岡華企業接單利潤數據分析,掌握高利潤市場發展

改變由內而外,管理一步到位

文:鄭順文

岡華企業

企業流程管理

一步一腳印,走出新風格

   岡華實業有限公司創立於1983年,累積豐富鑄造及精密零組件的加工製造經驗,主要產品由創業初期鑄鐵鑄造,逐漸轉型為精密零組件之加工,產品含蓋各式機械設備零件、汽機車零件、運動器材零件、節能用品鑄造與精密鑽孔拋光加工。至今岡華企業仍持續提升精密加工設備與檢驗設備之投資,更結合現代化的生產管理方法,2012年通過 ISO9001 品質管理系統國際驗證、2013年通過行政院勞工委員會職業訓練局所提供之TTQS訓練品質評核。岡華實業希望除了提升企業本身競爭力之外,也期許與客戶共同追求業績持續成長,進一步達到互利互惠共同體。

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管理挑戰

  • 對岡華來說,品質是最大的競爭條件,然而,成本管理是一個問題,交期趕也是一個問題,因為產品少量多樣,產品也多為客製化。

導入效益

  • 庫存準確性提高約20%,讓生管可以進行排程管理。

  • 採購與銷售成本透過系統進行控管。

  • 可以進行公司費用數據分析,了解目前生產製造費用使用狀況。

  • 透過接單利潤數據分析,掌握高利潤市場發展。


改變心態,轉換系統

        岡華從草創初期的上游材料提煉(鑄造)跨入加工領域,而後轉型為邁向加工門檻更為精密的航太領域,目前主要營業項目為100%純代工客供料,導入系統後希望可透過ERP協助計算成本,讓高層了解目前產品的成本與利潤,進而建立一套資訊平台及時整合廠內資源。

        公司草創初期,內部是透過EXCEL、WORD進行溝通,隨著業務量與人員逐漸增加,Office套裝軟體已不敷使用,希望可以透過系統有效率的管理廠內庫存與成本,由於集團內有其它子公司資訊化成功,讓岡華高層更有信心邁向資訊化的步伐。在評估眾多廠商後,岡華選擇鼎新Smart ERP中小企業資源規劃系統。期許透過Smart ERP與顧問輔導,能讓岡華逐步檢視目前流程是否合理,進而建立起屬於自己廠內的標準企業作業流程,進一步達到資源資訊即時整合及構築企業內部的溝通平台,避免未導入系統前因資訊流通不夠即時,欲之入庫量還必需等生產日報表產出後才能得知。

制度化下的E化輔導,讓人員交替無痛接軌

  由於本專案岡華窗口並無會計相關背景,對E化的推展較為困難,但鼎新顧問仍能耐心回答會計與財務相關的問題,並釐清正確的財務管理觀念。初訪當天即擬定以下三點輔導計畫 (1)生產進度管控、(2)庫存管理、(3)提高結帳正確性,並產出屬於岡華的標準流程SOP,此外,還訂下了庫存準確率需達到100%,並能在隔月10日完成結帳的專案目標。 
雖在上線前,面臨岡華窗口職務交接,然而在定期追蹤新進窗口學習狀況後,隨即連續兩周輔導,重新將之前討論過流程再做一次說明與系統操作。對於顧問每次輔導完所交代的代辦事項,新窗口都能如期完成與回覆進度,讓專案節省1/3的輔導時數,雖逢人員交替但仍不影響本專案上線的進度。

實現系統導入投資效益

1. 掌握採購進度,縮短結帳時間

  未導入系統前,採購與生管人員常為了產銷會議,得核對採購單與盤點各委外加工廠與廠內的庫存與進貨數量。甚至月底還必與廠商對帳,統計當月進貨量。

  導入Smart ERP後,僅需定期追蹤未進貨的品項、月結前針對系統有異常的品項進行排除,突發狀況也僅需對較緊急的品項進行追蹤,再透過應付憑單批次結帳作業一次性結帳,無需與未導入統統前,耗費大半人力與時間去核對、盤點。

2. 庫存即時查詢,縮短採購時間

  未導入系統前,為掌握當天原物料及半成品的庫存數量與使用情況,廠內必需等到當天人員下班後,指派人員進行庫存量的盤點,廠外則請加工廠商定期回報。

  導入Smart ERP後,要求人員每天完成製令單、生產入庫單及委外進貨的登打,人員領料時,需登打領料單,做到反走過必留下痕跡,讓所有資料有跡可尋。經過幾個月的庫存月結及成本結算驗證,建立起人員建立單據習慣,達到庫存準確率100%的專案目標。

3. 得知實際成本,接單即可算出各訂單利潤

          未導入系統前無法得知成本,為了獲得成本資料,得花費非常多的時間去蒐集相關數據,收集的數據還不一定正確。導入系統後,除了即時得知每張製令的成本外,還可以得知當月各項產品的生產成本。

4. 可透過報表得知每月的營運狀況

  老闆可透過系統產出損益表,得到當月經營績效,也可分析當月花費的占比。

軟硬兼施,快速提升生產效率與管理水準

  ERP導入過程中,岡華總經理除了確認執行進度與管理工具外,也積極地購買機台,希望可以透過系統協助提高生產效率與管理水準。最難能可貴的是,在上線第一個月的異常排除,非常快速,第二個月即可自行算出成本,過程中只需透過Mail 往來並能解決問題與溝通觀念,實屬難能可貴。ERP專案成功,除程序制定與系統單據產出,更重要是人的配合。下表整理本次專案的導入效益。

項次

導入前問題

導入Smart ERP改善說明

1

Office套裝軟體,管理訂單交期,無法即使處理資訊。

透由系統篩選條件選擇訂單交期,可立即查詢訂單張數與品項數量,做到即時管理。

2

需要大量人力與時間去釐清與整理帳款。

透過系統的批次結帳或直接結帳功能,省去尋找進貨單或訂單的時間。

3

只能概算成本,無法透過原物料波動呈現成本變化。

透過系統查詢製令或產品成本結構與變化,了解自定義標準成本與實際成本的差異程度。

4

無報表可做為營運管理參考

透過系統產出的資料分析目前營運狀況。

▲感謝《岡華企業》接受鼎新電腦專訪。 
由左到右:會計 柯小姐、專案負責人 黃小姐、岡華企業 廖總經理、鼎新顧問 鄭順文。

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