公旭實業_研發創新、精進專業、提昇客戶滿意

文:鄭雅云

公旭實業

企業流程管理 人力資源管理

公旭實業股份有限公司創立於1996年,初期從事電腦週邊產品,以及在東歐市場做發貨及配銷生意,後續2002年開始成立散熱產品以其高品質、高效能、靜音的電腦用氣冷散熱器與風扇, 在電腦高階零售市場穩居世界領先地位。於2014年為了達成理念『持續研發創新,精進專業』『提供客戶專業的散熱解決方案』,成立了群旭科技股份有限公司,整合製造及發貨於一處,更強化品質控管與效率的提升,並於2018年以,成立眾旭科技股份有限公司,擴充廠房並增加熱導管產線,確保產能可以滿足市場需求並提升客戶滿意度。

 

企業數位應用,因應公司轉型

因應公司的發展策略,要從原來的貿易流程轉換成製造業流程,想當然要因應的層面更廣、更多元,但人力配置上有限制,需要人員可以做更多的事情,故公司希望人員作業效力可以更提升,希望有系統的協助公司管理,且希望服務的窗口能統一。公司會計也兼職人事考勤薪資工作,除了平日的會計作業外,還需多花時間處理考勤資料、計算薪資,也有感於考勤處理採用人工紙本核對紙卡,人工比對作業繁重,使得會計人員發薪前一定得留下來加班核算薪資,為了解決人力負荷,故於2019年9月開始導入Smart ERP、HR。

導入HR系統前,會計人員原先使用紙卡的方式,看著員工上下班排隊打卡,使用自製的EXCEL表並人工逐筆比對紙本打卡紀錄,再蒐集員工填寫的請假、加班紙本資料,核對統計員工的請假、加班資料,加班計算完成後,還需逐筆核對其他的缺勤資料,才開始計算薪水。在緊湊的計薪流程下,當發現資訊不正確時,往往已經來不及追溯,也經常會有員工來反映薪資的問題。管理部也常看到會計為了算薪水,加班至很晚,甚至有時為了比對資料,週六需來加班計算薪資。

 

發揮系統效益,提昇人員效率 

會計專員-李麗華小姐表示:以前還需到網路上,逐筆登打每名員工的薪資,現在經由顧問的輔導後,使用HR系統直接產生媒體轉帳檔案給銀行,就不用再作這麼辛苦的事了,而且還有美美的薪資條可以直接寄發給員工,HR系統讓每位收到美美薪資條的員工覺得公司很專業!

會計專員-簡伊伶小姐表示:先前未導入HR時,加班比對員工的刷卡數據,無法實際的管控員工該時段工作狀況,自從導入HR系統後,調整了公司的加班流程,加班須先提出申請,並由製造部主管確認產線狀況是否需加班,審核同意後方可加班,這樣的加班流程替公司增加了一道監控機制,減少一些不需要的額外人事加班費用的支出。而製造單位人數眾多,薪水只能早不能晚的前提下,算薪一定需要加班,現在只需要算薪前,排除一些員工打卡的異常狀況,確認報表後,幾分鐘就可以將薪資算完。還有以前須人工逐筆比對員工何時須開始扣補充保費,現在也都不需要了,系統會幫我們累積紀錄,非常開心有系統可以減少我們的人力負荷,也減少公司不必要的加班費用支出,更感謝雅云顧問的協助。

 

管理更加即時,不怕誤踩雷區

導入HR系統後,上下班不需再看著員工打卡,會計也不需因算薪水而常常加班到很晚,管理者可以利用統計表,了解員工的出缺勤,以及加班的狀況,並可檢視哪些人員的工作時段需要調整及追加人手,也可適時的關心員工的狀況,管理部李家宇小姐表示:由於剛開始輔導時,內部人員未操作過系統,過程中難免因為不熟悉系統而排斥,幸好由顧問的協助關心,於中間協調後,重新調整內部的規範,也讓公司的制度更因應法令的要求。

 

結語

從管理部李小姐到會計人員的高配合度,和諧的輔導氣氛,實在的表現出公旭實業正向積極的氛圍!管理部-李家宇小姐表示,來自使用同仁的正面積極回饋,以及鼎新HR顧問的用心協助,目前HR上線非常順利,讓她對HR很有信心。

圖片1.png

左一:魏美倫會計 左二:蔡卉姍會計 中:李麗華會計 右二簡伊伶會計 右一:鄭雅云顧問

更多案例

x