掘關鍵問題

  張經理在接受訪問時表示,當初普詮決定改造資訊系統、全面推動資訊整合,有很大的一部份是為了要「看真實的數字」。因為唯有面對問題,才能解決問題,他說:「財務方面尤其明顯,自動化後能夠除錯防弊,像報錯價、或幣別忘了轉換這種誤差,便會成為歷史。可將人為因素降至最低,改善手動資料不好稽核的缺點;另外一個沒預期到的收穫則是HR,因為大陸地區人員流動率高,有時對方上了離職單,台灣這邊可能要一個星期以後才會知道,事後已經來不及做任何反應或彌補工作。Easyflow流程管理系統結合BI系統分析後,各地人員流動率清楚呈現,才讓相關主管打破以印象評斷事實的習慣,積極面對數字、思考原因,進而修正人事管理方針。」

  BI在普詮電子財務上的應用還包含了應收相關的分析,自動派送逾期帳款的通知,有效降低呆帳的產生;並讓會計人員不必疲於奔命地做報表,隨時都能呈現老闆想要看的資訊。另一方面,與流程管理整合的BI還能加速訂單簽核,讓出貨時間縮短,以便提升客戶的服務品質,對此,張經理表示:「反應速度快,就可以避免更多麻煩、解決更多問題。」

以留才、鼓勵團隊合作為出發點,審慎算計業績獎勵辦法

  現在普詮的資訊管理仍不斷地在精進當中,資訊部並努力計算出更精準的業績獎勵辦法。以往因為銷售專案只能掛在單一業務名下,卻需多人合作完成。現在,除了以業務員、客戶別、銷貨日期和金額、品號、及毛利等條件精算出獎金,為鼓勵團隊合作,未來也會將績效以佔比的方式公平分配獎勵,確實做到以制度留才、提振團隊士氣。

  後勤人員方面,張經理也正在苦思KPI管理的應用,欲藉由流程簽核速度來反應處理的積效,將統計數字做為考核的依據。

與鼎新合作愉快,將共同尋求資訊管理的無限可能

  從汰換舊系統到今日Workflow ERP與BI 的整合,普詮讓大家看到的是革新與追求卓越的決心。張經理坦承,一路走來也是要面對許多挑戰,尤其是系統轉換的陣痛期,資訊部謝育錚先生、萬珮嵐小姐等同仁必須付出比平常更多的心力及耐心,才能讓已經習慣舊作法的使用者安心接軌。他表示:「非常感謝鼎新的李珮綺顧問給我們的大力支援,有時加班到十點,她還留在公司回我的email,不辭辛勞、把客戶的問題當成自己的問題;接下來也要倚重她在產業的豐富經驗,給我們最適切的建議,讓鼎新與普詮一同邁向兩岸的榮耀。」

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