弘勝達庫存準確率100%、提升管理效能

手工排單資訊串聯不易 落實生產段電腦化作業

文:許逸婷

弘勝達科技

企業流程管理

羅小姐回憶:「我們的品號有三萬筆資料,過去控管真的很痛苦,建一個品號需要五分鐘的時間;調出庫存資料,也要跑五到十分鐘。現在,一分鐘就能建立、查詢完畢,真的差很多!系統幫了我很多忙!」─廠務代表 羅莉莉

致力品質精進,拓展國際市場

  弘勝達科技股份有限公司成立於2001年7月,致力於各類包裝材料的製造與研發,並堅持提供優良品質的產品和具競爭力的價格,深受眾多客戶信賴。為提供高品質的PET、PVC、OPP、紙類的塗佈、蒸鍍、分條等項目的生產與代工,從2010年開始實施國際標準計畫ISO9001:2008品質系統,並於2011年取得ISO9001:2008証書。

  秉持品質至上、客戶第一之原則,弘勝達除了落實品質政策、管制,降低產品不良率,更提供全方位客製化的解決方案,滿足各種不同的客戶需求;為此,廠內備有德製真空蒸鍍機、高速分條機、雙頭塗佈機、貼合機、小型拉力機、對色機等設備,同時提供精進的製程技術,作為客製化解決方案的強力後盾。

  近年來,弘勝達專注於技術創新與海外市場的拓展,使得業績得以持續且穩定的成長,並致力於強化資訊品質、精進庫存管理及營運效能提升,內外部的共同成長與持續優化,成為客戶的最佳事業夥伴,達成企業永續經營之理念!

【弘勝達科技檔案】
產業類別:紙張製造業營業項目:PET、PVC、OPP、紙類之塗佈、蒸鍍、分條主要產品:電鍍膜、PET離型膜、珠光紙離型、電鍍紙、雷射膜、霧面膜、螢光膜、抗靜電膜、電鍍不織布公司網址:http://www.hsdtc.com/

手工排單資訊串聯不易,善用系統搭起橋樑

  過去,弘勝達透過現場人員手工排單,控制生產進度與庫存水位,儘管人員落實資料的紀錄,仍難以立即回饋現場資訊,資訊整理的人工作業成本高,製造單位與業務單位更是難於同步整併資料。

  蔡姊(蔡聖馨業務)表示:「在導入鼎新ERP系統之前,每個禮拜要整理出庫存資料至少需要一小時整理,後面美惠(會計人員)一個月還要七天的時間計算出老闆要的數字和報表格式。」李建輝總經理將員工的辛苦都放在眼裡,心疼的接著說:「他們真的很辛苦,每個月為了整理些數字出來真的花費了很多時間,我們是小公司,每個人要做的工作已經夠多了,他們真的很努力的工作,才可以產出這些數字和報表,資訊化這些資料真的幫了他們很多。」李浩瑜顧問對此感到驚訝:「原來大家之前需要這麼久的時間才可以整理出資料,我之前都沒聽說,我以為只是很麻煩,不知道耗費了這麼舊的時間,但在系統導入之後,大家要看庫存,要算成本就變得容易很多,因為系統上都有報表可以讓大家快速查到想要的資料。」

▲從決定導入鼎新ERP的那一刻起到已經結算完成三個月的帳的現在,李建輝總經理沒有一刻猶豫,始終相信ERP的噵入不管是對於現在還是未來,都有其必要性!
(感謝弘勝達科技股份有限公司接受鼎新電腦採訪。左起:劉庭任顧問、林佳靜顧問、李浩瑜顧問、鍾美慧、羅瑩芬、羅莉莉、蔡聖馨、李建輝總經理、徐仁鍾、張家豪) 
 

從基礎打起,團隊合作成就的資訊化效益

  弘勝達生產資料資訊化的第一步,踏得非常穩健,李浩瑜顧問表示:「導入初期在談的時候,我們發現弘勝達的產品有很多單位換算的問題,不管是在生產成本的分攤單位、庫存管理的單位還是銷售單位,都有單位轉換的需求,所以關鍵是在我們基本資料的規劃。」其中,聯產品入庫的分攤單位最難管理。為了掌握更精確的成本數字,弘勝達與鼎新ERP團隊共同規劃出專屬於弘勝達的客製程式,透過少量的客製程式與流程規劃,弘勝達的多單位議題得到了最適的解決方案。 

