華杏出版-強化成本掌控能力 提升新書毛利率成長

文:張雅筑

華杏出版股份有限公司

財務會計管理

華杏出版股份有限公司坐落在內湖區,成立於1983年11月 ,以推動護理科學教育與發展為重點,針對研究所、大學、技術學院及專科課程加以規劃,並堅持「品質就是信譽,品質就是服務」的理念,出版各類深度不同的護理、基礎醫學、醫務管理、營養學方面的教科書與臨床實務、證照考試參考用書,三十多年來兢兢業業,出版了優良醫護書籍逾千種,深受醫護界及讀者肯定。此外,為服務更多讀者,從1987年開始,依不同專業領域用書,陸續成立匯華、華都、華成公司,以服務更多讀者,期盼能藉由出版更豐富多元品質優良的好書,來為協助培育各類專業人才、促進社會服務事業之發展盡一份心力。

成本掌控方程式:成本蒐集X成本控制X成本結算

過去,華杏並無一套完善的系統,以人工方式計算成本及編列財報,每到年末總經理才得以知曉上千萬的龐大庫存成本,在製書周期長且工序複雜的過程中,無法做事前的成本掌控,事後亦無法分析在製書的成本結構中,找出成本失控的環節問題出在哪?然而,營運版圖擴大運營至今,部份公司仍處於虧損當中,總經理期望透過專案導入,有效掌握書籍成本,以因應市場變化,擬定營運策略及訂價策略,進而提升毛利率成長;其首要任務便是強化成本的掌控能力。

為有效釐清糾結不清的成本議題,將改善目標劃分三大重點,分別為:(1)成本蒐集:蒐集製書過程中所發生成本與費用,並擬定合理成本分攤方式;(2)成本控制:控管製書過程中所發生成本與費用,避免製書成本不斷攀升;(3)成本結算:精準掌握製書成本,有效擬定經營與訂價策略。

重置成本蒐集及分攤機制,提升成本蒐集能力

在成本蒐集方面,過去,製書的料工費及工時都沒有完整蒐集,導致成本分攤失真,甚至低估;在此次專案導入過程中,先將公司別部門化,並依製書流程細分產線,劃分:【企劃】、【編輯】及【印製】,將每年料工費高達上千萬做完整歸屬,作為成本細緻化基礎;此外,重新定義製費及報工規範,以準確分攤成本,更重要的是,建構定期檢核監控機制,以確保制度落實!

建構完善製書控管及成本機制,提升成本控管能力

在成本控制方面,建構三大管理流程:新書申請管理流程、製書開發管理流程及成本監控流程,在新書申請管理流程中,將新書拆分【企劃品號】、【編輯品號】及【成書品號】,以作為成本分析的依據,並將相關基本資料重整,以作為各部門製書過程成本控管的完備度基礎;在製書開發管理流程中,透過監控【企劃】、【編輯】及【印製】的製程進度,並每月召開主管月會檢討,分析進度落後原因,以確保成書可如期完成,降低因製書過程延宕,導致成本墊高的風險;在成本監控流程中,我們進一步分析發現,【企劃】及【編輯】的人工成本及加工成本相較高,【印製】則是加工成本及材料成本較高;在不同製程階段的管控重點有所不同,透過專案管理手法來做預算的控制,降低成本失控風險,並強化部門自主控管力度。

重置成本結算機制,加速帳結提效能力

在成本結算方面,過去使用的舊系統未支援成本計算,於每年年末結算請款完成後,人工再計算整年度製書的成本,非常耗工耗時,結算天期更是長達365天,無法有效掌握製書成本,以做為擬定訂價策略之依據。為縮短成本結算天數,加速帳結提效能力,落實庫存及帳務日清日結;換句話說,只要是影響成本計算的庫存及料工費,明定權責單位及人員,落實單據複核流程日清日結規範,以作為加速帳結提效的基石。

除此之外,透過前段規劃成本蒐集的完整度、成本分攤的準確度,以及日清日結的機制,並結合成本結算流程的改變,制定成本結算程序日程規範,將年成本制調整月成本制,可有效掌握【企劃】、【編輯】及【印製】的成本結構,除降低成本失控風險之外,更能即時掌握製書成本,以因應市場環境快速變化,擬定營運策略方針之依據。總經理表示:「在此次專案導入的經營成效中,提升新書毛利率,為公司營運注入強心針!」


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