山隆運通 - 合併編制系統化,精進集團資訊化

文:曾佳恬

山隆運通

企業流程管理 財務會計管理

運輸業標竿企業

  山隆通運公司(以下簡稱山隆)成立於民國65年4月6日,主要服務項目為汽車貨運、汽車貨櫃運輸、汽車修理及加油站等業務,秉持著「忠誠信實」的經營理念, 達成員工滿意、顧客滿意、股東滿意的三贏目標,於民國80年8月26日公開發行,民國86年11月正式掛牌上市。在80年代,整體運輸產業處於價格競爭、營運成本上漲的經營環境,山隆公司除積極於運輸業務經營外,並於全省投入加油站業務經營,除此之外,山隆公司也在民國93年將事業版圖觸及海外,於中國大陸成立儲運及集裝箱運輸公司,經營海峽兩岸多角化事業。隨著集團營運模式逐漸擴大,加上因應全球化時代之來臨,直接採用國際會計準則(以下簡稱IFRSs)亦成為國際資本市場之趨勢,為順利因應IFRSs,產製合併報表,山隆採用鼎新電腦建議之資訊系統解方案,進行系統版本升級,採用鼎新Cosmos ERP,將財務報表編製流程系統化。

快速因應 遠見經營

  上市櫃公司主管機關公告,第一階段適用IFRSs對象主要為上市上櫃公司、興櫃公司及金管會主管之金融業,而山隆剛好就是在第一階段需積極因應IFRSs的其中一員。2012年為中華民國會計準則與IFRSs併行期間,2013年對外公告之財務報表則需以合併報表為主體,如何減少會計準則轉換帶給公司的衝擊,一個能有效率產出相關報表的資訊解決方案則成關鍵,於此,本次受訪的會計經理,林玉凡小姐(以下簡稱林經理)表示:「山隆從2011年就開始評估因應IFRSs的資訊解決方案,為因應IFRSs,順利產製合併報表,當初就規劃將合併報表導入系統,才會毫不猶疑的將現有ERP系統升級至具備IFRS及合併報表功能的Cosmos ERP 9.3版本,目的在使進銷存及會計總帳等ERP模組可與前端的應收付及關係人交易資訊完整連結」。因此,當主管機關於100年12月21日修正公開發行公司建立內部控制制度處理準則,其中第八條第十一項提到財務報表編製流程的管理需納入內部控制作業之時,山隆公司因有導入合併報表的系統化程序,而更有效率的達到主管機關的規範與要求。

人工帳務繁處理  系統自動輕鬆易

  山隆導入合併報表系統的目的之一就是欲減少人工帳務處理的時間,林經理說:「未導入合併報表系統前是使用Excel編製合併報表,架Excel檔案最麻煩之處莫過於公式連結,可能會發生會科遺漏、加減號公式也要特別注意,萬一公式設定錯誤,不僅整張報表合計數不正確,也必須重新一一檢視。另外沖銷分錄的借貸方,也可能因為每一季會科金額正負數的異動,而需特別調整,因為是人工判斷,故難免會有遺漏。自從導入合併系統,只要將於總帳系統將傳票輸入,運用沖銷樣板設定或手動將沖銷分錄入到系統,就能產生合併沖銷報表,不會有會科遺漏或公式設定錯誤的問題。」

  另外,林經理也分享,在集團之下,母公司與子公司功能幣不一致,進行合併前,維護幣別匯率轉換匯率資訊,系統就能將子公司的會科餘額*匯率,轉換成母公司功能幣報表金額進行合併,但是以前使用Excel編製時,若子公司會科或金額遺漏掉,幣別轉換過去,底稿金額仍不完整。

  為了集團合併報表資訊一致的方便性,山隆也規劃將集團內原本非使用鼎新系統的子公司,一併將前端子系統及會計總帳導入鼎新,而大陸子公司原本非使用Cosmos,所以前端資料,例如固定資產,在原本的稅帳系統是沒有財產卡的功能,但自從將集團公司資料都導入Cosmos,就能減少人工帳務處理時間。

關係人交易繁複 沖銷樣板罩得住

  合併報表系統可抓取關係人會科設定沖銷樣板,自動產生沖銷分錄,前提為有拆分關係人明細科目,或是針對關係人會科維護關係人管理,林經理說:「當初為避免使用者入帳時,不知道選擇哪個會計科目入帳,故山隆的會計科目尚未拆分關係人及非關係人會科」但在瞭解系統可針對會計科目設定「關係人管理」,例如:會計科目並未拆分關係人及非關係人,可設定關係人代號非必要輸入欄位,可針對非關係人不維護關係人代號,只針對關係人會計科目維護關係人代號,且前端客戶廠商主檔可預設關係人代號,異動單據拋轉至分錄底稿及會計傳票可自動帶出關係人代號,絲毫無須擔心使用者會選擇錯誤的關係人代號。

  日後林經理希望針對關係人會科再次規劃,以善加利用系統的「關係人管理」功能,更活用沖銷樣板的功能。另外山隆集團有「測流交易」,因金額微小,會計師沒有在合併工作底稿進行沖銷,但系統可以處理測流交易沖銷分錄的問題。

編製流程系統化  工作交接有效率

  提及導入合併報表系統的效益,林經理提到:「顧問輔導過程,僅花費一天就可完成教育訓練。雖然輔導結束後,尚需花費時間了解合併系統功能,但是藉由鼎新提供的教戰手冊及合併報表SOP,依照步驟能自行將基本參數設定完成,並從系統編製產出合併報表,透過系統檢視異常,編制過程亦可自行除錯。從剛開始的自己一人編製完成合併報表,系統化後,依照合併報表SOP,現在已能將工作交接給編製合併的主要User」山隆從教育訓練到上線僅花費3個月,且目前在系統已進行每季正常編製,導入合併報表系統的效益,除了減少人工帳務處理,更將集團系統資訊一致化,故不只是單純應付主管機或會計師的要求,更是優化系統流程,精進集團資訊化營運。

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▲感謝山隆通運同仁接受鼎新電腦企業專訪


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