        李建輝總經理詼諧的表示:「釐清品號單位議題之後,莉姊(羅莉莉廠務)最有感,因為品號都是她建,還有蔡姊(蔡聖馨業務)、小芬(羅瑩芬業務)、美慧(鍾美慧會計)也很辛苦,幫忙整理了很多資料,不過也因為她們的努力,我們ERP導入才可以順利上線。」弘勝達的努力李浩瑜顧問都看在眼裡:「當時她們真的很辛苦,因為我知道品號資料真的很多,但她們都有很努力的把它一個一個建完。」回想到當時的情況莉姊(羅莉莉廠務)表示:「品號有三萬筆資料,那個時候真的很痛苦,但是複製品號的功能幫了我很多忙!之前的系統建一個品號需要五分鐘的時間,鼎新ERP系統一分鐘我就建完了!」 

        弘勝達參與ERP導入專案的團隊,彼此協助,相互幫忙,將最重要的基礎資料完整建置,在系統上線之後,更能感受到之前的努力體現的效益!莉姊(羅莉莉廠務)總歸整個專案的過程:「過了就過了,現在輕鬆很多!之前客戶打電話來問,光是要調出庫存資料,之前的系統就要跑五到十分鐘才會出來,都跟客戶聊到沒話聊了!有時候上完洗手間都還沒跑出來!現在,一分鐘就好!真的差很多!」


導入前問題

導入Workflow ERP後改善說明

1

成本計算只能靠人工計算,資料剖析至少要一周的時間

透過是前成本分攤的建置與成本系統的結算,最多一天就可以算出成本,並產出老闆要的報表

成本結算至少次月月底才會產出

上線後第三個月會計人員已經可以自行透過系統於每月15號產出上月的財務結算報表

3

生產段資訊無法及時回饋,查詢庫存資料就需要五到十分鐘

系統上線後,業務人員只需要一至兩分鐘就可以從系統中查詢到想要的庫存資料

掌握資訊要點,成本結算不拖延

  無法即時的財務結帳是很多中小企業都存在的痛點,弘勝達也深刻的體會。當初,弘勝達導入ERP其中一個目的也是希望可以改善這一點,ERP系統可以清楚記錄單據得來龍去脈,因此,帳也可以被追蹤、整理。李建輝總經理有感而發說到:「美慧(鍾美慧會計)每個月都要整理這些繁瑣的資料應該已經做到很無聊了,那些很例行性的核對動作其實可以透過系統解決,就不用每個月都要煩這件事了。」除了擔心員工工作負荷量過於龐大,更重要的是,財務帳可以更快的結出來。

  在導入系統前,弘勝達是透過會計人員人工計算成本,利用多張EXCEL表核對數量金額,每個月要花7個工作天在這上面,相當辛苦。李建輝總經理:「以前是這個月的帳,至少要次月二十五號才會結出來,透過系統提供的報表和前端單據的建立,目前上線三個月,已經進步很多,可以靠自己在15號結出來,而且這是在同時跑兩個系統的情況下。之後確定算出來的數字和舊系統的數字差不多,就只要打一套系統,我們結帳的速度會再往前到5號10號,我對美慧(鍾美慧會計)有信心!」

  事實上,弘勝達的進步相當明顯,從資料庫統計至上線三個月後的數據證實,弘勝達在導入系統後的表現優異,庫存準確率100%,結帳天數也有大幅縮短,從原本的二十五號到每月十五號。對於導入後的效益,李建輝總經理表示:「因為鼎新的架構很完整,透過系統,該改善的點都有改善!」

e化整合導入需要高階經理人的支持

  從決定導入鼎新ERP的那一刻到已經結算完成三個月的帳的現在,李建輝總經理沒有一刻猶豫,始終相信ERP的噵入不管是對於現在還是未來,都有其必要性,回顧整個專案的過程,李建輝總經理說:「很感謝顧問和所有員工,可以看到他們在轉換的過程中,都非常努力要把它做完,尤其是11月開始,同時要在兩個系統上打單,剛開始的情況不盡理想,但是這是一個必經過程,有時候還是需要花一點成本,讓資料庫提升,轉換是必要的!它其實帶來的效益很高!之前的公司光轉資料就轉了3年,新的資料庫要撈資到統計資料都很方便,我是覺得這個轉換是成功的!雖然還有報表資料需要改善,但是這是之後可以繼續優化的部分,謝謝所有專案參與人員的努力,也謝謝顧問在過程中的指導與建議!」

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