國住橡膠靈活應用商業智慧 高速管理

文:唐可欣

國住橡膠

商業智慧

以商業智慧統整巨量營業資訊,提速組織反應與決策管理

  DUNLOP為世界前5大輪胎公司,經住友橡膠授權,由國住橡膠公司獨家代理,登祿普輪胎自1980年正式引進台灣,最初客群為大客、貨車,今日舉凡大客、貨車胎,以及各種不同功能之小客車胎、高性能摩托車胎系列產品一應俱全。歷經數十年之深耕,現已發展成為台灣市場最大及最知名之進口輪胎品牌之一。

        登祿普輪胎品牌歷經三個世紀仍屹立不搖,關鍵為登祿普輪胎家族始終秉持著登祿普先生草創初期的夢想及精神,將登祿普的光榮傳統延續至今到未來。除了比傳統輪胎工廠之製程更簡化,對作業員更加友善,對環境更環保,對多樣少量的市場趨勢更能對應之外,獨創「太陽」方式所生產的輪胎真圓度更佳、胎面無接縫,品質自然也向上大幅提升。證明登祿普輪胎是科技,創意,品質的先鋒及擁護者。

        除了輪胎之外,國住橡膠延伸代理之產品線包含高爾夫用具(XXIO系列, Srixon系列等)DUNLOP網球系列用品。

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嶄新產品線、營業版圖擴大,帶動報表需求不斷攀升

  國住橡膠原為鼎新ERP老客,自2006年起便持續與鼎新攜手成就資訊的深化應用,共同創造績效管理價值,三年前因應組織擴張與市場策略,開始評估營業決策系統的需求,為速化反應與精進服務,考量整合性與延續性的產品特質,國住選擇了鼎新商業智慧,將大量的營運資訊系統化、自動化,以獲取更有分析效益的管理報表。

        本次專案負責人為國住橡膠管理部 張添富經理,經國住公司林宏鍊 董事長及細    正行總經理指導及充分授權下,讓張經理無後顧之憂,張經理包含營業單位多年的服務經驗,對於公司文化、運作流程皆較熟悉,具有較佳的執行力與公信力,也是國住全面資訊化重要的推手之一;接受鼎新電腦訪問時,他強調成功之道在於「堅持把事情做到對為止」,無論遭受多少挫折、需要經過多少次的溝通與重建,這些挫折終會成為勝利的踏腳石。

        「大約兩三年前,國住新品牌FALKEN飛隼輪胎上市,輪胎部門也正式拆成一部與二部,加上多了台南一個外點,營業資訊爆增,人力相當吃緊。2014年起資訊爆量的問題更加嚴重,光是要看營業報表,就得花掉兩、三位同仁各四天以上的工作天,以人工的方法蒐集彙總資料,不但耗時,還可能有錯誤,主管得再多下功夫糾錯,造成溝通延宕或是反應緩慢。」張經理回憶起當時的困境:「BI上線後最大的改變,就是隨時都能拿到正確的數字,月會上要看的報表,現在不到半天就能夠做出來;除了月底不必再加班趕工,部門之間還多了統一、通透的溝通管道,不會各說各話,會議上的檢討更到位確實,讓公司的體質越來越健全。」

凝聚企業共識、確定共同方向,協力渡過資訊優化陣痛期

  「歷史越悠久的企業,導入新系統的阻力也就越大!」由於行事風格已經有了慣性,張經理坦言一開始也是花費了不少的溝通成本,才將舊時的思考邏輯導正過來:「因為要導BI,每個項目與數字都要重新溝通,一再確認所有部門的語意與資料來源是否相同,才能得到正確的數字,做出一致性的自動化報表,這是很仰賴意志力與耐性的工作!」

        「溝通的過程很辛苦也很漫長,除了感謝公司林董事長、細總經理及各單位的配合,將每種職能的管理智慧分享到BI報表中;也多虧了鼎新的客服與顧問幫忙,任勞任怨、逆來順受,一再精進資料,讓我們可以得到最正確的數字。」張經理說:「公司要進步,得靠慢慢演進,一步一步來,還是可以嘗到成功的果實。」

        現在這些營運數字隨時都能以不同的分析角度呈現,配合各時期或各產品不同的策略,成為用途不同的報表,張經理說,因為使用者看報表看得越來越有心得,所以鎖定的主題也較之前廣泛,現在最常用的報表就有18張,管理層正持續發想其它更具深度的診斷方式,未來應該會有愈益精彩的需求出現。


管理挑戰

  • 日常會議和定期(週/日)需提報的資料,能透過BI 系統快速的產出。

  • 跨部數據時常存在不一致的狀態,組織和業務的持續擴充加劇明顯,嚴重影響檢討會議的進行。

  • 期望進一步能開發董事長、執行長等高階管理人所發想的特定主題分析報表,人工重整資料時相當耗時。

導入效益

  • 統整跨部數據,自動產生建置的管理報表取代固定人工整理資料的作業,開BI就能開會。

  • 每月至少節省兩部門共8人/天的數據統整工作量。

  • 改變主管取用資料與數據檢討的頻率,增進管理效益與時效性。


摒棄手工報表、發掘流程缺口,再創企業競爭優勢

  正因為以前沒空應付的報表,現在都可以輕鬆調閱,所以管理階層更能把精神專注在「發掘問題」上面,張添富經理表示,國住近期聚焦的報表包含販售分析、銷貨毛利與進銷存等內容,每一項都能夠由部門或產品別的維度來檢視探討:「比如從不同的客戶角度來看毛利,就會發現為什麼換了家客戶,毛利就不一樣的狀況,也因為BI數字不能動手改,所以資料更顯得正確直接,沒辦法找藉口迴避,只能面對問題、解決問題。以前是業務在跟我們追報表,現在反而是我們管理部在追營業單位的數字為什麼不對,形成非常有趣的反差,藉此也可一窺BI給企業帶來的改變。」

  「業務的費用成本也是管理的一個課題,其實我們不是鼓勵同仁省錢,而是把費用花在創造商機的刀口上,如果相對有回收,花下去的錢就很值得;報表可以呈現出主管想看的達成率,而沒被達成的部份則會成為警訊,方便我們深掘出數字底下暗藏的危機。」張經理說:「至於進銷存報表,除了可看到不同產品別的銷售狀況與趨勢,在庫存的部份,我們則以當期期末庫存/三個月均銷售量做為參考指標,並透過顏色管理呈現異常,協助經理人掌握有問題的庫存品項,加速重點處理效益。」

  「BI報表立即呈現、不拖拉的特性,可以儘快導正有問題的決策,只要是可掌握的因素,必能得到改善,在這方面,同仁和老闆都有很好的回饋,讓我覺得這次的專案,對上對下都有了交待。」由於是第一年導入BI,尚無同期資料可供交叉比對,張經理表示,來年進行同期比較後,可以得到更多更有利銷售或行銷的資訊。

        國住橡膠將於2015年導入鼎新Easyflow流程管理系統,持續提升決策的品質,並致力於一貫化、自動化的智慧管理,屆時BI將發揮更關鍵的分析角色,協助國住打造最大效益的企業溝通平台。

▲感謝國住橡膠管理部 張添富經理接受鼎新電腦訪問,右為鼎新電腦顧問師江偉均。

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