元成化工Tip Biu-BI數據導航 發揮職能管理新價值

文:李孟純 /攝影:李紫欣

元成化工

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元成化工原料有限公司成立於二○○三年,專營電子級製程化學品、工業級製程化學品、食品級添加劑、有機質肥料、肥料添加劑…等,以專精的化工原料專業知識、高品質保證、誠信負責為經營理念;作為工業應用的化工原料供應商來說,產業的瞬息萬變,同樣影響了元成在產品線發展上的營運策略,面向不同的產業市場,元成與時俱進採用數位化工具-敏捷式BI:Tip Biu-BI,來協助元成的營運作業提效與決策提速,進一步地達到數位優化的精進管理階段。

產業外移也不怕 開拓產品線轉向新市場

元成化工王俊傑總經理受訪時表示:「電子產業在八年前,從面版廠開始外移,連帶著相關的衛星行業也跟著遷出去」,這對當時以電子級製程化學品為主力產品的元成來說,造成不小的影響,當時元成就以敏銳地市場觀察到高科技農業與環保趨勢興起,開拓出農業用化工原料、廢水淨化處理產品、食品級添加劑…等,更多產品線因應市場變化。

客戶結構轉變 加重管理成本與分析難度

開拓出不同產品線的元成化工,從單一產業客戶,面向了多產業多客戶的銷售型態,因此也帶來在管理上的困擾;元成化工Ching Lin財務經理表示:「以前經營比較容易,客戶單純就是電子業而貨款幾乎都是預收,但是其他行業不像電子,普通製造業的應收帳款週轉率就會拉高;當初人手不足,以及專業能力也不夠,需要花很多時間處理相關報表與分析,其實都沒有效率,也沒有達到公司主管的管理需求標準。」

試想,當營業額維持增長的前提下,本來電子業客戶可以預收的一張大單,分裂變成多筆小單,並且每張訂單都是應收款項,這其中的作業單據筆數與人員管理成本都是以數倍成長,但卻無法增加員額因應,那麼元成如何化解呢?

Tip Biu-BI好用不需說明就能說服

資訊部門,通常是主責企業資訊系統的重要部門,元成化工自二○一六年採用鼎新Work flow ERP建置資訊化時,即有數據分析的觀念,當時一併採購了BI商業決策智慧系統,因此一開始時營運分析報表的任務是由資訊人員承接,但由於開發週期長、程式技術要求高、分析維度固定,無法符合財報分析與高階管理者使用,因此一開始仍是透過Excel將資料不斷濾化與人工整理,直到鼎新客服主管向元成提供敏捷式BI-Tip Biu-BI的介紹,才有了戲劇性的變化!

 鼎新客服主管-林秀蓉經理回憶起當時在了解元成的管理分析重點時,先以「營收落差報表」管理面版示意,提供給總經理參考,立即獲得好評,因為若要按照傳統的人工整理,需要以「季」的週期才能獲得這樣的分析報表,但若是透過Tip Biu-BI只要將欄位與邏輯建立設定後,即能立刻圖示化報表,營運分析數據一點即現!

擺脫職能框架 營運分析更精確

隨後元成化工就成為了Tip Biu-BI的訂閱制服務的用戶,相對來說建置系統的成本費用更低,也不需要資訊人員撰寫程式與人工維護,直接精減了一個專責人力;財務經理Ching Lin笑說:「傳統BI和Tip Biu-BI就像是珍珠奶茶一樣,一杯40元真材實料的手搖杯,比起100元的精裝飲品來說,更適合元成這樣規模的企業!CP值很高,又好喝!」

過往ERP是由資訊部門所主導,所有的單據和數據都是落後指標資料,財務部門只能承接結果,未能往前去偵錯或是把關,因此能即時串接ERP產出管理分析報表的功能,讓財務主管如同關公一樣,現在手持大刀,英雄方有用武發揮之地!正因為Tip Biu-BI報表是直接由使用者自助式建置,職能主管更能以精確的分析維度建置報表,免去了向資訊人員的溝通理解落差與撰寫程式時效過長的困擾,現在財務主管、業務主管就能根據各自的營運指標進行相關的分析、監控、除錯與預警…等,更能發揮職能主管價值,並將整理報表的時間用來做更多有價值的工作。

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▲傳統BI V.S 敏捷式BI

圍繞數據核心,驅動營運提升

老闆不在辦公室,也能隨時透過手機檢視公司營運狀況,那是什麼感覺呢?就像是數據導航,設定了目標之後,可以知道離目標有多遠,然後盡力去達成!元成化工採用Tip Biu-BI之後,針對營運的三大指標進行分析報表設置,其中針對營收達成率也讓業務單位啟動了激勵作用,以往要等到月底結算才能知道是否達成,而現在只要有缺口就立即行動,也讓團隊氛圍更積極主動,並且Tip Biu-BI能串接自二○一六年以來所有的ERP數據資料,進行同期、跨期、跨年度與趨勢線的營業業績比較分析。

而針對轉向新市場的客戶型態,元成化工亦針對應收帳款進行分析,針對客戶應收未收帳款統計、長天期逾期帳款進行重點管控,對企業來說金流是維持營運的關鍵,帳款回收管理管控對永續經營的體質穩定發揮了很大的作用!透過Tip Biu-BI,財務經理Ching Lin除了在經營面、業務面協助元成化工進行營運提升之外,還更進階做到了預警監控,例如存貨安全水位過低提醒、已開立訂單但未開電子發票張數預警…等,讓管理視角更往前一步,讓營運管理維度更加全面!

【Tip Biu BI】是什麼?

是鼎新推出的數據訂閱類產品,集成於鼎新ERP系統,可快速連接ERP報表,實現圖形化、可視化的數據分析與數據自助式服務,為客戶帶來更智能的數據體驗!→了解更多

展望未來 元成全員運用持續優化

目前元成化工僅有部門主管使用Tip Biu-BI,以租賃方式採用五人版,財務經理Ching Lin表示,這一年當中透過Tip Biu-BI做不同維度的分析報表,因為公司的外部環境在變、內部管理的重點也會變,也許幾個月之後原本的管理指標就不再關鍵,或是需要愈看愈深入,所以元成在Tip Biu-BI的使用上,都還算是在一個探索的階段,未來朝向將這些管理營運的固化報表、建置報表的能力或邏輯,成為一個SOP,即便財務主管休長假、同仁們也有能力完成報表。

Tip Biu-BI帶來的效益,讓元成更加相信數據、使用數據、進入了數據驅動的數位優化階段,財務經理Ching Lin表示:「未來期望元成在續用Tip Biu-BI的方案能增加到10人版或者20人版,讓全員都能持續優化,發揮職能最大價值!」

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▲元成化工 王俊傑總經理、財務經理Ching Lin與鼎新電腦 林秀蓉經理 合影。


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