富林塑膠工業企業流程e化 ERPxBPM線上簽核提升效率展綜效

台商管理.遠距簽核.管理勾稽

文:鍾招安.李孟純

富林塑膠工業

高速競爭與數位化應用的時代,在國際貿易與疫情新常態下,考驗著企業維持正常營運的能力,因此流暢的工作流程、資訊化基礎與數位化,才是能因應多變世界的企業流程,已然成為成功企業的必備條件。

富林塑膠導入BPM企業流程管理系統源起

富林塑膠工業在建設ERP做為企業資源管理的基石之後,隨著企業成長相關的作業流程與行政單據愈來愈多元,管理成本亦愈來愈加重,因此富林導入前的ERP單據簽核是由傳統方式處理,導致為了符合內部稽核控管的流程,使得表單簽核效率不彰,且因為人工作業不具備管理及勾稽的機制,人員的疏失往往造成企業流程在控管上很大的困擾,因此為了廠內的管理能符合管理階層的期望,將企業流程e化,管理的流程改善,減少人為失誤,提高企業流程簽核的效率,實現企業流程簽核管理改善,是富林企業流程精進及改善的目標。

富林在公文及單據的簽核,導入前的是採用紙張及人工的方式處理,從請採購單及訂單到生產的單據簽核條件複雜,且簽核關卡的條件多變、乳膠皮、膠皮、柔軟皮及PU皮等製程繁複,產品的多樣化,品質的要求,因此對庫存及交期的管理,對公司,員工及客戶都造成困擾,所以對於各項單據控管及簽核效率的提升,成為富林管理階層關注的公司目標。

富林塑膠工業股份有限公司在1997年在海防成立總公司,為100%台灣投資的企業,2003年在AMATA工業區成立分公司,專製各種PVC、PU人造皮革銷售越南國內及全球市場。富林塑膠所生產之乳膠皮、膠皮、柔軟皮及PU皮,可提供三次加工廠用於傢俱、皮包箱、鞋子、球類、成衣…日用製品等,亦供應Yamaha、Toyota、Honda、Suzuki、Ashley、Coach、Guess等國際知名大廠生產用料。

導入BPM抓大看細,首重三大重點

導入過程一開始著重在申請採購、進貨與付款單等的流程控管及簽核,根據金額不同簽核的層級控管也不同,是企業控管費用與成本重要的源頭 .且在簽核過程當中提供主管必要的資訊讓主管能夠清楚快速的決定請採購的必要與否,精準控制成本 ,也節省後續人工作業時間,簡化流程符合一般中小企業人力精簡的需求。

簽核系統除了完成e化實現無紙化的目標,且在上線過程中企業可以檢討並規劃現行作業的管控,精簡過去冗長的公文處理程序,節省收發人員的處理公文時間,並透過電子化簽核的方式,大幅降低人員簽核的時間,達成企業費用控管的目標。

系統導入關鍵成功要素

  • 主管支持與決心

在系統導入期間主要是由邱經理負責廠內各部門溝通,流程規劃與推動,再由使用者與邱經理與廠內各部門人員溝通,教育訓練及對資訊人員技術轉移.因此在這段時間廠內人員的配合及積極度都需要主管階層的支持,否則人員在接受新系統時心裡上的抗拒,或是不願改變舊習慣,接受新方法及流程,往往會導致系統上線的不利因素.因此主管的支持,堅持及溝通,讓各部門能了解本身的任務與其他部門間的關聯性,使得系統導入能更順暢。 

  • 完整輔導程序與執行

系統導入期間,每一程序都是重要關鍵,前後流程彼此關聯緊密。因此在每一個輔導過程中,都會請相關單位必須完成負責之事項。使用者在執行時會提出種種問題,都需要鼎捷服務與顧問能耐心處理及溝通,讓使用者能盡量方便的使用新系統,使得富林能按步就班的順利完成導入。

  • 越南鼎捷完整的服務體制

在教育訓練方面,越南鼎捷提供多種的教育訓練資源,讓使用者可以得到完整的操作訓練。越籍使用者有專屬的越籍顧問及服務,當使用者有問題時可透過電話或各種網路通訊方式,完成遠距離溝通及教育訓練 .台籍人員若有流程上或使用上的問題,也可與台籍顧問直接作電話溝通或遙控的方式,解決不論是流程上或操作上的問題。

初步展現BPM系統效益 

表單簽核e化與流程控管資訊清楚完整呈現

過去富林的單據簽核資訊,因為大部分是紙本作業的緣故,因此要找到相關資料都要花費煩蠻多時間才找到,增加人員的工作負擔。而現在可以馬上就可使用鼎捷BPM系統查詢及報表統計功能,即時就可找到簽核歷程及完整的資料。

透過電子化簽核方式,大幅降低人員簽核時間

過往單據簽核透過人工及紙本傳遞,各關卡審核完畢,曠日廢時,透過系統代理機制,當人員休假或出差時,系統自動將公文轉派給代理人員簽核,增加簽核效率。

簽核系統支援多國語言輕鬆切換不同語言

跨國企業面對不同國籍的使用者,透過多國語言系統的切換減少了溝通的時間,降低  企業溝通的成本,增加簽核效率。

未來展望:攜手鼎捷越南團隊持續數位優化

富林正在對生產系統作優化,透過鼎捷ERP系統讓經營團隊能夠即時瞭解企業內部的整體狀況,並且能夠針對不足之處,隨時的針對營運策略做調整與改善。

導入ERP及BPM系統是好的開始是成功的一半,在雲端時代來臨的當下,鼎捷軟件南團隊助力富林跨出了E化的步伐,邁向數位化轉型,而未來越南鼎捷也仍將陸續提供更完善的服務,與富林共同成長。

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照片由左至右:鼎捷軟件(越南)增值服務組阮氏翠柳 顧問、富林塑膠邱文輝 財務長、鼎捷軟件(越南)工程組 鍾招安副理


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